12 Tipps zur effizienten Anwendung von Google Tabellen

12 Tipps zur effizienten Anwendung von Google Tabellen

Viele arbeiten mit Google Tabellen, der kostenlosen Excel-Alternative von Google, die sich komplett ohne Installation im Browser bedienen lässt. Zudem lässt sich in Google Tabellen ideal in Teams zusammenarbeiten und Änderungen an Dokumenten werden direkt in der Cloud gespeichert. Datenverlust ist somit sozusagen ausgeschlossen.

In unserem letzten Beitrag der Google Tools Serie haben wir Google Docs vorgestellt und wieso Google Docs für die Collaboration in Teams unschlagbar ist.

In diesem Artikel gehen wir auf die besten Tipps und Tricks zum Arbeiten mit Google Tabellen ein.

Tipp 1: Spalten und Zeilen fixieren

Unser Tipp 1 bietet sich an, wenn du mit großen Listen arbeitest. Bevor durch herunterscrollen der Überblick verloren geht, können die wichtigen Zeilen bzw. die Spalten, fixiert werden.

Google Tabellen Zeile fixieren 600 opt

Das geht so: 

  1. Auf “Ansicht” im Menü klicken
  2. Mit der Maus auf “Fixieren” fahren
  3. Auswählen, wie viele Zeilen oder Spalten fixiert werden sollen

Tipp 2: Versionsverlauf ansehen und Änderungen rückgängig machen

Wenn Google für Collaboration im Team genutzt wird, kommt es öfters einmal vor, dass Änderungen nachvollzogen oder sogar rückgängig gemacht werden müssen. Für diesen Anwendungsfall gibt es in Google Tabellen den Versionsverlauf.

Diesen rufst du unter “Datei” > “Versionsverlauf” > “Versionsverlauf ansehen” auf.

Google Tabellen Versionsverlauf

Tipp 3: Mehr Fokus und Übersicht im Fullscreen-Modus

Der Fullscreen-Modus in Google Tabellen wird unter “Ansicht” aktiviert und kann mit Esc wieder beendet werden. Mit dem Fullscreen-Modus wird die Menü- und die Symbolleiste ausgeblendet, so dass du auf deinem Bildschirm ein größerer Bereich für die Tabelle genutzt werden kann.

Ähnlich dazu verhält sich die Option “Kompakte Steuerelemente wodurch, nur die Menüleiste ausgeblendet wird. Die Symbolleiste bleibt dabei bestehen.

Beide Optionen schaffen mehr Übersicht und einen klareren Fokus auf die Inhalte der Tabelle.

Tipp 4: Ein Bild in eine Zelle einfügen

In manchen Tabellen ist es praktisch, diese optisch mit einem Bild zu strukturieren bzw. sein Logo zu hinterlegen.

In Google Tabellen gibt es für diesen Anwendungsfall eine extra Funktion, die ein Bild von einer URL in einer Zelle anzeigt. Je nach Skalierung gibt es dazu auch vier unterschiedliche Modi.

Die Funktion sieht dann je nach Modi so aus:

  • =image(“URL zum Bild”,1) – Das Bild wird so skaliert, dass es in die Zelle genau hinein passt.
  • =image(“URL zum Bild”,2) – Das Bild wird gestreckt, um die komplette Zelle auszufüllen.
  • =image(“URL zum Bild”,3) – Das Bild wird in Originalgröße angezeigt.
  • =image(“URL zum Bild”,4) – Das Bild kann mit einer benutzerdefinierten Größe verwendet werden. 
Google Tabellen Bild einfu  gen

Tipp 5: Shortcuts für schnelleres Arbeiten verwenden

Ziemlich viele Funktionen und Einstellungen lassen sich per Shortcut mit der Tastatur ausführen. In den Einstellungen findest du neben den jeweiligen Befehlen oftmals die Shortcut-Kombination.

Außerdem gibt es in Google Tabellen unter “Hilfe” > “Tastenkombinationen” eine komplette Liste aller zu verwendenden Möglichkeiten.

Hilfreiche Shortcuts sind zum Beispiel:

  • Strg + Leertaste für Spalte auswählen
  • Shift + Leertaste für Zeile auswählen
  • ⌘ + Rücktaste für zum Scrollen zur aktiven Zelle
  • uvm.

Tipp 6: Arbeitsblätter und Bereiche schützen

Eine sehr nützliche Funktion für umfangreiche Tabellenblätter ist der Schutz einzelner Bereiche oder ganzer Tabs. Das gibt dir die Möglichkeit, große und detaillierte Formeln zu schützen, so dass diese nicht durch Versehen geändert und dadurch zu einem Fehler führen. 

