Mein Setup mit der DHW Steuerberatung: Alles Digital und ziemlich automatisiert

In diesem Beitrag hatte ich schon mal zusammengefasst, wie sich die Kosten für einen Steuerberater in der Praxis zusammensetzen. In dem Beitrag hier möchte ich mein eigenes, ganz konkretes Setup und den Steuerberater vorstellen, mit dem ich zusammenarbeite. Möglicherweise hilft das denen, die auf der Suche nach einem (neuen) Steuerberater sind.

Mein Steuerberater

Seit Frühjahr 2018 bin ich bei Christian Deák mit der DHW Steuerberatung. Denn Christian ist endlich mal jemand, der das Thema Digitalisierung nicht nur als Buzzword für die eigene Vermarktung verwendet, sondern digitale Prozesse wirklich lebt. Zusammengekommen sind wir nämlich, als wir über eine gemeinsame, tief integrierte Lösung mit FastBill gesprochen haben, die wir auch aufgebaut haben. 

Vorab sei an der Stelle aber auch schonmal gesagt, dass Christian ebenso auch mit anderen Anbietern wie SevDesk und Lexoffice arbeitet. 

So kannst du mit Christian Deák Kontakt aufnehmen

Wenn du gerne ebenfalls mit Christian Deák in Verbindung treten möchtest um zu schauen, ob er dein Business unterstützen kann, dann hier entlang. Ich habe ein kleines Formular eingerichtet, was unnötig lange Wege vermeidet.

Übrigens sitzen Christian Deák und sein Team in Oberhausen und teilen sich ein Bürogebäude mit den Paperless Pioneers von Community Mitglied André Nünninghoff. Wer also in der Nähe wohnt, ein Besuch lohnt sich doppelt ;-) Hier im Bild siehst du Christian Deák (recht) mit meinem FastBill Mitgründer René (links):

Rene Christian comp edit

Warum die DHW Steuerberatung?

Christian ist in seinem Fach selbst Entrepreneur. Wenn etwas nicht passt oder noch nicht existiert, dann macht er es möglich. Das gefällt mir! Er ist ausserdem immer der erste, wenn es darum geht, neue Möglichkeiten und Prozesse umzusetzen. So kann ich z.B. mittlerweile sogar meinen Jahresabschluss auch online freizeichnen. Mein Buchhaltung (Belege, Rechnungen, Kontobewegungen) bekommt er über Online Tools von mir oder holt sich diese selbst. Wir haben uns (leider) noch nie persönlich getroffen (weil wir es nicht müssen) und ich habe auch noch nie nur ein Blatt Papier per Post an ihn geschickt. Mein Aufwand für den Monatsabschluss liegt in meinem Fall bei etwa einer Stunde (vorher ein Tag). Christian macht übrigens mittlerweile auch meine private Einkommenssteuererklärung und er gibt mir unkomplizierte, schnelle Rückmeldungen, wenn ich z.B. auch mal Fragen habe, wie ob eine Kanada LLP Firma für mich sinnvoll wäre (war es erstmal nicht) oder wie mein steuerliches Setup als Digitaler Nomade am besten aussieht.

Der Kontakt mit meiner Ansprechpartnerin Sabine läuft via E-Mail und bei Bedarf über Telefon. Die DHW nutzt ein Ticketsystem, sodass nichts verloren geht. Alles in allem eine sehr angenehme Zusammenarbeit. Wir duzen uns und verstehen uns (besonders auch fachlich). Christian nutzt die Software von DATEV, die zwar weit weg von sexy ist, aber sich vor wenigen Jahren dazu entschieden hat, den Marktplatz Ansatz zu fahren und sich für Drittanbieter zu öffnen. Warum das so wichtig ist, siehst du weiter unten.

dhw

Wie funktioniert der Prozess nun?

Um zu verstehen, was ich warum nutze, hier kurz mein Anwendungsfall:

  • Ich verkaufe Kaffee / E-Commerce
  • Ich verkaufe Dienstleistungen und mache sonstige Einnahmen (z.B. Gutschriften, Werbung)
  • Ich verkaufe zwar ab und zu ins Ausland, primär aber in DE
  • Ich haben Ausgaben und Einnahmen aus der EU und Drittländern (Software, Affiliate, Dienstleistungen, Werbung)
  • Ich nutze ein Bankkonto, zwei PayPal Konten, Stripe, Shopify Payments, Amazon Payments, Amazon Marketplace, usw.

