In den letzten 12 Monaten hat das Amazon-Geschäftsmodell für Verkäufer im deutschsprachigen Raum stark an Popularität gewonnen. Gründe dafür sind unter Anderem der nahezu endlose Buyer-Traffic, unglaublich hohe Conversion Rates und die Möglichkeit Rankings auf der größten Produkt-Suchmaschine der Welt gezielt zum eigenen Vorteil zu beeinflussen. Der Einstieg ins Geschäft ist oft schon mit einer ersten Warenbestellung in Höhe von 1.000-3.000€ möglich und dank der 2-wöchigen Auszahl-Rhythmen von Seiten amazons scheint die Liquidität (von lateinisch „liquidus“ = „flüssig“) anfangs auch nicht wirklich kompliziert.  Tatsächlich ist jedoch eine fehlende oder unvollständige CashFlow- & Bestands-Planung (oder zu deutsch Liquiditätsplanung) einer der Hauptgründe aus dem eCommerce Startups scheitern und sogar insolvent / zahlungsunfähig werden.

Nach 2 bis 3 Produkten kann man den Überblick ziemlich schnell verlieren, hat aber in der Regel noch nicht genug Mittel auf dem Firmenkonto, um eine Fehlinvestition ohne Weiteres wieder auffangen zu können. Deswegen ist es besonders am Anfang wichtig ein System zu haben, dass hilft die Finanzbewegungen auf dem Firmenkonto zu verstehen und vor allem vorherzusehen. 

“Kann das Geld auf dem Firmenkonto in ein neues Produkt investiert werden, oder ist noch eine Umsatzsteuer-Vorauszahlung fällig? Wenn ja, wie hoch wird diese sein?”

“Wann muss für welches Produkt wieder eine Warenbestellung beim Supplier aufgegeben werden?”

“Auf was beläuft sich die Rechnung der Spedition und wann wird die Zahlung fällig?”

Solche Fragen können mit einer vernünftige Liquiditätsplanung in Sekundenschnelle beantwortet werden.

Gerade wenn man sich zu der kreativeren Sorte von Unternehmern zählt (wie ich das tue), die ihre Zeit gerne damit verbringen die spannende Marketing-Strategie für die Welt-Expansion ihrer Marke zu planen, fällt es oft schwer sich mit den eher trockenen Details der Zahlungsein- und -ausgänge auseinanderzusetzen.

Wichtig ist also eine Planung zu haben, die nicht so kompliziert ist, dass einem jedes Mal der Schädel zu rauchen beginnt, und trotzdem ermöglicht genau vorherzusagen, wann denn nun wirklich der richtige Zeitpunkt für die Investition in das nächste Killer-Produkt gekommen ist – sprich: wieviel Cash nach allen Kosten wann zur Verfügung stehen wird.

Ich habe für mein Amazon-Business zusammen mit einem Controlling Experten eine GoogleDrive-Tabelle entworfen, die genau das möglich macht. Nach einigen Monaten des Testens kann ich mir nun nichtmehr vorstellen wie wir das vorher gemacht haben. Solltest Du also noch ohne Liquiditätsplanung arbeiten, oder Dir nicht zu 100% sicher sein, ob deine Planung wirklich alles abdeckt, ist dieser Artikel genau für Dich.

Am Ende des Posts, werde ich für limitierte Zeit meine Tabelle als Vorlage einer Liquiditätsplanung für Interessierte zur Verfügung stellen. Aber auch wenn Du nur nach etwas Inspiration für Deine bestehende Planung suchst, besprechen wir alles in genug Detail, dass Du die meisten Elemente einfach nachbauen kannst.

Auf was es bEI DER LIQUIDITÄTSPLANUNG ankommt:

Die Cash-Flow Planung muss Folgendes beinhalten:

1. Die Einnahmen aus den zweiwöchentlich stattfindenden amazon Zahlungsterminen,  aufgeschlüsselt nach Produkten
2. Die wichtigsten Ausgaben & Kapitalbindungen wie Wareneinkauf, Vorsteuer, Versand, Dienstleister, Angestellte, Umsatzsteuervorauszahlungen, Marketing und evtl. eigene Entnahmen darstellen und mit den Einnahmen verrechnen
3. Warenbestandsführung und Mindestbestand pro Produkt um automatisch die nächsten Bestellzeitpunkte in der Zukunft bestimmen zu können

Hier ein grober Überblick auf diese Elemente der Tabelle aus der Vogelperspektive mit Beispielwerten. Nur grün hinterlegte Zellen müssen manuell gepflegt werden. Den Rest berechnet die Tabelle automatisch, aber dazu später mehr.

