Steuerberater Kosten in der Praxis: Womit Selbstständige & Unternehmer für ihre UG / GmbH rechnen müssen
Wie hoch sind eigentlich die Steuerberater Kosten für Unternehmer und Selbstständige? Als ich mich selbstständig gemacht habe stand ich sehr früh vor der Frage, ob ich denn auch einen Steuerberater benötige oder nicht. "Kommt drauf an..." war die Antwort von Freunden und Bekannten. "Auf jeden Fall..." sagten mir erfahrene Unternehmer. Die eigentliche Frage, die mir nicht beantwortet wurde, was aber:
Wie hoch sind die Steuerberater Kosten, damit ich selbst kalkulieren kann?
Als kleines Unternehmen, das gerade erst startet, ist das Budget begrenzt. Vor allem ist da eine Ausgabe schwierig zu rechtfertigen, wenn diese keine Chance hat Umsätze zu erzeugen.
Dieser Beitrag soll daher Licht in die Steuerberater Kosten Struktur und weitere Aufwände für die Buchhaltung bringen. Mein Ziel mit diesem Artikel ist es, Selbständigen oder Unternehmern leicht und verständlich einen groben Entscheidungsleitfaden bereitzustellen, um damit am Ende unter Abwägung von Kosten und Risiko eine bewusste Entscheidung für oder gegen einen Steuerberater selbst zu treffen. Dazu bekommst du hier Basics zum Thema, sowie ein paar Rechenbeispiele, die die Steuerberater Kosten in Praxis greifbarer machen.
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Was beeinflusst die Steuerberater Kosten?
Steuerberater ist ein stark regulierter Beruf in Deutschland. Kein Steuerberater darf einfach so einen beliebigen Stundensatz erheben. Die Höhe der Steuerberater Kosten wird in Deutschland nach der Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV) geregelt. Diese Vergütungsverordnung ist wie eine Tabelle zu lesen, in der Anhand von sog. Gegenstandswerten Gebühren für bestimmten Leistungen abgelesen werden können. Seit einer Reform im Juni 2016 bietet die StBVV gewisse Spielräume innerhalb derer ein Steuerberater Gebühren erheben darf.
Neben der Gebührentabelle ist auch entscheidend, welche Leistung der Steuerberater überhaupt erbringen soll. Das hängt zum einen davon ab, welche Aufgaben der Unternehmer selbst erledigen möchte (um Kosten für den Steuerberater zu sparen), aber auch davon, was für die jeweilige Gesellschaftsform vom Finanzamt überhaupt benötigt wird. Kleine Einzelunternehmer benötigen z. B. (erstmal) nur eine EÜR, eine Umsatzsteuererklärung und eine Einkommenssteuererklärung zum Jahresabschluss. Große Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften benötigen hingegen eine GuV und eine Bilanz. Was genau wann in der Buchhaltung erforderlich ist, kannst du in meinem Buchhaltungs-Guide für Nicht-Experten nachlesen.
Christian Häfner
Was fällt neben den Steuerberater Kosten noch an?
Um als Unternehmer den kompletten Aufwand für das Thema Buchhaltung zu ermitteln, müssen alle Aufgaben betrachtet werden, die damit zusammen hängen. Das sind grob:
- 1. Tägliche Aufgaben: Rechnungen schreiben & Belege sammeln
- 2. Wöchentliche Aufgaben: Vorbereitende Buchhaltung
- 3. Monatliche Aufgaben: Kontierung & Umsatzsteuervoranmeldung
- 4. Jährlich Aufgaben: Jahresabschluss
Diese zeitliche Unterteilung ist nirgends festgelegt, hat sich aber so für mich und andere Unternehmen in der Praxis etabliert. Die tatsächliche Aufgabeneinteilung kann also jeder Unternehmer selbst festlegen.
1. Tägliche Aufgaben: Einnahmen erstellen und Ausgaben erfassen
Rechnungen schreiben und Ausgaben (Belege) sammeln gehört zum Unternehmertum einfach dazu. Du verkaufst ein Produkt oder eine Dienstleistung und stellst deinen Kunden dafür eine Rechnung.