E-Commerce Rechnungen

Um Rechnungen für meine E-Commerce Bestellungen zu erzeugen, nutze ich Billbee. Ist das nicht sowas wie FastBill? Nein, denn beide können zwar Rechnungen erzeugen, aber Billbee kann zusätzlich auch Warenwirtschaft und Versandlabel erstellen, dafür aber keine Ausgaben verwalten. Billbee übernimmt meine zentrale Bestandsplanung und sorgt dafür, dass der Bestand in allen Plattformen (Shopify, ebay, Amazon) immer synchron ist, ohne, dass ich das jeweils manuell anpassen muss. Ein Segen!  Billbee funktioniert  übrigens mit über 30 unterschiedlichen Shops, darunter nahezu alle relevanten Marktplätze in Deutschland und sogar Baukästen wie Jimdo, Wix und Co. In diesem Video zeige ich, wie Billbee funktioniert:

Wie kommen die Daten aus Billbee zum Steuerberater?

Billbee verfügt zwar über diverse Exporte (auch für DATEV), das Format ist laut Christian Deák aber nicht ideal. Besser funktioniert die Übertragung mit einer DATEV Connect Schnittstelle (wie sie bei FastBill z.B. als eines der ersten Tools eingebaut und von der DATEV freigegeben wurde). Trotzdem schicke ich meine Daten aus Billbee aktuell nicht über FastBill (es gibt seit kurzem eine Integration) und dann an die DHW, sondern über Taxdoo.

Taxdoo

Taxdoo - ein Startup aus Hamburg - kümmert sich um 2 Dinge: 

  1. Automatisierte Umsatzsteuererklärung (und Registrierung) im EU Ausland
  2. Lieferschwellen überwachen, ob das schon erforderlich ist

Lieferschwellen sind übrigens Umsatzgrenzen ins EU Ausland. Übersteige ich diese, muss ich vor Ort eine VAT ID registrieren und dort dann die Steuern abführen. Taxdoo macht das mit einem eigenen Netzwerk von internationalen Kanzleien. Ende 2020 sollen diese Lieferschwellen EU-weit auf nur noch 10.000€ Umsatz reduziert werden. Wer also online etwas verkauft, der wird da vermutlich schnell drüber kommen. Genaueres dazu wird es in einem separaten Beitrag irgendwann geben.

Aktuell nutze ich Taxdoo vor allem für Aufgabe Nr. 2, die Lieferschwellenüberwachung. Alle meine Bestellungen, die in Billbee landen, werden also auch nach Taxdoo übertragen. Von dort aus können sie derzeit an den Steuerberater übermittelt werden. 

Hinweis: David von Billbee hat mir gesagt, dass es bald in Billbee selbst auch eine Lieferschwellenüberwachung geben soll. Der Weg über Taxdoo wird dann wieder unrelevant, solange diese nicht überschritten werden.

Kontoauszüge, PayPal und Stripe und Shopify Payments?

Steuerberater buchen auf Kontobasis und ordnen diese den Belegen zu. Auch DHW arbeitet nicht anders. Mein Bankkonto (bei der Hamburger Sparkasse) ist DATEV geeignet und kann dort einfach eingelesen werden. Wenn du ein Bankkonto nutzt, was nicht direkt von DATEV eingelesen werden kann, sollte es zumindest einen Export geben, um die Daten übermitteln zu können (digital, nicht aus dem Drucker!). 