Für die Liquiditätsplanung ist natürlich der zeitliche Verlauf ausschlaggebend, da der Sinn der Sache ja ist die Liquidität (tatsächlich verfügbares Kapital) zum Zeitpunkt X vorhersehen zu können. Wie schon kurz angesprochen finden amazon Auszahlungen im 14 Tage Rhythmus statt. Leider geschieht dies aber nicht immer fix zum 1. und 15. des Monats, sondern fortlaufend. Wenn also eine Auszahlung am 8. des Monats kam, kommt die nächste am 22., dann am 6. und so weiter. Da wir aber unsere Ausgaben und Bestände etwas genauer im Auge behalten wollen, werden wir in 7 Tages Intervallen arbeiten. Die Zeitachse verläuft horizontal, also repräsentiert jede Spalte eine Woche, wie hier die Spalte “J” die Woche vom 11. Mai beinhaltet:

Nachdem wir in die Zelle H3 ein beliebiges Start-Datum eingetragen haben, können wir mit der Formel “ = H3+7” die Zeitachse im fortlaufenden 7-Tage-Intervall darstellen. J3 beinhaltet also “= I3+7” und so weiter.

Schritt 1: Grundlegende Produktinformationen & Startkapital einmalig eintragen

Zunächst wird einmalig pro Produkt der Verkaufspreis (ab jetzt VK) und der individuelle Amazon-Auszahlungsbetrag eingetragen. Der Auszahlungsbetrag ist natürlich nicht der VK, sondern = VK – Amazon Gebühr – Amazon Versandkosten (bei fba). Amazon zieht diese Kosten schon vom Auszahlungsbetrag ab, was es uns auch leichter macht, da wir uns eine separate Darstellung der Amazon Kosten so sparen können: Aber Achtung, der Auszahlungsbetrag ist nicht der für Dich verbleibende Betrag, er enthält auch noch an das Finanzamt abzuführende Mehrwertsteuer!

Als Nächstes muss der Umsatzsteuer-Anteil pro verkaufter Einheit des jeweiligen Produktes hier ermittelt werden. Achte darauf, dass die Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuer sich auf den VK (hier 17,95) bezieht und nicht auf den Auszahlungs-Wert aus Zelle D4. Mit er Formel “=C4/1,19*0,19” berechnen wie hier also die 19% vom VK.

Dann wollen wir noch wissen auf was sich der Vorsteuer-Anteil pro gekauftem Produkt beläuft. Das ist wichtig, da wir an das Finanzamt “nur” die Differenz aus eingenommener Mehrwertsteuer und schon gezahlter Vorsteuer (die Einfuhr-Umsatzsteuer beim Warenimport) abdrücken müssen. Indem wir die Vorsteuer pro Produkt und Einheit angeben, können wir später automatisch die zu erwartenden Umsatzsteuer-Vorauszahlungen an das Finanzamt errechnen – aber dazu später mehr. Hier berechnet die Formel ganz einfach 19% des Einkaufpreises (Ware + OEM Verpackung + Versand) des Produktes um auf die Vorsteuer pro Einheit zu kommen. In diesem Beispiel beläuft sich das bei Produkt 1 auf 3€ pro Einheit, was Du in der Formel “=3*0,19” erkennen kannst.

Die selben Infos tragen wir nun für Produkt 2-7 (oder wieviele Produkte Du auch immer hast) in die entsprechenden Zeilen ein.

Um ein akkurates Bild des Kontostandes zu schaffen muss natürlich als Ausgangspunkt zunächst der aktuelle Kontostand notiert werden. Ich habe hier zum Zweck des Liquiditätsplanungs-Beispiels 2.000€ eingetragen.

Schritt 2: Grundlegende Einkaufs- und Bestandsinfos einmalig angeben

Hier sind 3 Zeilen pro Produkt notwendig, denn:

1. Der Einkaufswert der Ware wird meistens zu 100% im Voraus gezahlt (es sei denn Du schaffst es mit Deinem Supplier ein anderes Zahlungsziel zu vereinbaren, wie Lars das gemacht hat).

