Team Collaboration: Diese 6 Funktionen in Google Docs sind für Teams unschlagbar

Team Collaboration: Diese 6 Funktionen in Google Docs sind für Teams unschlagbar

Die Zusammenarbeit im Team gestaltet sich mit den richtigen Cloud Applikationen immer einfacher. Jeder im Team behält den Überblick über Aufgaben, den aktuellen Status oder Informationen. Für die Team Collaboration gibt es zahlreiche unterschiedliche Tools, die einzelnen Bereiche wie Projektmanagement, Task Verwaltung, Dokumentenmanagement, etc. spezialisiert abdecken. Google Drive for Business ist dabei eine sehr umfassende Lösung, die für viele Zwecke eingesetzt werden kann.

Im Fall, dass du Google Drive noch nicht kennst, das alles bietet die Cloud von Google.

Was ist Google Drive?

Google Drive ist zum einen eine Cloud für die Ablage von Dokumenten, Fotos und Dateien, zum anderen ist die Cloud ein Teil der G Suite, dem Paket mit Collaboration- und Office-Anwendungen von Google.

Den Zugriff bekommst du entweder privat durch dein Gmail- bzw. Google-Konto oder als gesamtes Team durch die Verwendung G Suite von Google for Business.

Die Preise für dein Team richten sich dabei nach Nutzeranzahl und der monatlichen Laufzeit. In der Basic Version geht es ab 4 € pro Nutzer/Monat los.

Diese Anwendungen stehen dir zur Team Collaboration in der G Suite zur Verfügung

Mit der G Suite oder auch Google Apps for Work oder nur Google Apps genannt bekommst du eine ganze Menge Anwendungen in der Cloud an die Hand, die deine Zusammenarbeit im Team verbessern können. Team Collaboration wird bei Google ganz groß geschrieben. Im einzelnen besteht die G Suite aus folgende Anwendungen:

Für Dokumente:

  • Google Docs
  • Google Tabellen
  • Google Präsentationen
  • Google Formulare
  • Google Sites

Für die Kommunikation:

  • Google Kalender
  • Gmail
  • Google Hangouts
  • Google+

Für die Speicherung:

  • Google Drive
  • Google Cloud Search

Für die Verwaltung:

  • Admin
  • Vault
  • Mobilgeräteverwaltung

Mit dieser Auswahl bist du und dein Team bestens für die Zusammenarbeit ausgestattet.

Besonders ein Szenario entfällt durch die Zusammenarbeit in der Cloud:

Du arbeitest an einem Word-Dokument, speicherst es und benennst es nach der aktuellen Version. Anschließend verschickst du es und dein Kollege bearbeitet das Dokument lokal auf seinem Rechner. Ein Graus in Sachen Versionierung.

G Suite vs. Office 365

Microsoft hat mit seinem Paket Office 365 allerdings nachgerüstet und bietet auch die Zusammenarbeit in der Cloud an. Einen ausführlichen Vergleich der beiden Software as a Service Suits gibt es bspw. auf conet.

Prinzipiell kann man sagen, dass die Entscheidung für Google oder Microsoft abhängig von den eigenen Anforderungen ist.

In Punkto Online Zusammenarbeit an Dokumenten, sei es ein Text-Dokument oder eine Tabelle, ist Google absolut Spitzenreiter. Wenn man die komplette Suite betrachtet liegt bei Microsoft der Vorteil vor allem bei der E-Mail Verwaltung mit Outlook.

Eine Umfrage unter aktiven Nutzern ergab, dass für Google Nutzer Google Drive als Cloud die beliebteste Funktion sei, wohingegen die Microsoft-Cloud OneDrive nur als gutes Addon gesehen wird. 

Nutzt du bereits diese 6 Funktionen beim Teilen von Dokumenten?

Die Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und Co ist bei Google übersichtlich und praktisch. Wir stellen unsere top 10 Funktionen beim Arbeiten mit Google Docs einmal vor. Hast du weitere Tricks und Hacks mit Google Docs, dann schreib uns gerne in den Kommentaren.

1. Dokumente freigeben

Beginnen wir mit dem klassischen Freigeben von Dokumenten. Hier hast du folgende Wahlmöglichkeiten:

  • dein Dokument für bestimmte Personen freigeben
  • per Link unpersönlich teilen
Google Drive Team Collaboration Freigeben


Google Drive Team Collaboration Freigeben 2


Du triffst zudem die Entscheidung welche Rechte bei der Freigabe vergeben werden sollen. Hierbei kannst du folgende wählen:

  • bearbeiten
  • kommentieren
  • ansehen

2. Feedback per Kommentar geben

Nachdem ein Dokument für ein Team bzw. einzelne Personen freigegeben ist, soll daran gemeinsam gearbeitet werden. Bei den Kommentaren gehen wir davon aus, dass ein Mitarbeiter einen Text geschrieben hat und ein zweiter soll diesen gegenlesen und sein Feedback dazu geben.

Mit der Kommentar-Funktion kann also Mitarbeiter 2 im selben Dokument genau genau die Stellen markieren, zu welcher er sein Feedback geben möchte.

