Mein FBA Setup für Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern in der EU

Mein FBA Setup für Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern in der EU

FBA (Fulfillment by Amazon) ist ein riesiges Thema, sowohl für E-Commerce-Schwergewichte, als auch für Neulinge. Wer neu in den Online Handel einsteigt, der kann in wenigen Tagen anfangen bei Amazon Produkte zu verkaufen, so wie ich selbst auch mit Kaffeebohnen vor knapp 2 Jahren gestartet bin

FBA ist ein perfekter Weg, um schnell Produkte zu verkaufen und Ergebnisse zu erzielen. Über das PAN EU Programm macht Amazon die Verkäufe sogar im EU-Ausland recht einfach. Doch was passiert eigentlich aus Steuersicht, wenn ich im Ausland verkaufe? In diesem Artikel möchte ich als FBA Seller mein Tool-Setup und meine eigenen Erfahrungen aus der Praxis rund um Umsatzsteuern im EU Ausland über FBA teilen. 

Umsatzsteuern und Lieferschwellen in der EU

Die Grundlage zur Abführung von Steuern im Ausland ist das Überschreiten sogenannter Lieferschwellen. Wer unterhalb der Lieferschwellen verkauft, führt die Umsatzsteuer auch bei grenzüberschreitendem Handel an das gewohnte heimische Finanzamt ab. Wer die Lieferschwelle (also eine bestimmte Umsatzgrenze im Ausland) überschreitet, der muss die Versteuerung im Bestimmungsland (also im Land des Kunden) vornehmen.

Wie in diesem Artikel schön erklärt ist, ist diese Versandhandelsregelung dafür da, um Steuerdumping zu verhindern. Ohne diese Regelung würden sich die Händler einfach nur in den EU-Mitgliedsstaaten anmelden, in denen die günstigsten Steuern vorliegen.

Lieferschwelle liegt bei 100.000 Euro oder weniger

Grundsätzlich gilt eine Lieferschwelle von 100.000€. EU-Mitgliedsstaaten dürfen diese aber aus wirtschaftspolitischen Gründen auch auf bis zu 35.000€ herabsetzen (was die meisten Staaten auch gemacht haben). Nur noch Deutschland, Luxemburg, die Niederlande und UK haben eine Grenze von 100.000€. Varianzen wie z.B. bei Dänemark (z.B. 37.551 Euro) kommen durch Wechselkurs-Schwankungen zustande. Hier ist eine aktuelle Übersicht der Lieferschwellen:

lieferschwellen liste

Auszug 16.9.2017 von Taxdoo. Die vollständige Liste gibt´s hier

Die Tabelle zeigt, dass die meisten Lieferschwellen deutlich unter 100.000€ Netto-Jahresumsatz liegen. Die Zahlen mögen zwar hoch aussehen, als FBA Seller sind diese aber schnell erreicht. Zur Erinnerung: Die Lieferschwellen werden in Netto-Jahresumsätzen angegeben.

Nur Verkäufe an Endkunden werden berücksichtigt

Um das Erreichen der Lieferschwelle richtig zu ermitteln, sind nur Netto-Umsätze inkl. Verpackungskosten and Endverbraucher zu berücksichtigen (B2C). Lieferungen an Unternehmen (B2B) ins EU-Ausland werden nicht berücksichtigt.

Was passiert, wenn die Lieferschwelle überschritten wird?

Sobald die Lieferschwelle überschritten wird muss der Umsatz ab diesem Zeitpunkt im Bestimmungsland versteuert werden.

Ein Beispiel: In Deutschland fallen auf Kaffee 7% MwSt. an. Verkaufe ich jetzt mehr als 37.300€ Kaffee im Jahr nach Polen (160.000 PLN), muss ich alle Umsätze in Polen ab dem 37.301 Euro zum polnischen lokalen Steuersatz von 23% versteuern. Ich zahle also plötzlich mehr als drei mal so viele Umsatzsteuern, wie bisher in Deutschland (habe dafür aber auch das Recht auf Rückforderung der Kaffeesteuer, aber das soll hier nicht Gegenstand des Beitrags sein).

Permanente Überwachung: Wie weit bin ich noch vom Überschreiten der Lieferschwelle entfernt?

