Richtig delegieren: Warum du weniger machen musst, um mehr zu erreichen

Richtig delegieren: Warum du weniger machen musst, um mehr zu erreichen

Es hat Jahre gedauert ehe ich herausgefunden habe, dass Skalierung und Wachstum als alleinverantwortlicher Unternehmer schwer bzw. unmöglich umzusetzen sind. Ich kann einen Blog starten, eine Dienstleistung anbieten, ein Projekt aufbauen, oder sonst etwas tun, mit dem sich Geld verdienen lässt. Aber ich kann mich nicht zerteilen. Und weil zumindest bei Beginn einer solchen Aufgabe die Skalierung der eigenen Leistungen nicht möglich ist (man muss ja erstmal alles aufbauen), kam ich in der Vergangenheit immer wieder an einen Punkt, an dem es nicht weiter ging. Keine Zeit, keinen Kopf dafür, keine Lust.

Als ich zu Beginn 2014 zwei neue Projekte startete (u.a. diesen Blog hier), wollte ich es anders machen. Es sollte nicht daran scheitern, keine Kapazitäten oder kein Durchhaltevermögen zu haben. Also tat ich das, was ich auch als Unternehmer bei FastBill gelernt habe: Delegieren. Für mich der einzige und richtige Weg, als Online-Unternehmen zu wachsen und Dinge zu beschleunigen und ein riesiges Learning aus meinen eigenen Erfahrungen. In fast jedem Gespräch mit anderen Unternehmern ist das ein Thema. Mein Beitrag darüber, wie ich mit 1 Stunde Zeit 1500 Zeichen pro Woche blogge hat polarisiert, ist teilweise auf starkes Unverständnis gestoßen. Das zeigt mir, dass nicht alle Argumente auf dem Tisch liegen.

Kompromisse sind unerlässlich

Delegieren ist eine Mischung aus „abgeben“ und „kontrollieren“. Es erfordert Vertrauen in das Team, welches dabei hilft, die zu erledigenden Aufgaben zu schaffen. Vertrauen ist allerdings erst dann möglich, wenn der Aufgabenanspruch ermittelt und die nötige Zeit investiert wurde, damit der Mitarbeiter auf dem erforderlichen Level ist.

Dabei geht es nicht zwangsweise um Expertise, die angelernt werden muss – ich versuche immer Leute in mein Team zu holen, die etwas besser können als ich. Es geht darum, den eigenen Anspruch gegenüber anderen klar zu formulieren und zu vermitteln. Delegieren bedeutet, dass ich mein Team als „verlängerten Arm“ brauche, der mir selbst den Rücken freihält.

Das Hauptproblem: Den eigenen Anspruch deiner Mitarbeiter zu verstehen und zuzulassen. Es scheint in der Natur des Unternehmers zu liegen, alles selbst machen zu wollen. Vor allem zu Beginn, wenn das Produkt und das Unternehmen noch geformt wird und man selbst für die Leistung einstehen möchte. Der Output – z.B. die Anzahl an geschriebenen Texten im Blog, neu gewonnene Kunden eines Online-Businesses oder die Menge durchgeführter Marketing-Maßnahmen, usw. – soll idealerweise das Maximum erreichen und dabei keinen Millimeter von den eigenen Zielen abweichen. Ich denke, diese Einstellung ist genau der falsche Weg!

Wer als Unternehmer zusammen mit einem Team arbeitet, der muss Kompromisse eingehen. Wer das nicht tut, der bewegt sich nicht vom Fleck.

