Rechnung schreiben: Ein Guide für Selbstständige & Unternehmer

Ich kann mich noch sehr gut daran erinnern, wie ich als Unternehmer irgendwann in meinem Leben zum ersten Mal eine Rechnung schreiben durfte. So groß die Freude über die ersten Umsätze waren, so schnell kam allerdings auch die Unsicherheit. Was muss ich beachten beim Rechnung schreiben? Was muss auf die Rechnung drauf und was nicht? Und in ist eine PDF Rechnung ausreichend oder muss ich das Dokument per Post verschicken? Und was, wenn der Kunde nicht bezahlt?

All die Antworten auf diese und weitere Fragen rund um das Rechnung schreiben beantworte ich dir in diesem Artikel. Als Mitgründer einer Buchhaltungssoftware habe ich quasi viele Jahre nichts anderes gemacht. Mehr dazu findest du weiter unten.

In diesem Artikel erfährst du, wie man richtig eine Rechnung schreibt, was hinter weiteren Begrifflichkeiten rund um die Rechnung steckt (z.B. Gutschrift, Stornorechnung, etc.) und wie - bzw. mit welchen Tool - man heutzutage einfach eine Rechnung schreiben schreiben kann. 

Disclaimer: Ich bin kein Steuerberater und die Angaben hier sind meine persönliche Sichtweise. Wenn du eine verbindliche Auskunft oder Beratung brauchst, empfehle ich dir einen Steuerberater.

Was ist eine Rechnung und wann darf ich eine Rechnung schreiben?

Eine Rechnung ist ein Dokument, was als Zahlungsaufforderung oder Zahlungsnachweis für eine erbrachte Leistung erstellt wird. Du brauchst also einen Kunden, dem du entweder eine Dienstleistung oder ein Produkt verkauft hast. 

Die Rechnung wird üblicherweise nach Erbringung der Leistung gestellt. Wenn dich ein Kunde z.B. fest für ein längeres Projekt gebucht hat, wird die Rechnung üblicherweise nach Fertigstellung gestellt. Dauert das Projekt länger, dann sind Teilrechnung oder Zwischenrechnungen ebenfalls üblich.

Für Händler, besonders beim E-Commerce Handel gilt ebenfalls, dass jeder Kunde eine Rechnung erhalten muss. Der Zeitpunkt eine Rechnung zu schreiben ist i.d.R. nach dem Kauf. Das ist allerdings keine Pflicht, sondern kann auch vor der Zahlung sein. Das ist z.B. häufig bei der Zahlungsart "Überweisung" der Fall. Üblich ist aber auch hier, die Rechnung erst  nach dem Zahlungseingang zu schreiben, sobald das Paket verschickt werden kann. Die Zahlungsaufforderung erfolgt in der Praxis meist informell, also z.B. über über eine E-Mail ud einen Hinweis im Checkout. 

Lesetipp: EU-konforme Rechnungen schreiben für Amazon Händler und E-Commerce Nutzer

Ausnahmen von dieser Praxis sind Firmenkunden. Da das Betrugsrisiko (Zahlungen werden doch nicht geleistet oder zurückgezogen) hier nicht sehr hoch ist, werden die Produkte häufig vor der Zahlung verschickt. Eine gesetzliche Regelung zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gibt es aber nicht. Die Rechnung kann sogar noch innerhalb von 3 Jahren nach der Erbringung der Leistung geschrieben werden.

Pflichtangaben beim Rechnung schreiben

Wer eine Rechnung schreiben möchte, der kann sich zwar beim Design ausleben, sollte aber auf die Pflichtangaben achten. Diese sind im §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Abs. 4 festgelegt und dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Kunden
  • Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, 
  • das Rechnungsdatum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde,
  • eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen,
  • Produkt- oder Dienstleistung mit Bezeichnung und Menge (z.B. Stück oder Stunde), die geliefert wurde, 
  • Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum (wann wurde die Leistung erbracht?), 
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (Rabatt), 
  • der anzuwendende Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt).

Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rechnung

Eine Besonderheit ist, dass nicht nur du als Leistungserbringer eine Rechnung stellen kannst, sondern auch der Kunde (Leistungsempfänger). In dem Fall muss das Dokument gemäß Absatz 2 Satz 2 des genannten §14 UStG allerdings die Angabe „Gutschrift” enthalten. Vor dem Finanzamt sind also eine Gutschrift und eine Rechnung gleichbedeutend. Wird die Rechnung von dem Leistungserbringer erstellt, heisst sie "Rechnung". Wird sie von dem Empfänger der Leistung gestellt, heisst sie "Gutschrift". 

In der Praxis werden Gutschriften meist von beim Affiliate Marketing von Affiliate Partnern erstellt. Das hat ganz praktische Gründe und ist auch bei anderen Online Geschäftsmodellen nicht unüblich. Statt jeden Kunden aufzufordern, eine Rechnung zu schreiben, erstellt das Unternehmen lieber einheitliche Gutschriften mit jeder Auszahlung. Jimdo macht das in der Praxis mit Affiliate Partnern z.B. so.

Unterschied zwischen einer Gutschrift oder Rechnungskorrektur

Die Gutschrift wird von dem Leistungsempfänger erstellt und ersetzt damit das Rechnung schreiben durch den Leistungserbringer (den Dienstleister). Wer eine Gutschrift für eine erbrachte Leistung erhält, darf also keine Rechnung mehr schreiben.

Eine Rechnungskorrektur hingegen bezieht sich immer auf eine bestehende Rechnung, die zuvor gestellt wurde. Das kann der Fall sein, falls mal ein Rechnungsposten korrigiert werden muss. Wurde diese bereits an den Kunden geschickt und ist diese in der Buchhaltung erfasst, ist der formell korrekte Weg für die alte Rechnung eine Stornorechnung zu erstellen und eine Rechnungskorrektur mit neuer Rechnungsnummer zu schreiben. Ist die Rechnung buchhalterisch noch nicht verbucht, reicht eine einfache Korrektur der bestehenden Rechnung.

Hinweis: Im Jahr 2013 gab es eine gesetzliche Anpassung, das eine neue Pflichtangabe bei der sprachlichen Regelung hinzu nahm. Seitdem darf eine Rechnung, die vollständig oder teilweise korrigiert wurde, nicht mehr Gutschrift heissen, sondern nur noch Gutschriften im Sinne des Umsatzsteuerrechts (s. oben) so heissen. Alle Korrekturen einer bestehenden Rechnung müssen seitdem betitelt werden als Rechnungskorrektur, Stornorechnung oder Korrekturrechnung. Damit sollte mehr Klarheit bei den Begrifflichkeiten geschaffen werden.

Eine neue Rechnungsnummer ist nur erforderlich, wenn die Rechnung bereits an den Kunden verschickt und dort (und bei dir selbst) buchhalterisch erfasst wurde. In dem Fall wird die alte Rechnung durch eine Stornorechnung korrigiert und eine neue Rechnungskorrektur. Diese muss dann allerdings einen Hinweis zur ursprüngliche Rechnung enthalten.

Übrigens können Korrekturen einer Rechnung nur vom Leistungserbringer (also dem Ersteller der Rechnung) durchgeführt werden. Änderungen durch den Leistungsempfänger (den Kunden), werden vom Finanzamt nicht anerkannt und sind in keinem Fall zulässig.

Was passiert, wenn Fehler beim Rechnung schreiben gemacht werden?

Zugegeben, bei den ganzen Begrifflichkeiten kann man schonmal durcheinander kommen und Fehler machen. Diese sollten jedoch möglichst beim Rechnung schreiben vermieden werden. 