Die Überwachung der Lieferschwellen ist für alle FBA Seller höchst relevant. Auch, wenn du nur auf dem Deutschen Amazon Marktplatz als FBA Seller aktiv bist, läufst du in Gefahr Lieferschwellen zu überschreiten. Denn Amazon.de verkauft meine Ware ungefragt auch nach Österreich und in andere Nachbarländer wie Holland und Belgien. Umsätze also im Ausland, die überwacht werden müssen. 

Um genau das im Blick zu behalten nutze ich die Kombination aus Amazon Rechnungsstellung über FastBill und die Lieferschwellenüberwachung mit Taxdoo. Beide Tools funktionieren prima zusammen. Jede FBA Bestellung wird von Taxdoo erfasst und an FastBill zu Rechnungsstellung übermittelt. Zurück kommt eine fertig erstellte Rechnung, die spätestens 1 Stunde nach der Order beim FBA Kunden in der Nachrichten-Inbox landet, und das komplett automatisch. So sieht das dann beim Kunden in der Inbox aus:

Bildschirmfoto 2017 09 18 um 15.11.10

Und so sieht die Rechnung im Anhang aus:

amazon rechnung

Von FastBill erzeugte Rechnung im eigenen Design.

Das Taxdoo Dashboard hält mich auf dem Laufenden

Das Taxdoo Dashboard zeigt mir ausserdem, wie nah ich schon an den Lieferschwellen dran bin. Ein spannender Moment, denn diese Zahlen hatte ich vorher nicht wirklich im Blick. In meinem ersten Jahr entdeckte ich z.B. sowas:

Bildschirmfoto 2017 09 15 um 14.31.27

  Und so sieht ein ein Ausschnitt aus dem Jahr 2017 aus:

Bildschirmfoto 2017 09 15 um 14.34.43

Was, wenn die Lieferschwelle (bald) überschritten wird?

Zu wissen, wie weit man noch von der Lieferschwelle weg ist, ist schonmal gut. Sobald absehbar ist, dass diese tatsächlich bald überschritten wird, muss gehandelt werden.

Folgende Schritte sind in dem Fall zu tun:

1. Umsatzsteuer-ID im Ausland beantragen

Taxdoo arbeitet mit der internationalen Steuerkanzlei Amavat zusammen (die viel Erfahrungen mit FBA haben) und hat den Registrierungsprozess für eine Umsatzsteuer-ID im Ausland deutlich vereinfacht. Pro Land gibt es eine kurze Checkliste mit geforderten Unterlagen. Diese sind bei Amavat abzugeben. Etwa 1-2 Monate später liegt die VAT ID für Aktivitäten im Ausland dann vor.

Hier die Checkliste für die Beantragung der Ust-ID in Polen:

  • Satzung
  • Handelregisterauszug
  • Unternehmerbescheinigung (Beim Finanzamt zu beantragen)
  • Tätigkeitsbeschreibung (einfach selbst erstellen)
  • Auskunft über Betriebsstätten vor Ort

Darüber hinaus übernimmt Amavat auf Wunsch noch die Übersetzung der Dokumente und benötigt eine Vollmacht zur Kommunikation mit den ausländischen Finanzbehörden.  

Kosten für die Beantragung der Umsatzsteuer-ID: 420 Euro + bei Bedarf Übersetzungspackage von 170 Euro

2. Ermittlung der Steuerschuld pro Land

Was wurde wohin verkauft? Was wurde wann von welchem Land in welches andere Land geliefert? Fast unmöglich, diese Warenbewegungen im Blick zu behalten. Und genau hier kommt der Mehrwert von Taxdoo zum Vorschein. Alles, was ich (und Amavat) am Monatsende bekommen, sind eine nach "Country of Taxation" aufgeschlüsselte Liste meiner Transaktionen. 

Die Summen lassen sich zudem einfach im Taxdoo Dashboard auslesen und z.B. einfach in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernehmen.

3. Bezahlen der Steuern

Die zu bezahlenden Steuern im Ausland legt Amavat in einer Zahlungsaufforderung auf Basis der Taxdoo-Daten vor. Die in Deutschland zu versteuernden Umsätze kann ich selbst weiterhin per Umsatzsteuer-Voranmeldung deklarieren und lasse sie per Lastschrift-Einzug einziehen.

