Wie ein Selbstmanagement-System dein Leben verändert

Wie ein Selbstmanagement-System dein Leben verändert

Jeder von uns hat seine Herausforderungen. Wenn ihr auf diesem Blog gelandet seid, ist eure wahrscheinlich, dass ihr ein Unternehmen gegründet habt oder dies noch tun wollt. Herausforderungen sind etwas Tolles und sie zu meiden ist der beste Weg zu einem 0815 Leben. Für mich ist es fast wie eine Sucht, immer mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen zu haben. Mein Job als Projektmanager im internationalen Anlagenbau ist für sich allein genommen schon kein Pappenstiel und mit viel Arbeit und Reisen verbunden. In einer großen, fantastischen Welt mit unglaublichen Möglichkeiten würde es für mich aber nie in Frage kommen, mich auf nur eine Sache zu beschränken. Vielleicht kennt der eine oder andere von euch ja das Gefühl, weil er gerade „nebenher“ gründet.

Selbstmanagement ist erfolgskritisch

Mein letztes abgeschlossenes Projekt bestand darin, neben Job und neugeborenem Kind, mein Buch über Selbstmanagement, „Die Zeit-SPAR Strategie“, auf den Markt zu bringen. Dabei wurde der Inhalt quasi direkt auf die Probe gestellt. Mit der Thematik beschäftige ich mich schon seit Jahren und das nicht ohne Grund. Für mich ist gutes Selbstmanagement immer ein Türöffner für neue Möglichkeiten gewesen und in der Zeit-SPAR Strategie vertrete ich die These, dass es sich dabei heutzutage nicht mehr um ein Soft-Skill, sondern ein erfolgskritisches Hard-Skill handelt.

Als Unternehmer oder angehende Unternehmer steht ihr vor der Herausforderung, euch zu 100% selbst zu organisieren. Niemand sagt euch, was wann zu tun ist. Im Gegenteil, eventuell erwarten sogar andere von euch, dass ihr ihnen sagt was zu tun ist. Und wenn ihr etwas vergesst, dann ist es zu eurem Schaden, schließlich seid ihr Unternehmer. So ein Zustand führt zwangsläufig dazu, dass der Kopf ständig voll ist und das Stresslevel steigt.

Ein System, dass dir den Rücken freihält

Deshalb braucht ihr einen Helfer: Ein Selbstmanagement-System. Wer sich schon einmal Ansatzweise mit der Thematik beschäftigt hat, ist dabei wahrscheinlich auf David Allen und dessen GTD (Getting Things Done) – Methodik gestoßen. Dieser stellt an ein solches Selbstmanagement-System sinngemäß folgende Forderung:

Du musst alles, was zu erledigen ist, in einem logischen, vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes und deiner Gedanken erfassen können.

Das ist natürlich leicht gesagt, aber wie setzt man das um? Da gibt es sicher mehr als einen Weg. Der Markt bietet zum Beispiel zahlreiche vermeintlich fertige Softwarelösungen, welche nach dem GTD-Prinzip funktionieren sollen. Ich habe in der Vergangenheit mehr als 10 verschiedene davon ausprobiert, spontan fallen mir z.B. ein Todoist, Asana, Evernote und Wunderlist. Der Stein der Weisen war aber nicht dabei. Es ist nicht so, dass diese Lösungen schlecht waren, sie boten mir lediglich keinen Vorteil gegenüber den Programmen, die ich ohnehin schon verwendete. Jeder verwendet in irgendeiner Form einen Mail-Client oder einen Kalender und die meiste dieser Standard-Software ist den Speziallösungen bei geschickter Verwendung mindestens ebenbürtig.

Die schnellsten Maßnahmen für ein Selbstmanagement-System

Die komplette Einrichtung eines Selbstmanagement-Systems übersteigt sicherlich den Umfang eines einzelnen Blog-Beitrags, es gibt aber ein paar simple Maßnahmen, welche für die Chaoten unter den Selbstmanagern einen ziemlich beeindruckenden Effekt haben dürfte. Und die gehen wie folgt:

  1. Regel erstellen, die alle eingehenden Mails zur Nachverfolgung kennzeichnet.
  2. Suchordner erstellen, der alle offenen Objekte anzeigt.
  3. Selbstmail-App auf dem Smartphone installieren, über die man sich von „Geistesblitzen“ befreien kann. (Z.B. „Email dir Selbst“ für Android)
  4. Mails mit erledigten Tasks werden nur abgehakt, so dass sie den Offen-Ordner verlassen, nicht gelöscht.