Ich habe ausserdem zwei PayPal Konten für meine Firma: eines für Happy Coffee Zahlungen, und eines für Affiliate Umsätze. Letzteres erhält und sammelt Gelder in EUR und USD. Ich zahle mir auch regelmäßig Geld von dem PayPal Konto auf das Firmen Bankkonto aus. Zu allen PayPal Konten hat die DHW selbst direkten Zugang. Ich erzeuge ausserdem einmal im Monat jeweils einen Kontobericht und lege diese in einen Cloud Ordner (Dropbox), den ich mit DHW teile. Bei Rückfragen oder zum halbjährlichen Prognose-Report von DHW (was wird an Steuern nach aktuellem Fall auf mich zum Jahresende zukommen?), macht es Sinn, wenn der Steuerberater hier eigenmächtig nachschauen und ggf Transaktionen selbst abgleichen kann.

Shopify Payments (heisst jetzt Shop Pay) und Stripe sind Kreditkartenzahlungen, die jeweils im Bulk auf mein Bankkonto überwiesen werden. Man kann also nicht pro Zahlung sehen, welche Rechnung jetzt konkret dazu gehört. Diese Information liefern aber die Billbee Daten, die per Taxdoo aktuell bei DHW landen.

Sonstige Rechnungen, Gutschriften und Ausgaben mit FastBill

Dislaimer: Ich bin Mitgründer von FastBill (aber es ist auch einfach das beste Tool am Markt ;-) ) 

Für alles, was nicht E-Commerce ist, nutze ich FastBill. Hier schreibe ich Rechnungen und sammle Gutschriften (z.B. Affiliate) und verwalte auch alle meine Belege (Ausgaben). Ich erstelle mit FastBill auch Angebote, erstelle Bestellungen (um Produkte von Lieferanten zu bestellen) und erstelle Lieferscheine (für größere Kunden). Wenn ein Kunde mal SAP nutzt, bekommt er aus FastBill auch gerne eine Auftragsbestätigung.

FastBill selbst hat ebenfalls eine Bankenintegration und kann so Transaktionen abrufen und Dokumenten zuordnen (auch PayPal). Das ist super, um mich selbst zu organisieren. Was auch super ist, ist dass ich in FastBill bereits vorkontieren kann. Je Einnahme oder Ausgabe kann ich sagen, was es ist (z.B. Wareneinkauf, Bewirtung, Umsatz 19%, etc.). Das kann man alles selbst machen, oder auch vollständig von dem FastBill Assistant machen lassen (für dich dann automsiert).

Sind alle Daten und Dokumente erfasst, schicke ich einmal pro Monat alle Daten per DATEV Connect Schnittstelle direkt aus FastBill an den Steuerberater. Dafür benötige ich die App DATEV Smart Login. Das Handy muss also dabei sein. Nur für die Erstanmeldung dazu kommt ein Stück Papier per Post. 

Und so sieht FastBill von Innen aus:

Umsatzsteuervoranmeldung

In meinem Fall macht die DHW die Voranmeldung. Wer möchte, kann das aber nach wie vor selbst machen über die gewohnten Wege (z.B. via Elster Online). Das geht auch direkt aus FastBill heraus:

UstVA FastBill

Kontakt mit Christian Deák aufnehmen

Das Ziel des Artikel soll nicht sein, Christian und die DHW zu verkaufen, sondern aufzuzeigen, wie ein Prozess aussehen kann. Denn ich werde oft angeschrieben und gefragt, ob die bestehende Lösung tatsächlich nicht besser geht ;-) Natürlich kannst du aber auch direkt zu Christian gehen, wenn dir das alles zusagt.

Der Weg zur Zusammenarbeit mit Christian ist allerdings mit einer Hürde gespickt: Du musst es ernst meinen. 

Christian hat den Anspruch, dass jeder Kunde mit seinem ganz individuellen Setup (aus Software und formellem Konstrukt) optimal beraten wird. Ich habe gelernt, dass es da keinen 0815-Weg gibt. 

Erstberatung & Quick Check für 180€

Christian bietet für potentielle Neu-Mandanten an, einen Quick Check durchzuführen, ein kompletter steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Checkup deines Unternehmens/deines Setups. In dem Erstgespräch könnt ihr euch die ersten 5 Minuten natürlich kennenlernen, aber dann werden auch direkt alle Fragen beantwortet, die für beide Seiten wichtig sind, um eine potentielle Zusammenarbeit zustande kommen zu lassen.  