Für die Zahlungen im Ausland erhalte ich monatlich eine Zahlungsaufforderung von Amavat wie diese hier:

amavat cz steuerzahlung


Die E-Mail zeigt: Die Steuern im Ausland müssen in der jeweiligen Landeswährung gezahlt werden. Wer also eine Bank in Deutschland verwendet, die keine Auslandzahlungen ermöglicht, der kann Services wie Transferwise oder Azimo nutzen. 

Da Transferwise Steuerzahlungen nach Polen ablehnt, nutze ich für diesen speziellen Fall Azimo (Übrigens: Mit dem Gutschein-Code CHRISTIANH88 bekommst du 10€ Guthaben bei einer Anmeldung bei Azimo). Für meinen "täglichen und privaten Gebrauch" nutze ich häufig allerdings Transferwise, da die Gebühren etwas günstiger sind. Am besten bei beiden Services anmelden selbst ausprobieren.

4. ZM = Zusammenfassende Meldung

Sind die Umsatzsteuern im In- und Ausland über die deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung und Amavat angemeldet und bezahlt, ist der letzte Schritt die sog. Zusammenfassende Meldung. Diese muss monatlich und bis zum 25. des Folgemonats über www.elsteronline.de erfolgen. 

Die Zusammenfassende Meldung ist für Verbringungen ins Ausland zu machen, damit jedes Land auch unabhängig der Steuerzahlungen weiss, was wann wohin exportiert wurde. Für eventuelle Steuerprüfungen solltest du dafür eine Pro-Forma Rechnung erstellen (um die Lieferung an sich selbst zu belegen). Liegen die zu meldenden Verbringungen unter 50.000€ im Quartal, reicht auch eine Meldung pro Quartal aus.

Die Zahlen für die ZM bekomme ich ebenfalls direkt aus dem Taxdoo Dashboard geliefert. In diesem Blogpost findest du auch nochmal eine Erläuterung, wie das mit der ZM genau funktioniert.

Fazit & Kosten

Das Zusammenspiel von Amazon FBA, FastBill, Taxdoo und Amavat ist wirklich sehr einfach und läuft überwiegend automatisiert. Taxdoo bringt Ordnung in den Zahlensalat und übermittelt Daten direkt an Amavat. Das vermeidet Fehler und Amavat kann - falls Fragen bestehen - sich direkt an Taxdoo wenden. Für mich eine optimale Lösung.

Als aktiver FBA Seller sind die Kosten für dieses Setup sind überschaubar. Entscheidest du dich als Amazon Seller für eine monatliche Einreichung der Umsatzsteuern in Tschechien und Polen über Amavat, dann kostet das CEE-Paket 250€ monatlich (bei jährlicher Zahlung). Die Registrierung als Flatrate kostet 590€ pro Land. Mehr zu den Preisen bei Amavat findest du hier.

Für Lieferschwellenüberwachung und die Datenaufbereitung verlangt Taxdoo im kleinsten Paket (bis 1000 Transaktionen) 89€ pro Monat. FastBill kann man bereits ab 9€ pro Monat nutzen (und damit allgemein unbegrenzt Rechnungen erstellen und Belege erfassen). Für die Schnittstelle zu Taxdoo fallen ab 19€ / Monat an.

Vergleiche ich diese Kosten gegen die erhöhten Gebühren bei Amazon für die exklusive Lagernutzung in Deutschland, dann lohnt sich die Umstellung auf den FastBill-Taxdoo-Prozess ab ca. 600-800 Bestellungen im Monat. 

1 Kommentar

  • Hi,

    sorry, aber ich kann vor der Kombination Taxdoo/FastBill nur extrem warnen. Wir haben aktuell die Wahl zwischen sehr hohen Kosten oder sehr hohem Zeitaufwand, das Chaos wieder gerade zu biegen.
    Dies hat zwei Gründe:
    1. FastBill wird extreeem langsam, wenn man soviele Rechnungen importiert.
    2. TaxDoo hat mehrmals Rechnungen aus Amazon nicht importiert, diese sind nun mit falschem Datum und falschem Jahr in FastBill. Aufgrund fehlender Funktionen kann das aber nicht einfach ausgebessert werden.

    Von Seiten beider Anbieter werden wir leider sehr im Stich gelassen (sinngemäß: "Das ist ja nur eine Beta-Phase und kostet nichts extra, also brauchst du dich nicht beschweren").

    VG
    René

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