Virtueller Assistent: Klarheit über diesen digitalen Job

Virtueller Assistent: Klarheit über diesen digitalen Job

Als Unternehmer muss man sich früher oder später mit dem Outsourcen und Delegieren von Aufgaben beschäftigen. Wer alles selbst machen möchte, endet irgendwann im Burnout oder kommt mit seinen Projekten nicht schnell genug voran.

Der vor allem durch ortsunabhängiges Arbeiten und den Gedanken der Digitalen Nomaden seit ein paar Jahren populäre Job, Virtueller Assistent (kurz VA), eignet sich hierbei ideal, um Aufgaben abzugeben.

In diesem Artikel klären wir, welche Aufgaben und Anforderungen es für einen Virtuellen Assistenten hat und wie du perfekt mit einem zusammenarbeitest.

Welche Aufgaben erledigt ein Virtueller Assistent?

Gehen wir zunächst auf die Frage ein, was ein Virtueller Assistent macht.

Im Großen und Ganzen kann ein VA alle möglichen digitalen Aufgaben übernehmen, die bei deiner Arbeit anfallen. Je nach virtueller Assistenz können das folgende Tasks und Bereiche sein.

Welche Aufgaben hast du davon und welche würdest du gerne abgeben? 

Büromanagement

  • Termine planen und verwalten
  • Reisen, Events, Meetings organisieren
  • Büroservices übernehmen
  • Recherchen durchführen
  • Texte transkribieren
  • Texte übersetzen
  • Text-Lektorat und gegenlesen

Back-Office

  • Korrespondenz
  • Formatierung bearbeiten
  • Datenerfassung erledigen
  • Datenverarbeitung übernehmen
  • Dokumente erstellen
  • Online Shop betreuen
  • FiBu vorbereiten

Frontdesk

  • Telefonannahme und -beratung übernehmen
  • LiveChat beaufsichtigen
  • Support-Forum betreuen

Selbstverständlich sind einige Aufgaben hierbei von fachlichem Know-How geprägt. Außerdem macht es je nach Größe Sinn, die Aufgaben an ein Call-Center Institut abzugeben.

Marketing

  • Social Media Profile betreuen
  • E-Mail Kommunikation und Sales E-Mails verschicken
  • Online Werbung schalten und auswerten
  • Newsletter aufsetzen
  • SEO Maßnahmen umsetzen
  • Präsentationen vorbereiten
  • Imagefilme schneiden
  • Texte und Blog-Artikel erstellen
  • Businessplan aufsetzen

Vertrieb

  • TeleSales unterstützen
  • Innendienst Aufgaben abnehmen
  • Vertriebsaufgaben erledigen
  • Vertriebsstruktur regeln

Design

  • Website erstellen
  • Online Shop einrichten
  • Blog aufsetzen
  • Landingpage erstellen
  • On-Site SEO Maßnahmen umsetzen
  • Visitenkarten designen
  • Broschüren und Flyer entwerfen
  • Banner gestalten
  • Logo entwickeln
  • Bilder und Grafiken bearbeiten

Je nach Fachrichtung haben sich einzelne VAs auch auf bestimmte Aufgaben, wie beispielsweise Marketing, Vertrieb, Design oder Backoffice spezialisiert.

Ein Webdesigner ist so gesehen ein sehr spezialisierter Virtueller Assistent.

Es gilt also für seine Aufgaben einen geeigneten Kandidaten oder eine geeignete Kandidatin zu finden.

Wo finde ich einen guten Virtuellen Assistenten?

Oft werden gute Virtuelle Assistent per Empfehlung vermittelt. Kennst du niemanden, der bereits einen persönlichen virtuellen Assistenten beschäftigt, dann gibt es auch zahlreiche Jobportale und weitere Angebote speziell für VAs.

Grundsätzlich sind die ausgewählten Angebote hier für deutsche Assistenten, für den englischsprachigen Markt gibt es noch einige mehr.

Die folgende Liste zeigt dir Agenturen, die sich auf die Vermittlung von virtuellen Assistenten spezialisiert haben.

Spezialisierte Job-Portale für virtuelle Assistenten sind zum Beispiel:

Zudem gibt es sehr gute Facebook Gruppen, die entweder zahlreiche Virtuelle Assistenten enthalten, oder sich sogar auf die Vermittlung von Jobs konzentrieren. Schau doch mal hier bei denen vorbei:

27 weitere Möglichkeiten findest du beispielsweise noch in diesem Beitrag. 

Tipps zur Kommunikation mit einem VA

Sobald du einen Virtuellen Assistenten für deine Aufgaben gefunden hast, geht es um eine vernünftige Kommunikation der Aufgaben.

Handelt es sich bei deinem Projekt um eine einmalige Aufgabe oder einen regelmäßigen Auftrag? Je nachdem macht eine sehr gründliche Einarbeitung Sinn.

Dokumentiere deine Prozesse

Da die Kommunikation oftmals virtuell stattfindet, ist das Erklären von Aufgaben und Prozessen oftmals auch digital. Es bietet sich an, standardisierte Tasks in einem kurzen Erklärvideo festzuhalten.