Denn eine falsch erstellte Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung oder sonst ein steuerrelevantes Dokument bedeuten, dass der Vorsteuerabzug nicht mehr geltend gemacht werden kann. In einfachen Worten: Die Umsatzsteuer, die du auf Rechnungen ausweist, müssen in voller Höhe gezahlt werden und können nicht mit Umsatzsteuern aus eingehenden Belegen "verrechnet" werden.

Kommt das bei einer Steuerprüfung ans Tageslicht, können Steuernachzahlungen die Folge sein. Mehr zum Vorsteuerabzug kannst du hier nachlesen.

Das ist auch der Grund - und auch weil es wichtig ist, also Unternehmer seine Finanzen im Griff zu behalten - dass das Thema Buchhaltung selbst für den kleinsten Unternehmer ernst genommen werden sollte. Es ist alles keine Raketenwissenschaft, aber die Basics der Buchhaltung sollte jeder verstanden und verinnerlicht haben.

Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung beim Rechnung schreiben?

Die Kleinunternehmerregelung ist super für alle, die sehr wenige Umsätze machen (weniger als 1450€ Umsatz pro Monat, bzw. 17.500€ pro Jahr) und die kaum Ausgaben haben.

Einfach gesagt, werden bei Kleinunternehmerrechnungen keine MwSt. ausgewiesen und dafür ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt. Der Bruttobetrag entspricht also dem Nettobetrag. 

Der Nachteil: Wenn du z.B. als Betreiber eines E-Commerce Shops Produkte einkaufst und Ausgaben für dein Unternehmen hast, dann könntest du die Umsatzsteuern, die du bei den Belegen bezahlst, nur dann vom Finanzamt geltend machen (= zurückfordern), wenn du kein Kleinunternehmer bist. Wie genau das funktioniert und warum das mit der Kleinerunternehmerregelung beim Rechnung schreiben nicht immer Sinn macht, bekommst du auch in diesem Video nochmal gut erklärt:

Rechnung schreiben: So geht es ganz einfach in der Praxis

Wer Rechnung schreiben bei Google sucht, der findet ganz häufig schreckliche Word- oder Excel Vorlagen, von denen ich persönlich aber abraten möchte. Denn...

  1. ist das Pflegen und Ausfüllen von diesen Vorlagen sehr fehleranfällig (z.B. wird mal schnell vergessen die Rechnungsnummer hochzuzählen), und 
  2. müssen Rechnungen und auch Belege ordentlich GoBD konform archiviert werden. Das übernehmen diese Vorlagen nämlich auch nicht.

Denn Rechnungen müssen i.d.R. per Gesetz 10 Jahre lange sicher aufbewahrt werden. Ausserdem müssen sie schnell wiedergefunden werden können, damit sie im Falle einer Steuerprüfung "in angemessener Zeit" vorzeigbar sind. Generell empfehle ich daher online Tools zu nutzen, um eine Rechnung zu schreiben und zu archivieren. Diese helfen dabei alle Daten für die Rechnung ordentlich zu erfassen und erstellen gleichzeitig ein professionelles Design. Ausserdem werden die Dokumente dort gleich sicher und online archiviert. Ich persönlich finde die Datensicherung in der Cloud übrigens als deutlich sicherer, als auf einem lokalen Computer. Ich gehe selbst immer davon aus, dass mein Computer morgen kaputt geht oder geklaut wird. Gerade, weil ich als Digitaler Nomade viel unterwegs bin, ist das Potential für Schaden oder Verlust groß. Seit Jahren verlasse ich mich daher auf eine online Datensicherung.

Wichtig ist dabei, dass du einen Anbieter wählst, der eine GoBS konforme Archivierung ermöglicht und ausserdem eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit dir vereinbart (was mit der DSGVO im Mai 2018 Pflicht wurde).