Im Detail sind beim delegieren zwei wesentliche Dimensionen betroffen:

1. Die Menge an Output, also wieviel schaffe ich in einer bestimmten Zeit, und

2. Die Qualität des Outputs gemessen am eigenen Anspruch.

Setzt man diese Dimensionen in ein Verhältnis, könnte das so aussehen:

 

Das richtige Verständnis von Qualität

Mein größter Fehler war es in der Vergangenheit, den eigenen Anspruch als das Maß aller Dinge zu sehen. Und genau hier liegt die Krux: Jeder Mensch findet den eigenen Anspruch an seine Arbeit toll. Auch ich. Aber erstens ist mein Output immer nur so gut, wie andere dafür auch (un-)mittelbar zu zahlen bereit sind, und zweitens sind die gebündelten Fähigkeiten des Teams im besten Fall sogar höher als meine eigenen.

Ich kann z.B. weder besonders gut designen, noch Texte schreiben, noch programmieren etc. Mein Anspruch ist es aber, von allem das beste zu liefern. Ich suche mir also Menschen, die mich bei den einzelnen Disziplinen unterstützen, und formiere sie zu einem Team, zu einem Unternehmen.

Gleichzeitig versuche ich beide Ziele zu maximieren:

1. Mehr Output erzeugen

2. Den Anspruch an Qualität beizubehalten

 

Vom Start zum Ziel – Expertentum maximieren

In der Matrix habe ich einen Zielquadranten definiert, der zeigen soll, dass man auf verschiedene Wege zum Ziel kommen kann.

Mit FastBill z.B. sind wir im Quadranten 4 gestartet. Als ich mit René das Startup gegründet habe, hatten wir keine zusätzlichen Mitarbeiter. Wir mussten alles selbst machen. Ich war neu im Business und die Qualität meiner Arbeit vermutlich verbesserungswürdig. Ich wusste es eben nicht besser, und das war auch völlig ok. Niemand hatte mir gesagt, wie man Marketing für eine Online-Buchhaltungssoftware macht – für ein Produkt, was es bis dato so noch nicht im Markt gab. Also beschäftigte ich mich mit der Materie und wurde Tag für Tag besser. Die Qualität meiner Arbeit stieg und ich wurde effizienter, bewegte mich also in Quadrant 3. Durch Einstellen weiterer Mitarbeiter, die sich zunächst ebenfalls in unser Geschäftsfeld und ihre jeweiligen Funktionen einarbeiten mussten (Quadrant 1), konnten wir uns kontinuierlich zum Zielquadranten 2 hinbewegen.

Viel besser wäre ich zu Beginn nur gewesen, wenn ich damals einen Experten mit ins Boot geholt hätte. Jemand mit Erfahrungen, der unser Marketing von Anfang auf ein Qualitätsniveau gehoben hätte, wo wir uns selbst nur langfristig hin arbeiten konnten. Das Problem: Ohne Finanzierung lässt sich so jemand nicht bezahlen.

Auf der anderen Seite hatte mein Tag damals schon nur 24 Stunden. Ich musste mich also entscheiden, ob es wichtiger war Facebook Ads zu schalten oder eine mehrwöchige PR-Kampagne vorzubereiten (z.B. unsere damalige Startup Tour). Mit jemandem, der mich bei einer der Aufgaben unterstützt, hätten wir den Output sicher maximieren können. Das Problem hier war dasselbe – es gab keine Ressourcen, um zusätzliche Mitarbeiter von Beginn an zu bezahlen.

In einer idealen Welt verfügt ein Unternehmen also über ausreichend viele Menschen – die jeweils Experten in dem sind, was sie tun – um maximal viele, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.

Es muss aber nicht immer der am Beispiel von FastBill geschilderte Weg sein. Ein guter Designer, der einzelne Kundenaufträge z.B. in optimaler Qualität abliefern kann, startet in Quadrant 3. Um seine Leistung zu skalieren, muss aber auch er sich mit der Zeit bewegen und Ressourcen entsprechend aufbauen, sofern er Quadrant 2 als Ziel vor Augen hat.