2. Transport- und Einfuhrkosten fallen bei Nutzung einer Spedition erst nach Produktion an – also je nach Produkt zwei bis drei  Wochen nach Zahlung des Waren-Wertes (EK). Da es uns hier um Liquidität – also Zahlungszeitpunkte – geht, müssen wir diese Zahlen schön sauber von einander trennen. Lässt Du deinen Supplier auch den Versand übernehmen, werden die Transportkosten in den Einkaufspreis eingerechnet und gleichzeitig mit der Warenbestellung bezahlt.

3. Die Menge der gekauften Einheiten muss getrennt aufgeführt werden, um die Bestandsrechnung möglich zu machen. Sie wird zu dem Zeitpunkt automatisch aufgeführt, zu dem sie auch effektiv von Amazon auf Bestand gebucht werden muss (meist 3-8 Wochen nach Bestellung der Ware, je nach dem ob Schiff- oder Luft-Transport). Hierzu später mehr in Schritt 3.

Um hier später möglichst viel automatisieren zu können, müssen wir die Tabelle zunächst einmalig mit den Transportkosten pro bestellter Einheit des Produktes sowie der Bestellmenge, die wir normalerweise einkaufen, füttern. Bei Produkt 1 werden zum Beispiel immer 1000 Einheiten bestellt und die Versand- und Einfuhrkosten belaufen sich insgesamt pro Einheit auf 1€.

Dann vermerken wir noch im Bereich “Warenbestand” den Anfangsbestand für Produkt 1 (hier “1000”) und den Mindestbestand ab dem die Tabelle uns automatisch darauf aufmerksam machen soll, dass eine neue Bestellung notwendig wird. Der Mindestbestand hängt natürlich von den durchschnittlichen täglichen Absatzzahlen des Produktes und der durchschnittlichen Produktions- und Lieferzeit ab. Wenn wir im Schnitt 20 Einheiten am Tag verkaufen und von Bestellung bis Ankunft der Ware im Amazon Lager normalerweise 3 Wochen vergehen, sollten wir hier einen Mindestbestand von 20 x 21 = 420 wählen. Um auf Nummer sicher zu gehen, habe ich hier beispielhaft 500 gewählt.

Nachdem ich die selben Informationen für Produkt 2-7 eingegeben habe, hat die Tabelle nun genug Informationen um in Kombination mit den manuell eingetragen wöchentlichen Absatzzahlen (Schritt 3) vorher zu sehen:

• wann neue Warenbestellungen für welches Produkt nötig werden
• Auf was sich die Mehrwertsteuer nach Verrechnung der gezahlten Vor- und eingenommen Mehrwertsteuer beläuft
• und was der wirkliche Kontostand nach allen Finanzbewegungen der jeweiligen Woche sein wird

Schritt 3: Tabelle wöchentlich pflegen und in die Zukunft planen

Nachdem wir alle grundlegenden Daten für jedes Produkt angegeben haben, können wir nun endlich anfangen die Liquiditätsplanung praktisch zu nutzen.
Sagen wir heute ist der 11. Mai, was auch ein Auszahlungstermin von Amazon ist, und ich möchte für die letzten 14 Tage alle Absatz-Zahlen pro Produkt eintragen. Wie Du siehst stellen wir das für jedes Produkt in 2 Zeilen dar (z.B. Zeile 4 & 5 für Produkt 1). Die erste Zeile (hier Zeile 4) ermittelt automatisch den Amazon-Auszahlungsbetrag basierend auf den Absatzzahlen, die wir manuell in die zweiten Zeile eintragen (hier 300 Stk).

Wir müssen also alle 14 Tage (immer am Amazon-Auszahlungs-Tag) die Absatz-Menge für diesen Zeitraum pro Produkt in die jeweilige grüne Zeile eintragen. Dann wird automatisch der Auszahlungswert pro Produkt in der Zeile darüber – sowie in Zeile 18 die Summe aller Werte für alle Produkte – berechnet.

Um in den Kontostand und Bestand in die Zukunft projizieren zu können trage ich nun ähnliche Absatzzahlen für den nächste Amazon-Auszahlungs-Termin 2 Wochen später (oder beliebig weit in die Zukunft) ein. Erwarte ich für ein Produkt einen saisonal bedingten Anstieg an Verkäufen, trage ich hier lieber zu großzügige als zu knappe Absatzzahlen für die Zukunft ein, denn wir wissen natürlich lieber zu früh als zu spät, wenn Bestand für ein Produkt knapp wird. Hier erwarte ich beispielsweise für Produkt 4 einen Absatz von 400 statt 300 in den nächsten 14 Tagen.