Neben den Einnahmen hast du als Unternehmer auch Ausgaben, die ebenfalls verwaltet werden müssen. Das können Ausgaben für Wareneinkäufe, Bahntickets oder Kontoführungsgebühren, etc. sein.
Jedes Unternehmen sollte seine Einnahmen und Ausgaben möglichst aktuell im Blick behalten. Der tägliche Blick auf den Kontostand zeigt, wie gut es um die Liquidität steht und ob z.B. Maßnahmen ergriffen werden müssen, um einem Engpass entgegen zu wirken.
Aufwand in der Praxis
Ich selbst mache diese tägliche Aufgabe selbst (ohne Steuerberater) und nutze dafür FastBill*, eine Online Buchhaltungssoftware, mit der ich Rechnungen schreibe und meine Belege erfasse.
Dank Automatisierungsfeatures werden z.B. Rechnungen für Facebook Ads, Google Ads und andere vollautomatisch erfasst. Belege, die ich unterwegs erhalte, scanne ich mit der Scan App oder leite die Belege (die per E-Mail kommen) einfach an meine FastBill Inbox weiter. Das Ergebnis ist eine saubere Liste mit meinen Einnahmen und Ausgaben, jeweils mit der Informationen, was bereits bezahlt wurde, und welche Belege noch zu bezahlen sind.
Kosten in der Praxis
Steuerberater Kosten fallen hier zwar noch keine an. Dafür aber Kosten für das Tool und meinen Zeitaufwand. FastBill gibt es in mehreren Tarifen. Wer nur wenige Dokumente erstellt oder erfasst, der kann auch mit dem Starter Tarif für 10 € / Monat starten. Der Tarif erlaubt zwar auch unbegrenzte Erstellung & Erfassung von Dokumenten, aber es gibt ein paar Pro Funktionen, die bei größerem Volumen sinnvoll sind.
In meinen Buchhaltungssoftware Vergleich habe ich neben FastBill auch weitere Alternativen getestet und bewertet.
2. Wöchentliche Aufgaben: Vorbereitende Buchhaltung (ohne Steuerberater)
Die vorbereitende Buchhaltung ist für mich all das, was eine saubere und vollständige Sicht auf meine Einnahmen und Ausgaben wirft. Dazu zählen
- die Vollständigkeit der Dokumente herzustellen, und
- der Abgleich mit Zahlungen auf dem Geschäftskonto oder PayPal Konto.
Ich selbst nutze für meine Firma vier Geschäftskonten (Girokonto, Kreditkartenkonto und zwei PayPal Konten). Ich habe Einnahmen und Ausgaben aus mehreren Projekten in meiner Firma und prüfe ca. einmal pro Woche, ob es offene Zahlungen gibt, die Kunden an mich zahlen müssen oder die ich an Dritte/Lieferanten/Dienstleister bezahlen muss. Ich möchte Mahngebühren vermeiden, daher mache ich diese Aufgabe zumindest alle paar Tage und nicht nur einmal im Monat.
Aufwand in der Praxis
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass der Aufwand stark von der Anzahl der Belege und Rechnungen abhängt. Als ich z.B. anfing viel Werbung auf Facebook zu schalten und jeden Tag eine Rechnung bekam, musste diese jeweils einzeln erfasst und zugeordnet werden. Bei 7 Tagen in der Woche sind das 7 Rechnungen und 7 Zahlungszuordnungen. In meinem Fall habe ich aktuell etwa 60-80 eingehende Belege im Monat, also ca. 20 pro Woche, ca. 3 pro Tag.
Die Zuordnung von Zahlungen und Belege ist per se nicht sonderlich komplex, kann aber nervig und in der Summe aufwändig werden, wenn es eine gewisse Grenze übersteigt.
Kosten in der Praxis
Bis vor einigen Wochen habe ich dieses Volumen noch selbst abgearbeitet. Der Aufwand lag hierfür bei etwa 2 Stunden in der Woche, manchmal auch mehr.