Meine Empfehlung, um eine Rechnung zu schreiben und alle Dokumente zu archivieren ist FastBill. Das Frankfurter Unternehmen bietet sogar zwei Lösungen für jeden Geldbeutel:

Die kostenlose Rechnungsvorlage von FastBill

Die kostenlose Rechnungsvorlage von FastBill ist super für alle, die eine erste Rechnung schreiben wollen, sicher aber noch keine regelmäßigen Kosten für eine Buchhaltungssoftware leisten wollen.

Die Rechnungsvorlage schickt den Nutzer in wenigen Schritten durch alle erforderlichen Felder und sammelt so nach und nach alle Daten, die für eine professionelle Rechnung erforderlich sind.

rechnungsvorlage 2

Natürlich gibt es bei einem kostenlosen Tool auch nur einen begrenzten Funktionsumfang:

  • Kein eigenes Logo
  • Kein eigenes Rechnungsdesign
  • Kein Speichern von Daten (z.B. musst du die Kundendaten immer neu eingeben, auch wenn du dem Kunden regelmäßig eine Rechnung schreibst)
  • Ein FastBill Logo wird unten auf der Rechnung mit angezeigt
  • Du musst deine E-Mail Adresse hinterlegen, um die Rechnung herunterladen zu können

Das Ergebnis kann sich aber dennoch sehen lassen. So eine Rechnung zu schreiben (ohne Entwurf als Wasserzeichen) dauert mit der FastBill Rechnungsvorlage knapp 5 Minuten.

fastbill rechnung


Meine Empfehlung: FastBill zum Rechnung schreiben und für deine komplette Buchhaltung

Meine eigentliche Empfehlung ist das "richtige" FastBill. Die Software gibt es bereits ab 7,99€ monatlich und sorgt dafür, dass sämtliche Sorgen rund um die Buchhaltung ab Tag 1 verschwinden. 

fastbill test

Denn FastBill kann mehr als Rechnungen schreiben. Damit kannst du

  • Kunden verwalten
  • Belege (Ausgaben) erfassen
  • Online Banking (Zahlungen zu Rechnungen und Belege automatisch zuordnen)
  • die Umsatzsteuervoranmeldung erledigen
  • (DATEV) Exporte zum Steuerberater schicken (falls du einen nutzt)
  • und eben auch Rechnungen in eigenem, professionellen Design erstellen (mit einem Vorlageneditor).

Wenn du möchtest, kannst du deinen Kunden sogar anbieten, die Rechnungen gleich online zu bezahlen. In diesem Video führe ich dich einmal komplett durch FastBill:

Disclaimer: Ich bin Mitgründer von FastBill und weiss, wie herausfordernd das ganze Thema Buchhaltung sein kann. Gemeinsam mit meinem Team habe ich viele Jahre nichts anderes gemacht, als die Buchhaltung und den Papierkram so einfach wie möglich zu gestalten, und zwar speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige. Wenn du doch nicht sicher bist, was FastBill angeht, hier in meinem Vergleich von Buchhaltungssoftware findest du weitere Lösungen.

Ich würde mich aber sehr freuen, wenn du FastBill zumindest einmal kostenlos ausprobieren möchtest. Das kannst du hier 14 Tage lang völlig unverbindlich machen.

Fazit: Rechnung schreiben ist kein Hexenwerk

... aber es ist auch nicht die einzige Disziplin in der Buchhaltung als Unternehmer. Meine Erfahrung und Empfehlung ist, sich frühzeitig um eine ordentliche Komplettlösung (wie FastBill) zu kümmern. Sobald es die Umsätze hergeben, würde ich auch unbedingt zu einem Steuerberater raten. Die sind meist garnicht so teuer wie gedacht. Hier kannst du mehr dazu nachlesen.

Einen Einsteiger-Guide zur Buchhaltung für Unternehmer findest du hier.



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1 Kommentar

  • Eine sehr interessante Webseite mit guten Artikeln. Der Blog gefällt mir. Ich empfehle Ihnen gerne weiter.

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