Eine Crowdsourcing-Plattform startet hingegen in Quadrant 1, sofern es z.B. keine intensive Vorselektion der Teilnehmer gibt. Viele Menschen tun etwas, wählen z.B. bestimmte Auftragsarbeiten aus und erledigen diese nach Mindestanforderungen. Die Aufgabe des Unternehmers besteht darin, diese vielen Leistungen zu qualifizieren und so zum Zielquadranten zu kommen.

Einen idealen Weg „von links unten nach rechts oben“ gibt es also nicht, da jedes Business anders tickt und von verschiedenen Ausgangspunkten startet. Auch der Zielzustand muss nicht für alle Unternehmen gleich sein. Wer sein Geschäft allein betreiben und exklusiv bleiben möchte, für den ist Quadrant 3 vielleicht schon völlig ausreichend.

 

Delegieren können und delegieren wollen

Wir reden über zwei paar Schuhe, wenn es um können und wollen geht. Nur, weil ich gerne früher schon jemanden im Marketing-Team gehabt hätte, war das noch lange nicht möglich bzw. eine als Startup ohne Finanzierung nur schwer zu bewältigende Aufgabe. Deshalb behielten wir lange Zeit diesen Modus des Selbermachens bei. Erst nach mehreren Jahren hatten wir ausreichend Umsatz, um ein Team aufzubauen.

Wenn ich an den Start der Projekte Happy Coffee und auch diesen Blog hier denke, dann habe ich gelernt, dass Delegieren bereits auch im Kleinen funktioniert. Es muss nicht immer die Vollzeit-Stelle sein. Auch kleine Aufgaben lassen sich auslagern. Texte schreiben, Korrektur lesen, Bilder recherchieren, Social Kanäle befüllen, Grafiken erstellen… Es sind diverse Einzelaufgaben, die erledigt werden müssen, wenn man z.B. einen Blog startet. Ich selbst hatte mir deshalb von Beginn an vorgenommen, ein Budget von wenigen hundert Euro für genau solche Tätigkeiten zu reservieren. In mittlerweile allen größeren Städten findet man z.B. über Jobmensa.de motivierte und fähige Studenten, die für 10€ oder 11€ pro Stunde bereits viel Arbeit abnehmen können. Bei 20 Stunden pro Monat (bzw. 5 Stunden pro Woche) würdest du also bereits für 200€ einige Handgriffe abgeben können und dir selbst den Rücken damit freiräumen.

 

Wenn Qualität oder Output nicht gut genug sind

In der Grafik steht rechts oben das Idealziel als der Quadrant, in dem der Großteil aller Unternehmer sein möchte, denn hier erzielt man maximalen Output bei maximaler Qualität. Der Weg dahin ist allerdings nicht von heute auf morgen gegangen. Ziemlich sicher gibt es Abweichungen, die ein Handeln erfordern.

Bei zu wenig Qualität

Habe ich ein Teammitglied, was bereits viele Ergebnisse erzeilt, aber die Qualität noch nicht zufriedenstellend ist (Quadrant 1), dann empfehle ich, intensiv Zeit miteinander zu verbringen. Nicht im Sinne von Teambuilding, aber durch Hospitieren als „über die Schulter gucken“. Wie oben bereits erwähnt, geht es bei der Qualitätsmaximierung um die Annäherung des Anspruchs des Mitarbeiters an den eigenen Anspruch. Eine andere Vergleichsgröße könnte auch sein, den Wettbewerb als Benchmark zu nehmen. Hiervon halte ich aber wenig.

Der Mitarbeiter muss die Chance bekommen zu verstehen, wie man es das Ergebnis selbst gerne gesehen hätte. Je detaillierter und anwendungsfallbezogener die Gespräche sind, desto besser.

Bei zu wenig Output

Bei einer zu geringen Output-Quote (Quadranten 3 & 4) hilft meist nur eins: mehr delegieren! Dabei bedeutet delegieren auch immer, dass man Vertrauen in seine Mitarbeiter hat und die damit einhergehenden Risiken bewusst in Kauf nimmt. Das Credo lautet weniger selbst machen und dadurch mehr erreichen!