Google Tabellen Bereich schu  tzen

Um Bereiche in Google Tabellen zu schützen gehst du so vor:

  1. Du klickst auf “Daten” und dann auf “Geschützte Tabellenblätter und Bereiche”
  2. Es öffnet sich eine Sidebar auf der rechten Seite, in der du einen neuen Bereich anlegen kannst. Dafür klickst du auf “Tabellenblatt oder Bereich hinzufügen”.
  3. Um einen Bereich zu schützen, klicke auf Bereich und wähle diesen aus. Möchtest du ein ganzes Tabellenblatt sichern, kannst du im Dropdown das zu schützende Tabellenblatt auswählen.
  4. Im nächsten Schritt gibst du die Berechtigung an. Hier besteht die Wahl zwischen: “Beim Bearbeiten dieses Bereichs Warnung anzeigen” oder “Beschränken, wer diesen Bereich bearbeiten darf”
  5. Auf “Speichern” klicken und der Bereich ist geschützt

Tipp 7: Google Tabellen in Goolge Docs einfügen

Arbeitest du mit Google Tabellen und Google Docs, kannst du diese auch in einander anwenden. Zum Beispiel lassen sich auf diese Weise in Google Tabellen übersichtliche Diagramme aus deinen Zahlen und Daten erstellen und anschließend in ein Textdokument integrieren.

Auf diese Weise bleiben deine Daten auch bei Änderungen in allen Dokumenten aktuell.

So geht es:

  1. Öffne ein Dokument in Google Docs
  2. Klicke auf “Einfügen” > “Diagramm” > “Aus Google Tabellen”
  3. Klicke auf die Tabelle mit dem Diagramm, welches hinzugefügt werden soll
  4. Klicke auf “Importieren”.

Fertig ist das Einbinden und das Verknüpfen von Google Tabellen und Google Docs.

Tipp 8: Nur das Datum aus dem Timestamp extrahieren

Ein Timestamp sieht in der Regel so aus: 2017-11-23 13:56:00

Soll in einer Zelle jedoch nur das Datum verwendet werden, kann die Zeit mit einer simplen Formel entfernt werden.

int( ) nennt sich die Formel.

Bei der Anwendung wird auf die Zelle mit dem Timestamp referenziert und die Zeit extrahiert. 

Google Tabellen Timestamp umwandeln

Tipp 9: Google Tabellen mehrsprachig verwenden

In Google Tabellen gibt es auch eine Formel für Übersetzungen. Mit dieser lassen sich einzelne Zellen übersetzen und Tabellen sich automatisiert mehrsprachig gestalten.

Die Funktion sieht zur Anwendung so aus: =googletranslate(A1;”de”;”en”)

Es wird die zu übersetzende Zelle ausgewählt. Angegeben welche Sprache es ist und in welche Sprache übersetzt werden soll. 

Google Tabellen Translate

Tipp 10: Daten auf Korrektheit prüfen

Mit den Funktionen =isemail( ) und =isurl( ) kannst du prüfen, ob in einer Zelle auch tatsächlich eine gültige E-Mail Adresse bzw. URL eingetragen wurde.

Solltest du eine große Kontaktliste verwalten, gibt dir diese Funktion die Sicherheit, dass kein Fehler vorhanden ist.

Tipp 11: Farbige Formate auswählen

Ein eher spielerisches und individuelles Feature ist das auswählen von Design und Farbe. Für Google Tabellen lassen sich 12 unterschiedlich vordefinierte Farbsets auswählen oder ein ganz individuelles zusammenstellen.

Die Funktion findest du in Google Tabellen hier:

  1. Du klickst unter “Format” auf “Wechselnde Farben”
  2. Es öffnet sich eine Box in der rechten Spalte, in der du deine Farbe auswählen kannst.
Google Tabellen Farben

Tipp 12: Mehr Möglichkeiten mit Add-ons

Als letzter Tipp ist der Bereich Add-ons zu nennen. In diesem gibt es zahlreiche Erweiterungen, die für Google Tabellen neue Schnittstellen zu anderen Tools oder Funktions-Erweiterungen beinhalten.

Die Add-ons sind nach

  • Lernen
  • Produktivität
  • Serviceprogramme
  • Soziale Netzwerke & Kommunikation
  • Tools fürs Büro

unterteilt.

Schau dich dort gerne einmal um, welche Funktionen dich bei deiner Arbeit mit Google Tabellen noch unterstützen können.

Fazit: Zahlreiche Features machen das Arbeiten mit Google Tabellen effizient

Es zahlreiche Formeln und Funktionen, mit denen sich in Google Docs Daten und Tabellen darstellen und bearbeiten lassen. Die hier aufgeführten Tipps sind ein Auszug von hilfreichen Features.

Nicht alle treffen für jeden Anwendungsfall zu, daher gilt es für jeden selbst, sich die besten Punkte herauszusuchen.

Welche Funktionen und Formeln sind für dich am hilfreichsten? Ergänze das gerne in den Kommentaren. 

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