Gleichzeitig werden die verkauften Einheiten nun automatisch vom Bestand abgezogen, was uns ermöglicht den Bestand in der Zukunft vorherzusagen.

Wird dabei der Mindestbestand für ein Produkt unterschritten, bucht die Tabelle automatisch Bestand in Höhe der Menge, die wir wir als Normal-Bestellwert in Schritt 2 angegeben haben, hinzu. Hier erkenne ich nun zum Beipspiel, dass Produkt 1 und Produkt 4 in der Woche vom 25. Mai den Mindestbestand unterschreiten werden.

Da die Normal-Bestellmenge für beide Produkte sich auf jeweils 1000 Einheiten beläuft, bucht die Tabelle nun automatisch die entsprechende Anzahl an Einheiten auf Lager und addiert sie zum Rest-Bestand für die Woche vom 1. Juni.

Das geschieht, da Nachschub bis zum 1. Juni spätestens im Amazon Lager eingetroffen sein muss, um nicht Out-Of-Stock zu gehen. Die dazugehörigen Transportkosten werden automatisch vom Umsatz der 1.Juni-Woche abgezogen, wie Du im Ausgaben-Bereich sehen kannst. Das passiert, weil die Rechnung vom Spediteuer nach Lieferung – also in der selben Woche der Bestandsbuchung – eingeflattert kommt.

Da ich weiß, dass beide Produkte eine Produktions- und Lieferzeit von ca. 3 Wochen haben, muss ich also 3 Wochen vorher – in der Woche vom 18.05. – 1000 Einheiten für Produkt 1 und 2 bestellen, was ich eventuell ohne diesen Blick in die Zukunft verpasst hätte.

Aber wird in der Woche vom 18.05. nach allen laufenden Kosten noch genug Cash verfügbar sein, um für beide Produkte Nachschub zu bestellen? Um das eindeutig sagen zu können, müssen wir unsere Ausgaben tracken.

Außer der produktbezogenen Kapitalbindung, fallen natürlich noch andere laufende Kosten wie Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, externe Dienstleister, Software, Amazon PPC, ggf. eigene Entnahmen usw. an. Wie genau du diese tracken willst, ist Dir überlassen. Du kannst diese entweder in der Zeile “Sonstiges” zusammenfassen, oder für jeden regelmäßigen Posten eine neue Zeile einfügen. Wenn Du neue Zeilen hinzufügst, müssen natürlich auch die Formeln entsprechend angepasst werden.

Zum Beispiel habe ich hier wöchentliche PPC Kosten von 700€,

sonstige monatliche Kosten von 2.000€ für Software und Dienstleister/ Teilzeitkräfte

und vermerke eine Auszahlung an Unternehmer von 3.000€ am Ende des Monats.

Eines der besten Features der Tabelle ist, dass die zu zahlende Mehrwersteuer basierend auf unseren Angaben aus Schritt 1 & 2 wöchentlich voll-automatisch berechnet wird. Das erlaubt uns immer ein möglichst akkurates Bild auf unseren wirklichen Kontostand nach Kapitalbindungen, Kosten und Steuern. Wie du siehst enthalten hier die Umsätze der Woche vom 11.05. ca. 4.000€ Umsatzsteuer und in der Woche vom 25. Mai nur ungefähr die Hälfte.

Die auffallend niedrigen Mehrwertsteuer-Kosten am 25. Mai entstehen, weil die Tabelle in dieser Woche automatisch die schon gezahlte Vorsteuer beim Warenimport des Bestandes von Produkt 1 und 4 von der eingenommen Mehrwertsteuer abzieht (nein, Du musst die lange Formel im folgenden Screenshot nicht nachvollziehen können es sei denn Mathe war schon immer Dein Ding).

Die Umsatzsteuer-Vorauszahlungs-Summen werden dank der Angaben aus Schritt 1 und 2 nun von der Tabelle automatisch für jeden Zeitraum zu dem Absatzzahlen eingetragen wurden (Schritt 3) berechnet und separat dargestellt: Mehrwertsteuereinnahmen des Monats – Vorsteuerabgaben des Monates (falls vorhanden)  = anfallende Vorrauszahlung. Diese Berechnung machen wir näherungsweise, sie ersetzt keine Beratung durch Deinen Steuerberater.