Eine persönliche Erkenntnis ist, dass eine 100%ige Deckung des Anspruch nie möglich ist. Wenn es aber 80% sind und sich der Output dafür verdoppelt, dann kann die Rechnung bereits aufgehen. Jeder muss an dieser Stelle sein eigenes Maß finden und sich die Fragen stellen:

  • Welche Qualität reicht aus?
  • Welche Ergebnisse müssen mindestens erreicht werden?

Was Unternehmer lernen müssen
Delegieren heisst Aufgaben abzugeben, auch unter dem Risiko, dass man in Summe nur das Ergebnis des schwächsten Gliedes in der Kette schafft. Das ist normal und genau an der Stelle hilft es, ein guter Chef sein zu wollen. Versuche das Maximum aus deinem Team herauszuholen.

Es geht darum mit der Zeit besser und schneller zu werden und den am besten funktionierenden Prozess zu definieren, zu skalieren und dadurch das Ergebnis maximieren zu können.

Wie komme ich schneller zum Ziel?
Ich habe gelernt, dass der Weg zum Ziel Zeit braucht. Dinge müssen ausprobiert, Learnings umgesetzt und Erkenntnisse angewendet werden. Aber man kann ihn verkürzen, den Lernprozess. Zum Beispiel indem man Personal nach bestimmten Kriterien einstellt. Ist z.B. eine Expertise in gewissen Bereich vorhanden, muss man weniger beibringen. Deshalb fängt die Optimierung bereits bei der Ausschreibung der Stelle an. Eine andere Möglichkeit der Lernbeschleuning ist es, mehr Zeit in die Mitarbeiterschulung zu investieren. Würde ich einen Monat lang auf alles andere verzichten und mich mit einem Mitarbeiter 100% beschäftigen, dann hätte dieser eine viel bessere Chance zu erfahren, wie mein Anspruch ist und mit dem eigenen übereinstimmt. Es ist eine Verhandlung mit sich selbst, wie viel oder wie wenig man investieren möchte.

Fazit
Delegieren von Aufgaben ist komplex, aber langfristig wichtig. Wer nicht delegiert, der wird in seinem Tun als Unternehmer nicht wachsen können. Eine Lernphase ist unerlässlich. Die Zeit und die Geduld müssen kalkuliert werden. Am wichtigsten ist es aber, den Mut aufzubringen andere überhaupt die eigenen Aufgaben übernehmen lassen zu wollen.