 

Dein Selbstmanagement-System starten

Die ersten beiden Schritte sind für Microsoft Outlook in diesem Video zu meinem Buch „Die Zeit-SPAR Strategie“ erklärt. Wenn du mehr Details erfahren möchtest, schau vorbei auf zeitsparstrategie.de, oder hol dir das Buch auf Amazon zum Freundschaftspreis. Dort findest du auch weitere Anleitungen für Gmail und Google Kalender.

Selbstmails zur Kopfbefreiung

So lange du am Rechner bist, ist jetzt erstmal alles gut, aber unsere Einfälle, Sorgen und Geistesblitze nehmen darauf natürlich keine Rücksicht. Gute Abhilfe schaffen hier die zahlreichen verfügbaren Selbstmail-Apps. Ich verwende „Email dir Selbst“ für Android, aber die meisten anderen werden sicher genauso gut funktionieren. Es gibt auch Apps, mit denen du dir selbst eine kurze Audiodatei zukommen lassen kannst, aber das ist ganz dir und deinen Vorlieben überlassen. So lässt sich in jedem Fall von unterwegs schnell der Kopf von belastendem Kram „leeren“, so dass man den Fokus auf den „Task at Hand“ richten kann.

Du managst Ziele, nicht Aufgaben oder To-Dos!

Leiter des Erfolges Selbstmanagement und Leadership
Definiere erst, welchen Erfolg du selbst anstrebst! Danach kannst du dich um irgendwelche Techniken kümmern.

Zum Schluss noch eine Weisheit des Selbstmanagements: Manage deine Ziele, nicht deine To-Do-Listen! Wir haben uns eben eine Art To-Do-Liste geschaffen, in die erstmal alles reingeworfen wird. Das heißt natürlich nicht, dass auch alles, was dort landet erledigt werden muss! Deine wertvolle Zeit willst du nämlich sicher nur in die Dinge investieren, die dich deinen Zielen näherbringen. Wer vorher „gut gezielt“ hat, dem wird dabei das Aussortieren leichter fallen. Aber das ist ein ganz eigenes Thema, dass nicht nur Blog-Artikel, sondern ganze Bücher füllen kann.
Wenn du mehr über Selbstmanagement erfahren möchtest, schau einfach mal vorbei auf zeitsparstrategie.de oder meinem YoutTube Channel, besorg dir das Buch die Zeit-SPAR Strategie, oder schreib mir einfach direkt an dennis.redder@zeitsparstrategie.de.

7 Kommentare

  • Hallo danke für deine Tipps.
    Werde ich gleich mal ausprobieren.
    Ich selber nutze jetzt Trello für viele meiner Projekte. Mit den schiebereglern ist so einige möglich.
    Mehr davon !
  • Moin Daniel, danke für den Input. Ich beschäftige mich auch seit langen mit der passenden Mischung aus Struktur und Flow. Ich habe für mich ein großartiges Tool gefunden: www.workflowy.com. Ich nutze es für GTD, Kollaboration, Texte und Notizen. Ich stelle gerne hier mal meine Struktur zur Verfügung: https://workflowy.com/s/LoHxyLxa56 PS: Ich verkaufe nix und kriege auch keine Provision oder so was. Workflowy ist mein Schweizer Taschenmesser und ich bin von sehr wenigen Produkten so überzeugt.
  • Hey Marcello, das habe ich noch nicht getestet, werde es mir aber auf jeden Fall mal ansehen! Ich denke der von mir vorgeschlagene Weg über einen Mail-Client ist vor allem für Leute mit hohem Mailaufkommen von Vorteil und sehr flexibel. Soll, wie geschrieben, nicht heißen, dass andere Lösungen schlecht sind! Ich denke überhaupt ein System zu haben und sich mit dem Thema zu beschäftigen ist das Entscheidende!
  • Hallo Leute! Es gab anfangs leider Probleme mit der Einbindung des Videos. Ich hoffe jetzt macht der Artikel mehr Sinn ;-) Eine Anleitung für Gmail gibt es auf zeitsparstrategie.de/videos/. LG Dennis

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