Auf einen Blick kann ich nun am tatsächlichen Kontostand der Woche vom 18.05. erkennen, ob genug Cash verfügbar sein wird, um Produkte 1 & 4 nach zu bestellen. In dem Fall benötige ich insgesamt 9.450€ für den Wareneinkauf + Transport und kann sehen, dass trotz automatisch abgezogener Mehrwertsteuer und sonstiger Kosten, 15.092€ auf dem Konto verfügbar sein werden.

Ich kann also ohne Probleme eine Bestellung für den 18. Mai buchen. Die entsprechenden Einkaufswerte trage ich manuell in die entsprechende Zeile für Produkt 1 & 4 unter Ausgaben ein.

Um bei der Aufteilung dieser Zahlen nicht den Überblick zu verlieren welche Waren-Zahlung mit welcher Bestandsbuchung zusammenhängt nutzen wir ganz einfach durch Rechtsklick auf die Zelle die Kommentar-Funktion von Google.

Hier können wir zum Beispiel bei der Bestandsbuchung von 1000 Einheiten für Produkt 4 vom 25.05. notieren “Bestand von Bestellung von Woche 18.05.”.

Das kleine Dreck signalisiert, dass in einer Zelle eine Notiz vorliegt. So können auch Geschäftspartner, die nicht selbst die Daten eingetragen haben, schnell verstehen wie die Zahlen zusammenhängen. Ein einfaches Hovern mit dem Mauszeiger über der Zelle, öffnet eine Vorschau des Kommentars.

Wow Du bist noch da? Ich bin beeindruckt. Dann noch ein paar Tipps dazu wie Du die Tabelle sonst noch nutzen kannst, um Dein Amazon-Business voll und ganz im Griff zu haben.

Andere Anwendungs-MÖGLICHKEITEN der LIQUIDITÄTPLANUNG

Nachdem wir also

• einmalig alle Infos pro Produkt (Schritt 1 & 2)
• 14-tägig alle Ist-Absatzzahlen und beliebig weit in die Zukunft alle Soll-Absatzzahlen (Schritt 3)
• sowie wöchentlich unsere Ausgaben bzw. Kapitalbindungen (Schritt 3)

angegeben haben, erhalten wir einen Blick auf unseren wahren Kontostand nach allen Ausgaben und können somit genau erkennen wieviele “liquide Mittel” uns wirklich wann zu Verfügung stehen werden.

Ich kann also in die Zukunft schauen, um zu sehen wie der Kontostand sich bei gleichbleibenden Kosten und kumulierenden Profiten in zB. 5 Monaten verändert haben wird.

Natürlich kann ich auch zur Simulation eine neue Zeile für ein neues Produkt anlegen, um zu sehen wie sich dieses mit geschätzten Absatzzahlen auf den CashFlow und Profit auswirken würde. (Aber Achtung: werden neuen Zeilen eingefügt, dann müssen auch die entsprechend betroffenen Formeln angepasst werden!)
Zusätzlich ist diese Planung natürlich gleichzeitig eine ideale Vorlage für einen Businessplan, welcher spätestens bei der Anfrage von Fremdfinanzierung durch Banken oder Investoren erarbeitet werden muss.

Hinweis

Wichtig: Um in die Zukunft projizieren zu können, arbeitet die Tabelle mit fixen Größen wie dem EK/VK pro Produkt, den durchschnittlichen Lieferzeiten pro Produkt usw. Die Vorhersage dient nur der Planung. Natürlich werden in der Realität immer kleine Abweichungen vorkommen wie zB. eine unerwartet lange oder kurze Lieferzeit. Dann muss natürlich der IST-Zustand manuell angepasst werden (was sowieso alle 14 Tage getan wird). Solltest Du Deinen VK in der Zukunft ändern, kannst Du in der Tabelle nicht einfach einen anderen VK eintragen. Das würde natürlich auch die Zahlen der Vergangenheit betreffen und somit verfälschen. In dem Fall müssen erst alle Inhalte der Vergangenheit bis zum jetzigen Zeitpunkt kopiert und ohne Formeln (als purer Wert) wieder eingefügt werden. So bleiben die Vergangenheitswerte gleich, da sie nun nichtmehr auf Formeln basieren, und die Zukunftswerte deiner Planung passen sich sofort dem neuen VK an.

TABELLEN DOWNLOAD

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