16 Kommentare

  • […] Punkt: Konzentriere dich auf das was DU gut kannst und überlege was andere besser können. Lerne zu delegieren und überlege was du auslagern kannst und willst, d.h. mental und […]
  • […] einbrechen, da er sich Zeit nehmen muss für das Onboarding der neuen Mitarbeiter. Gerade wenn hier Erfahrung fehlt, sollte man darauf achten wichtige Personen erst zu duplizieren, bevor man sie multipliziert. […]
  • Danke für diesen Artikel. Auch ich komme hinter die Geheimnisse des weniger Tuns. "Wer löslässt, hat beide Hände frei", habe ich gehört.
  • […] Ich hatte bei diesem Projekt mit der Zeichenarbeit nichts mehr zu tun und musste nur den Kundenkontakt übernehmen, übersetzen und vor allem die Qualität der Zeichnungen sicherstellen. Mein zeitlicher Aufwand war minimal. Manchmal muss man Arbeit abgeben, um mehr zu erreichen. […]
  • Das schwierigste am Delegieren ist meiner Erfahrung nach, Menschen für die eigene Sache zu gewinnen. Als Gründer habe ich immer den Anspruch an mich selbst, alles perfekt zu machen. Jeder Pixel muss perfekt sitzen, kein Komma darf fehlen, keine Zeile Code überflüssig sein. Mitarbeiter dazu zu bringen, für das eigene Projekt zu brennen, ist wohl die Königsdiszisiplin jeden Unternehmers. Wer das kann, arbeitet vielfach effektiver als die Konkurrenz.
  • Ich denke ein Unternehmer brennt daher für sein Projekt, weil er nicht zuletzt am Erfolg teilhat ;). Wenn man Gehälter erfolgsorientiert gestaltet oder gerade für StartUps die Mitarbeiter am Unternehmen beteiligt, kann dies gleichen Effekt auslösen. Natürlich gehört auch eine interne gute Kommunikation der Ziele & Idee/Vision, Beteiligung von Mitarbeiterideen und entsprechendes Lob dazu.
  • Eine schöne Zusammenfassung einer Problematik an der viele Gründer scheitern bzw. in ihrem Wachstum stagnieren. Ich wäre unter diesem Gesichtspunkt, wie auch bereits in den Kommentaren aufgegriffen, sehr daran interessiert etwas mehr zum Timing der Outsourcing Maßnahmen zu erfahren. Welche Einarbeitungshürden gibt es (Thema Outsourcing im Generellen & Vermittlung des eigenen Anspruches), wie finde ich die passenden Freelancer & VAs und wann genau sollte man sich mit dem Thema beschäftigen? Idealerweise die Grundbausteine der Skalierbarkeit zum Start legen und schon mal die Outsourcingkosten durchkalkulieren? Ähnlich dem Thema Personal ist es bei dem Outsourcing ja nicht anders, dass man letztlich wenn die Hütte brennt kaum Kapazitäten findet, neues Personal & Freelancer einzuarbeiten.
  • Hallo Christian,

    wieder ein inspirierender Artikel – ich finde es interessant, dass Du bisher der einzige Blogger bist, den ich kenne, der viele Aufgaben abgibt. Sogar das Schreiben! Solange dabei gute Qualität raus kommt, habe ich kein Problem damit.
    Ich frage mich nur, wo Du mit Deinem Blog eigentlich hin willst? Momentan verdient der Blog selbst ja kein Geld um Mitarbeiter zu bezahlen? Oder reicht Dir der Nutzen als Marketing-Werkzeug für Fastbill?

    LG,
    Matthias
  • Hey Matthias,

    danke für dein Feedback. Ich möchte mit meinem Blog in erster Linie das Thema "Unternehmertum in der Praxis" weiter ausbauen, sodass andere Gründer hiervon lernen und etwas mitnehmen können, und im besten Fall sogar bessere Unternehmer werden. Es geht mir dabei nicht primär um´s Geld verdienen, zumindest nicht direkt. Für mich ist der Blog ein Sprachrohr, in dem ich auch andere Projekte von mir mitteilen zeigen kann.

    Da ich die Kosten für diesen Blog aber nicht ewig abschreiben möchte, muss es schon irgendwann ein Geschäftsmodell geben. Wie das genau aussieht und wann das greift, wird sich zeigen. Derzeit habe ich ja immerhin schon mal Affiliate Links platziert ;-) Ein Membership Bereich hatte ja schonmal nicht funktioniert: http://de.letsseewhatworks.com/warum-ein-mitgliederbereich-nicht-funktioniert/

    Gruss
    Christian
  • […] Punkt: Konzentriere dich auf das was DU gut kannst und überlege was andere besser können. Lerne zu delegieren und überlege was du auslagern kannst und willst, d.h. mental und […]
  • Hi Christian,

    toller und interessanter Artikel, wie auch der Andere, in dem du das Thema delegieren/Outsourcing behandelt hast.