In dem Quick Check wird aufgedeckt, wo die Probleme (des potentiellen Mandaten) liegen. Das ist also so oder so sehr wertvoll, egal ob eine Zusammenarbeit daraus entsteht oder nicht. Da geht es auch um Schnittstellen, Steuern, Sozialversicherung, Familienversicherung, Steuerrücklagen, etc. Also weit mehr als ein freundliches "Hallo, was ist dein letzter Preis?".

Kommt aus dem Gespräch eine Zusammenarbeit zustande, werden diese später auch verrechnet. Falls die Zusammenarbeit nicht passt, sind die 180€ für den Quick Check dennoch gut investiert, wie ich finde und man kann die Infos zumindest nutzen, um den bestehenden Prozess zu verbessern.

Kontakt zu DHW aufnehmen

Wenn du jetzt mit Christian Deák von der DHW Kontakt aufnehmen möchtest, dann habe ich hier ein kleines Formular vorbereitet. So geht es für alle Beteiligten am einfachsten und unkompliziertesten.

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8 Kommentare

  • Hallo Christian,

    mich würde interessieren, ob du Fastbill auch an Billbee anbindest, um die Ausgangsrechnungen für die Buchhaltung zu übertragen. Und klappt das dann auch mit ausländischen Steuersätzen, wenn Umsatzsteuerregistrierungen im Ausland bestehen? Wie läuft das dann mit den monatlichen Voranmeldungen?
  • Hey Wolfgang,

    Billbee kann auch Ust-Sätze im Ausland abbilden. Die Billbee/FastBill Anbindung nutze ich nicht. Billbee Daten gehen direkt via Taxdoo an den Steuerberater.
  • Hallo, Christian,

    ich finde den Anspruch, das alles zu digitalisieren und zu automatisieren, toll und freue mich, dass du ein Setup aufgebaut hast und mit uns teilst. Danke!

    Verstehe ich es richtig, dass erst der Steuerberater die eingehenden Zahlungen, die du als Bulk und nach Abzug von Gebühren von Shop Pay, Paypal usw. erhältst, den ausgestellten Rechnungen zuordnen kann und zuordnet?
    Oder legst du z. B. für Shop Pay und Amazon jeweils eine Art Offline-Konto an, lädst monatlich ein CSV hoch, und FastBill klamüsert das automatisch zueinander?
    Oder habe ich einen Knoten im Gehirn? :-D

    Danke und viele Grüße
    Sascha
  • Hey Sascha,

    der Steuerberater holt sich die Daten von PayPal und Stripe selbst ab und ordnet die passend zu. Das mache ich selbst nicht. Mit FastBill übermittle ich alle Belege und die hinterlegten Zahlungen vom Bankkonto. Das wird dann glaube ich nochmal durch DATEV geprüft. Wie genau das läuft, musst du am besten selbst mal DHW fragen. Wie gesagt, an der Stelle bin ich selbst schon raus ;-)
  • Verstanden. Nochmals Danke! :-)
    Nachtrag: Inzwischen wurde ich außerdem auf den Anbieter PayJoe hingewiesen, die für weitere 5ct/Datensatz eine Automatisierung versprechen: www.payjoe.de/zahlungsabgleich.html
  • Hey Sascha,

    danke für den Hinweis. Habe ich auch schon hier und da mal gehört. Aber wie gesagt - das ist in meinem Fall mir bereits das Feld von DHW, die sich darum kümmern.
  • Hallo Christian,

    vielen Dank für die hilfreichen Einblicke!

    Du schreibst, dass du PayPal-Umsätze in unterschiedlichen Währungen hast (EUR und USD). FastBill macht aus allen Umsätzen automatisch EUR-Umsätze. Der Import von PayPal-Kreditkartendaten in FastBill ist ebenfalls fehlerhaft.

    Wie gehst du damit um?

    Danke und viele Grüße

    Nathan
  • Hey Nathan,

    klingt nach einem Einzelfall, vor allem der Fehler. Könntest du den mal an support@fastbill.com melden? Ansonsten werden EUR und USW wie zwei unterschiedliche Konten betrachtet. Der Steuerberater hat auch direkten Zugang zu meinem PayPal (und Stripe) Konto.

Was denkst du?