Dabei kannst du die zu erledigenden Schritte in einer Knowledge Base mit Screenshots und Stichpunkten festhalten und zusätzlich ein kurzes Video zu dem Prozess aufnehmen.

Diese gründliche Arbeit hilft dir außerdem, solltest du deinen persönlichen virtuellen Assistenten einmal wechseln.

Freie Gestaltung und Verantwortung

Ein zweiter Ansatz ist es, dem VA möglichst viel Freiraum für seine Kreative Entfaltung zu geben. Als Virtueller Assistent kann man mit dieser Art und Weise der Zusammenarbeit flexibel und mit mehr Spaß, als bei einem reinen Copy & Paste Auftrag arbeiten.

Du musst für dich also Entscheiden, bei welchen Prozessen du deinen VA als Team-Mitglied einbinden kannst und nicht nur zur Fleißarbeit schaffen lassen möchtest.

Tools für die Kommunikation

Bei der Kommunikation sind vor allem Tools wie Slack, Trello und Skype zu empfehlen. Mit diesen lässt sich strukturiert und übersichtlich gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten.

Slack nutzen wir fürs Chatten zu bestimmten Themen. In Trello werden Aufgaben und deren Status festgehalten. Das Tool bildet quasi unser Projektmanagement ab. Und Skype bietet sich für Video Calls an.

Welche Tools nutzt du für deine virtuelle Kommunikation? Schreib uns gerne in den Kommentaren!

Das kostet ein Virtueller Assistent oder eine Virtuelle Assistentin

Kommen wir zur spannenden Frage, was ein virtueller Assistent denn eigentlich kostet.

Grundsätzlich ist das je nach Aufgabe sehr unterschiedlich.

Es beginnt bei großen Agenturen ab circa 10 Euro die Stunde und kann je nach Spezialisierung auch bis zu 30 €, 50 € oder mehr pro Stunde gehen.

Dabei ist nicht zu vergessen, dass die meisten virtuellen Assistenten Selbstständige sind und anders als Angestellte die Beiträge für die Sozialversicherung und Co ohne einen Arbeitgeberanteil übernehmen müssen.

Oftmals sind daher Stundenlöhne von unter 20 Euro für in Deutschland lebende einfach nicht tragfähig.

Ausnahmen bestätigen die Regel: Wenn dein VA nämlich nicht in Deutschland lebt. Zum Beispiel kann er deine Aufgaben aus Chiang Mai übernehmen und dort hauptsächlich wohnen. Dann ist auch ein vergleichsweise niedrigerer Stundenlohn akzeptabel. Auf www.dnxjobs.de findest du beispielsweise auch Gesuche von Virtuellen Assistenten, die auf der Welt verteilt sind.

Fazit: Ein VA lohnt sich!

Virtuelle Assistenten gibt es zwar für jede Art von Aufgaben, aber nicht jede Aufgabe lässt sich auch sinnvoll outsourcen. Überlege dir daher zuvor, welche Aufgaben tatsächlich Sinn machen und wo du dir Zeit sparen kannst, ohne Qualität zu verlieren.

Wenn du die Aufgaben dann für deinen VA vorbereitest, gibt es zwei Möglichkeiten. Du kannst den Prozess möglichst genau dokumentieren. Bilder, Screenshots und eventuell ein Video helfen dabei, das Ergebnis nach deinen Vorstellungen aussehen zu lassen.

Außerdem bietet sich ein gut dokumentierter Prozess an, falls du einmal einen neuen Virtuellen Assistenten oder eine virtuelle Assistentin einstellen musst.

Oder du gibst deinem VA möglichst viele Freiheiten und siehst ihn als Team-Mitglied, das einfach nur gerne selbst mit dem Job z.B. reisen möchte. Zweiteres bedarf Vertrauen deinerseits, schafft aber beim VA ein geschätztes Gefühl und mehr Spaß und Kreativität bei der Arbeit.

Hat dich mein Artikel ins Nachdenken gebracht, welche Aufgaben tatsächlich von dir persönlich erledigt werden müssen?

Schreib mir gern in den Kommentaren, was du an einen VA delegieren würdest.

Vielleicht meldet sich ja sogar der passende VA auf deinen Kommentar! 

3 Kommentare

  • Hi. Spannendes Thema. Wie lange ist man denn mit dem "Overhead" beschäftig:
    - Passenden VA finden
    - Einarbeiten
    - VA krank, Ersatz finden
    - Arbeitsergbnisse von einem VA an einen anderen oder an einen Mitarbeiter delegieren

    Wie häufig kommt es vor, dass so ein VA vielleicht dann doch nicht mehr zur Verfügung steht, einen wichtigere Auftrag bekommen hat, etc.
  • Sehr interessant und kompetent. Bin gerade auf der Suche eines Partners für mein Blogdesign und das SEO. Selbstverständlich gegen Bezahlung und mit Gewinnbeteiligung. Da weiß ich jetzt, wo ich suchen muss. Vielen lieben Danke für den Artikel! Gruß Elke
  • Hey Elke,

    gerne! Freut mich, dass der Beitrag dir weitergeholfen hat.

    Liebe Grüße,
    Jan

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