Google Drive Team Collaboration Kommentare


3. Vorschlagen-Modus für Änderungen verwenden

Einen Schritt weiter geht das sehr hilfreiche Feature des Vorschlagen-Modus. Diese Funktion ist perfekt für Teams geeignet, um gemeinsam an einem Text zu arbeiten und Feedback direkt im Text einfließen zu lassen. 

Google Drive Team Collaboration Vorschlagen Modus


Bei der Überarbeitung der Kommentare kann lediglich über den Haken oder das Kreuz entschieden werden, ob das Feedback übernommen werden soll oder es abgelehnt wird.

4. Zeitgleich an einem Dokument arbeiten

Arbeitest du an einem Dokument zur selben Zeit mit einem Mitarbeiter siehst du in Echtzeit, was der andere macht. Dazu siehst du zum einen in der oberen Leiste, welcher Mitarbeiter derzeit im Dokument aktiv ist.

Google Drive Team Collaboration Wer ist aktiv


Du siehst im Text, an welcher Stelle sich der Cursor des jeweiligen Mitarbeiters befindet. Jedem Beteiligten in einem Dokument wird zufällig eine Farbe zugeteilt, so dass du sehen kannst, welche Änderungen von wem getätigt werden.

Google Drive Team Collaboration Cursor Platzierung


Und zusätzlich kannst du dich in einem Dokument mit deinem Kollegen über den Chat austauschen. Das ist natürlich nur sinnvoll, wenn nicht ein anderes Chat-Programm, wie zum Beispiel Slack als zentrale Unternehmenskommunikation genutzt wird.

Google Drive Team Collaboration  Chat


5. Gespeicherte Versionen wieder herstellen

Für die Gruppenarbeit ist zudem wichtig zu sehen, wer wann Änderungen an einer Datei vorgenommen hat. Google zeichnet diese Informationen im Überarbeitungsverlauf auf. Dazu wird die Datei automatisch in Echtzeit gespeichert.

Google Drive Team Collaboration Versionierung Auto Speicherung


Im Überarbeitungsverlauf kann angezeigt werden, wann und wer Änderungen gemacht hat. Es kann zudem eine vergangene Version wieder hergestellt werden. 

Google Drive Team Collaboration U  berarbeitungsverlauf


6. Präsentationen und Dokumente mit Lesezugriff teilen

Das nächste Feature zeigt den Lesezugriff. Ein Kunde soll Zugriff auf eine Präsentation haben, ohne diese bearbeiten zu können. Per E-Mail muss auf diese Weise keine Datei verschickt werden. Es reicht lediglich den Link zu teilen. Der Kunde hat auf das Dokument dann nur den Lesezugriff und kann damit nichts verändern.

Google Drive Team Collaboration Lesezugriff


So arbeitest du mit einer geteilten Ordner Struktur

Gehen wir nun eine Ebene höher, so kann Google Drive auch mit verschiedenen Ordner-Ebenen und Freigaben verwendet werden. Nicht jeder Mitarbeiter soll zum Beispiel Zugriff auf die Ordner mit dem monatlichen Reporting haben.

Daher kann jeder Ordner mit dessen Unterordnern für unterschiedliche Teilnehmer freigegeben werden.

Google Drive Team Collaboration Ordner freigeben


In den Freigabeeinstellungen siehst du dann:

  • Wer Zugriff auf den Ordner hat
  • Welche Rechte die Person hat
  • Du kannst Personen wieder entfernen

Außerdem sind freigegebene und gemeinsam genutzte Ordner mit einem Personen Symbol in Google Drive gekennzeichnet. 

Fazit: Team Collaboration mit Google Docs erhöht Kreativität und stärkt die Moral

Besonders die Funktion in Google Docs gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten macht Team Collaboration zu einem neuen Erlebnis für deine Mitarbeiter. Aufwendig und nervende Dateien mit einer Versionsnummer zu kennzeichnen und per Email zu verschicken gehört der Vergangenheit an. Ungewissheit über die aktuelle Version gibt es nicht mehr. Google Drive erleichtert die Prozesse, fördert die Kreativität und steigert die Moral im Team.

Wir nutzen Google Docs beim Schreiben der LetsSeeWhatWorks-Beiträge, aber auch abgesehen von redaktionellen Aufgaben können wir die Zusammenarbeit in Teams mit Google Drive absolut empfehlen!

Im nächsten Teil dieser Serie gehen wir auf die Google Tabellen ein und zeigen ein paar smarte Hacks. 

2 Kommentare

  • Ja und man muss sich keine Sorgen machen, wenn man seinen Laptop verliert etc.
    Habe bei vielen meiner Projekte, selbst bei welchen an denen ich noch alleine arbeite, auf Google Docs umgestellt. Gibt mir ein größeres Gefühl von Sicherheit und Flexibilität.
  • Hey Maximilian,

    absolut richtig. Das Arbeiten in der Cloud ist in diesem Punkt sehr angenehm. Nicht zu vergessen, dass man auch auf unterschiedlichen Geräten am gleichen Dokument arbeiten kann.

    Liebe Grüße,
    Jan

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