Wie hoch ich meinen Stundenlohn einschätze, ist schwer zu sagen, aber es sind mehr als 12,50€ / Stunde. Dieser Vergleich hat mich dazu bewogen den Premium Tarif für 59€ / Monat bei FastBill zu buchen und damit diese 2 Stunden pro Woche auf 2 Minuten zu reduzieren. Dies ist ein tolles Beispiel um zu zeigen, wo die Preisschraube für mich als Unternehmer liegt. Natürlich kann ich auch weiterhin alles selbst machen. Ich genieße es aber sehr, die gewonnene Zeit für sinnvollere Dinge nutzen zu können.
Auch andere Tools im Buchhaltungssoftware Markt sind super, FastBill bietet aber aktuell den größten Automatisierungsgrad.
3. Monatlich: Kontierung, Umsatzsteuervoranmeldung und ggf. Lohnabrechnung
Typischerweise ist das eine Aufgabe, die Steuerberater für Ihre Mandanten übernehmen. Viele Einzelunternehmer machen das aber auch noch selbst.
Als Unternehmer, egal ob Einzelunternehmer oder Kapitalgesellschaft, sind regelmäßige Steuerzahlungen an das Finanzamt zu melden und zu bezahlen. Auch, wenn einige von der monatlichen Meldung befreit sind, ist das für den Durchschnitt eher die Regel. Damit einher geht auch der monatliche Aufwand für die Kontierung für meine Buchungen.
Hinter Kontierung steckt - einfach gesprochen - die Kategorisierung von Einnahmen und Ausgaben. Das Finanzamt möchte nicht nur wissen, wie hoch meine Einnahmen und Ausgaben sind, sondern auch womit ich Geld verdient habe, bzw. wofür ich Geld ausgebe. Der Steuerberater nutzt hierfür Sachkonten (meist 4- oder 5-stellige Zahlen), die dann für z.B. Marketing-, Reise- und sonstige Kosten verwendet werden. Die Kontierung ist also eine Art Übersetzung von der Art der Einnahme/Ausgabe in eine Zahl (ein Sachkonto). Für Steuerberater, die mit dem Marktführer DATEV arbeiten, haben sich die Standardkontenrahmen (SKR) 03 und 04 etabliert. Die wichtigsten Sachkonten im SKR03 kannst du hier sehen.
Wer eine Kapitalgesellschaft (z.B. eine GmbH oder UG) hat, der muss als Unternehmer auch für sich selbst auch eine Lohnabrechnung machen. Für Einzelunternehmer ist das nicht erforderlich. Hier entspricht die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben dem verfügbaren "Gehalt".
Aufwand in der Praxis
Der größte Aufwand liegt in der Kontierung und der Ermittlung der richtigen Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung. Sind die Belege vollständig (meine wöchentliche Aufgabe), ist der Schritt zur Voranmeldung der Umsatzsteuern nicht mehr weit.
Zu Beginn habe ich meine Umsatzsteuervoranmeldung noch selbst gemacht, um die Steuerberater Kosten niedrig zu halten. Mittlerweile lasse ich diese Aufgabe vom Steuerberater erledigen. Die Abrechnung dafür erfolgt auf Basis der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV).
Die StBVV legt dabei immer einen Gegenstandswert und legt eine bestimmte Leistung zugrunde, aus dem sich die Steuerberater Kosten, bzw. die Gebühren, ablesen lassen.
Kosten in der Praxis
Die Meldung an das Finanzamt kostet nichts. Die Übermittlung kannst du z.B. direkt aus FastBill heraus machen oder z.B. über elster.de.