    Das Auslagern verschiedender Tätigkeiten an Virtuelle Assistenten oder sonstige freie Mitarbeiter kostet anfangs außer Geld auch viel Zeit.
    Die Einarbeitung darf hierbei nicht unterschätzt werden. Wenn die Zusammenarbeit dann nicht passt, ist es natürlich schade und die investierte Zeit futsch (sogar unnötige Mehrarbeit). Wenn es jedoch der Richtige ist, sparst du im Tagesgeschäft dann einiges an Zeit und es armortisiert sich nach meiner Erfahrung sehr schnell.
    Während mein VA sich um die 'Regeltätigkeiten' kümmert, kann ich mich voll und ganz ums Business kümmern! Wer diese Erkenntnis erlang hat, ist einen großen Schritt weiter in Richtung nachhaltiges Wachstum & Skalierung.

    Beste Grüße
    Jens
  • Hi Christian, mal wieder ein spannender Artikel! Zunächst: Ich persönlich habe mich bei deinem Artikel "Wie ich mit 1 Stunde Zeit 1500 Zeichen pro Woche blogge" gar nicht daran gestört, DASS du auslagerst, sondern WAS du auslagerst ;-) Das ist schon ein Unterschied. Die Argumente verstehe ich total.

    Ansonsten unterschreibe ich absolut das, was du hier beschreibst. Mein Problem ist aktuell, dass ich a) zwar schon finanziell in der Lage wäre einiges abzugeben, aber doch noch überlege, ob ich das Geld dafür lieber "spare" (für schlechte Zeiten) und dass ich b) Sorge habe, dass die Ergebnisse des Mitarbeiters (Studenten, wie auch immer) am Ende weit unter meinem Anspruch liegen könnten. Und dann ist einfach, wie du es ja auch geschrieben hast, die Frage, inwieweit man sich mit so einem Mitarbeiter auseinandersetzen will und kann, damit er irgendwann den eigenen Anspruch erfüllen kann. Zeitlich bin ich momentan mit einem guten Zeit- und Energiemanagement eigentlich noch in der Lage alles selbst zu machen, auch wenn das nicht mehr lange so bleiben wird. Aber gerade die operativen Aufgaben nehmen einiges an wertvoller Zeit und ich denke dann immer "Mensch, was du in dieser Zeit alles Sinnvolles machen könntest" ;-)

    Viele Grüße
    Katharina
  • Hi Katharina,

    ich glaube du bringst es gut auf den Punkt: Es ist am Ende eine Verhandlung mit sich selbst. Wenn du derzeit in einem guten Modus bist, dann gibt es auch keinen Grund etwas zu verändern. Eines der Lean-Startup Prinzipien sagt ja auch, dass man nur dann Mitarbeiter einstellen soll, wenn es wirklich weh tut. Aus Bequemlichkeit sowas zu tun halte ich nicht für sinnvoll. Deshalb: Bleibt erstmal bei dem Setup, was du hast und spar die Kohle.
    LG
    Christian
  • Cooler Artikel, das doch eigentlich Offensichtliche nochmals interessant beschrieben und auf den Punkt gebracht.
    Mir gefällt das Schaubild mit den Quadranten. Man weiss wo man steht und kann ablesen wo man hin möchte.
    Bin ganz Deiner Meinung.
    Dennoch am Anfang eines Projektes ist es meiner Erfahrung nach schwer zu entscheiden wofür Geld ausgegeben werden soll. Am Produkt weiterfeilen, Marketing vorantreiben, Mitarbeiter einstellen bzw. Tielzeithelfer?? Mit dieser knappen Ressource zur richtigen Zeit das richtige Tun ist meiner Meinung ebenso herausfordernd. Auch hier gilt es abzuwägen. Wann ist der richtige Zeitpunkt gekommen um Aufgaben (die Anfangs ja alle Tragweite haben) zu delegieren? Nimmt man sich den Ansatz des Bootstrappings her, sollte wenigstens doch ein Geldzufluss bestehen um in Mitarbeiter zu reinvestieren. Werde aber doch nochmals gezielt darüber nachdenken, was vielleicht jetzt schon möglich ist um mehr Aufgaben abzugeben. Schöne Grüsse Felix von enkigo

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