Diese sogenannte Finanzbuchführung kannst du auch komplett oder teilweise vom Steuerberater erledigen lassen. Die Steuerberater Kosten hängen konkret davon ab, was er tun soll. Die StBVV unterscheidet zwischen:
- Buchführung einschließlich Kontieren der Belege und der Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Buchführung nach vom Mandanten kontierten Belegen oder erstellten Kontierungsunterlagen
- Überwachung der Buchhaltung des Mandanten
Der Gegenstandswert bei Einzelunternehmern, der hier als Berechnungsgrundlage verwendet wird, ist der jeweils höchste Betrag, der sich aus dem Jahresumsatz oder aus der Summe des Aufwandes ergibt. Auf dieser Seite findest du einen Kostenrechner, der dir pro Aufgabe in der Buchhaltung die Steuerberater Kosten (Min, Max und Durchschnitt) nach StBVV ausgibt.
Beispiel 1: (Amazon) Händler mit 20.000€ Monatsumsatz (240.000€ Jahresumsatz)
Die monatlichen Kosten hängen von der Aufgabe ab, die der Steuerberater erledigen soll. Für das Komplettpaket fallen hier 186,90€ im Durchschnitt an.
Beispiel 2: Dienstleister mit 5000€ Monatsumsatz (60.000€ Jahresumsatz)
Beispiel 3: Dienstleister, der gerade erst startet (vielleicht nebenbei): 1000€ Monatsumsatz (12.000€ Jahresumsatz)
Ich selbst mache die Kontierung noch selbst und lasse diese dann vom Steuerberater kontrollieren. Dieser macht dann den Monatsabschluss fertig und übermittelt anschließen alles an das Finanzamt. Mein Steuerberater hat mir übrigens gesagt, dass ich in meinem Fall wegen der sauberen vorbereitende Buchhaltung Aufwände für den Steuerberater deutlich reduzieren und damit auch Steuerberater Kosten sparen. Im Spielraum nach StBVV bin ich also unter dem Durchschnittswert.
Weil aber die StBVV Spielraum lässt, lohnt es sich auch hier weiterhin Vergleichsangebote verschiedener Steuerberater einzuholen. In der Regel werden die Kosten günstiger, je besser die Daten vorbereitet wurden. Hier rechnet sich spätestens auch das Invest in eine Software. Neben dem Umsatz ist auch die Anzahl der Belege für die Steuerberater Kosten relevant. Viele Steuerberater begrenzen die Pauschalen daher auf eine gewisse Anzahl bei Belegen.
Für die Lohnabrechnung zahle ich eine Pauschale von ca. 15 € pro Mitarbeiter und Monat. Darin enthalten sind die monatliche Lohnsteueranmeldung und die Beitragsnachweise für die Sozialversicherung.
4. Jährlich: Jahresabschluss
Der Jahresabschluss muss für jedes Unternehmen einmal pro Geschäftsjahr erledigt werden. Der Jahresabschluss selbst ist auch kein Ergebnis, sondern er steht für die Aufgaben, bzw. Dokumente, die letztlich beim Finanzamt eingereicht werden müssen.
Um die Steuerberater Kosten für den Jahresabschluss zu ermitteln ist auch relevant, um welche Form und Größe es sich bei dem Unternehmen handelt. Ein Einzelunternehmer, der weniger als 60.000€ Gewinn oder weniger als 600.000€ Umsatz pro Jahr macht, benötigt z.B. lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Ermittlung der zu zahlenden Steuern. Für die Versteuerung des Einkommens (der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben) muss zudem eine Einkommenssteuererklärung gemacht werden.
Für Einzelunternehmer mit mehr Umsatz oder für Kapitalgesellschaften (z.B. UG, GmbH) muss hingegen eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) und eine Bilanz erstellt werden. Eine Einkommenssteuererklärung müssen (in ihrer eigenen Firma angestellte) Unternehmer "nur" privat machen.
Auch hier gibt es natürlich noch diverse Abweichungen und Sonderfälle, aber für den Durchschnittsunternehmer sind das die Regeln.
Kann man den Jahresabschluss auch selber machen?
Ja! Wer möchte und es sich zutraut, der kann den Jahresabschluss selber machen und die Steuerberater Kosten dadurch reduzieren (oder ganz sparen). Empfehlen würde ich es aber nicht. Denn das Risiko für Fehler und damit drohende Nachzahlungen ist groß. Außerdem kostet die Erstellung als ungelernter Unternehmer viel Zeit. Ich persönlich würde aus eigenen Erfahrungen nach mehr als 10 Jahren Unternehmersein immer dann mit einem Steuerberater arbeiten, sobald die ersten richtigen Umsätze erzeugt werden. Die Kosten für Buchhaltung und Steuerberater müssen ab Tag 1 im Unternehmens-Setup mit einkalkuliert werden.
Rechenbeispiele für Steuerberater Kosten in der Praxis
Um die Steuerberater Kosten besser einzuschätzen, hier nochmal ein Überblick nach Unternehmensform:
Kosten für den Jahresabschluss als Einzelunternehmer (EÜR)
Um einen Überblick zu bekommen habe ich dazu in der LSWW Facebook Community eine kleine Umfrage zur Handhabe des Jahresabschlusses und zur Nutzung eines Steuerberaters in der Praxis gestartet.
Das Ergebnis: Wenn, dann machen nur EÜR´ler, also kleine Einzelunternehmer, den Jahresabschluss tatsächlich selbst. Wer eine GmbH oder UG hat, der lässt den Jahresabschluss in der Regel vom Steuerberater machen. Folgende Antworten gab es u.a. in der Community:
- Alles selbst machen: EÜR und Einkommenssteuererklärung (Tools wie steuer:Web von Buhl oder Wiso Mein Büro können so etwas. Kosten ab ca. 29€ / Jahr.)
- EÜR selbst machen, Einkommenssteuererklärung vom Steuerberater machen lassen (Kosten nach StBVV, s. unten)
- EÜR und Einkommenssteuer vom Steuerberater machen lassen (Kosten nach StBVV, s. unten)
Wie auch schon bei der vorbereitenden Buchhaltung kann man alles selbst machen oder eben auf Basis der Steuerberater Kosten, der Zeit und des Risikos abwägen.
Um auch hier die Steuerberater Kosten etwas greifbarer zu machen, nutze ich ein Beispiel für einen selbstständigen Einzelunternehmer, der den Jahresabschluss komplett vom Steuerberater machen lässt. Um die Kosten berechnen zu können, muss zunächst der Gegenstandswert ermittelt werden.
Beispiel für die Ermittlung von Steuerberater Kosten für den Jahresabschluss mit EÜR (ohne vorbereitende Buchhaltung, Kontierung und Umsatzsteuervoranmeldung):
- Einnahmen von 50.000€ im ganzen Jahr
- Ausgaben: 30.000€ im Jahr
- Gegenstandswert nach StBVV: 50.000€ (der höhere Wert von Einnahmen und Ausgaben)
Die Steuerberater Kosten berechnen sich nun nach Steuererklärungen, die erstellt werden müssen. Hier variiert der Gegenstandswert jeweils und wird wie folgt berechnet:
- Anlage für die EÜR (Gegenstandswert: 50.000€)
- eine Umsatzsteuererklärung (Gegenstandswert = 10% (also 5.000€), aber mindestens 8.000€)
Die Gebühren dafür lassen sich nach StBVV ablesen. Die Steuerberater Kosten dürfen dann zwischen einem Minimum und Maximum liegen. Auch hierfür liefert die StBVV eine Berechnungsbasis. Ein Rechenbeispiel:
für die Anlage EÜR:
- Gebühr nach StBVV: 221€
- Steuerberater Kosten Mindestgebühr (5/10): 110,50€
- Steuerberater Kosten Maximalgebühr (20/10): 442€
- Steuerberater Kosten durchschnittlich: 276€
für die Umsatzsteuererklärung:
- Gebühr nach StBVV: 433€
- Steuerberater Kosten Mindestgebühr (1/10): 43,30€
- Steuerberater Kosten Maximalgebühr (8/10): 346,40€
- Steuerberater Kosten durchschnittlich: 195€
Der Jahresabschluss (EÜR und Umsatzsteuererklärung) kostet in dem Fall für einen Selbstständigen mit 50.000€ Jahresumsatz durchschnittlich also rund 471€.
Was nicht nach Tabelle abgerechnet wird, sind die Prüfung von Steuerbescheiden und sonstige Leistungen wie z.B. Anfahrtspauschalen, Postauslagen, etc.. Diese werden meist pauschal nach Stunde abgerechnet. So eine Prüfung durch den Steuerberater dauert vielleicht 30 Minuten.
Dazu kommen Kosten für die Erstellung der Einkommenssteuererklärung. Auch hier werden die 10% des Gegenstandswertes (mind. 8.000€) zu Grund gelegt. Im Durchschnitt müsste der Unternehmer aus diesem Beispiel hierfür nochmal 151€ einrechnen.
Jahresabschluss für Kapitalgesellschaften (Bilanz)
Für Bilanzierer wird der Gegenstandswert anders ermittelt. Nach StBVV ist er das Mittel zwischen der berichtigten Bilanzssumme und der betrieblichen Jahresleistung.
So wird er berechnet:
Berichtigte Bilanzsumme = Summe Aktiva laut Bilanz + Privatentnahmen und offene Ausschüttungen - Privateinlangen, Kapitalerhöhungen und Wertberichtigungen
Betriebliche Jahresleistung = Umsatzerlöse + sonstige betriebliche Erträge (z.B. auch aus Beteiligungen, Zinsen, etc.) + Bestandsveränderung an Erzeugnissen + andere aktivierte Eigenleistungen und ausserordentliche Erträge
Spätestens hier wird klar, dass man entweder selbst Buchhaltungsexperte sein muss oder einen Steuerberater benötigt. Die Anforderung gilt übrigens nicht für große GmbHs, sondern auch auch schon für eine frisch gegründete UG.
Auf die Herleitung des Gegenstandswertes an einem Rechenbeispiel möchte ich hier verzichten. Aber nehmen wir mal einen kleinen Händler an, der eine Bilanzsumme von 100.000€ und eine Jahresumsatz von 250.000€ hat. Der Gegenstandswert (das Mittel) sind 100.000€ + 250.000€ = 350.000€ / 2 = 175.000€
Dafür fallen nach StBVV folgende Steuerberater Kosten an:
Fazit zur Berechnung der Steuerberater Kosten
Wenn du irgendwo zwischendurch gedanklich ausgestiegen bist, dann keine Sorge! Die Berechnung der Kosten für Steuerberater sind komplex und abhängig von vielen Faktoren wie Umsätzen, Bilanzsumme und Aufgaben, die du ggf. selbst erledigen kannst/willst.
Mein Tipp ist die Kosten für den Steuerberater ab Tag 1 in deinem Business mit einzuplanen, diese aber mit guter Vorarbeit zu versuchen zu reduzieren. Anders als beim Datenschutz, kann es durchaus Sinn ergeben, den Steuerberater schon ab Tag 1 mit dabei zu haben. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass man so viel falsch machen kann und das Steuerrecht in Deutschland sehr komplex ist. Das macht keinen Spaß und selbst, wenn du fertig bist, hast du ggf. schlaflose Nächte, weil du eine Steuerprüfung fürchtest. Steuerprüfungen werden meist über Jahre rückwirkend angeordnet, sodass die Vorgänge auch nicht mehr im Kopf sind. Wer kann sich schon merken, was er vor 6 Jahren steuerlich eingereicht hat? Eine saubere Dokumentation in der Buchhaltung ist also das A und O. Ich empfehle auch unbedingt eine Software FastBill nutzen und die ordentliche Erstellung von Steuererklärungen einem Profi machen zu lassen. Damit sparst du nicht nur Zeit, sondern schläfst auch ruhiger. Nachträgliche, unerwartete Steuerzahlungen können sonst auch schnell mal den unternehmerischen Genickbruch bedeuten. Das wär schade und lässt sich durch sauberes Arbeiten vermeiden.
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