Anleitung: Rechtskonforme Rechnungen mit EU-USt. erstellen für Amazon, Shopify, eBay und Co.

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FBA (Fulfillment by Amazon) ist ein riesiges Thema, sowohl für E-Commerce-Schwergewichte, als auch für Neulinge. 

Um nicht zu sehr von Amazon abhängig zu sein, starten auch immer mehr Online Händler mit einem eigenen Shop. Ein guter Trend! Vor allem Shopify scheint hierfür immer beliebter zu werden (Hier findest du meinen Erfahrungsbericht mit Shopify).

Besonders aktive Online Händler setzen zudem auch auf weitere Marktplätze wie eBay, Rakuten, Real oder andere. 

Aber egal, wo letztlich die Produkte verkauft werden, eine zentrale Herausforderung bleibt: die Rechnungsstellung, sowie die Lieferschwellenüberwachung und Steuerabführung bei Verkäufen ins Ausland. Wer das nicht beachtet und keine (oder nur immer nur Rechnungen mit immer der gleichen MwSt. erstellt, der läuft in Gefahr sein Unternehmen schneller in die Insolvenz zu steuern, als man gucken kann). Warum das so ist, erfährst du weiter unten.

Um alle Anforderungen an eine EU-Umsatzsteuer-konforme und dennoch automatisierte Rechnungsstellung zu erfüllen, nutze ich folgendes Tool Setup:

  1. Billbee
  2. Taxdoo
  3. FastBill
  4. Einen modernen, vollständig digitalen Steuerberater

Wie ich die Tools genau nutze, erfährst du weiter in diesem Artikel. Aber zunächst folgen ein paar Grundlagen.

Die Basis: Umsatzsteuern und Lieferschwellen in der EU

Disclaimer: Ich bin kein Steuerberater und dieser Beitrag ist auch nicht als Beratung zu verstehen. Er spiegelt eine Sammlung eigener Erfahrungen wieder, die ich als Unternehmer gemacht habe.

Wer als deutsches Unternehmen Produkte aus einem deutschen Lager an einen Kunden in Deutschland verkauft, für sind die ganz normalen MwSt.-Sätze von 19% und 7% relevant. Allerdings müssen besonders Amazon Händler im Blick behalten, dass der Handelsriese auch Kunden im Ausland erreicht und Produkte so schnell über die Grenzen verkauft und verschickt werden. Was man im Zweifel garnicht mitbekommen, kann aber Auswirkungen auf die Steuerschuld im In- und Ausland haben und mitunter hohe Kosten mit sich bringen.

Die Grundlage zur Abführung von Steuern im Ausland ist das Überschreiten sogenannter Lieferschwellen. Wer unterhalb der Lieferschwellen verkauft, führt die Umsatzsteuer auch bei grenzüberschreitendem Handel an das gewohnte heimische Finanzamt ab. Wer die Lieferschwelle (also eine bestimmte Netto-Umsatzgrenze im Ausland) überschreitet, der muss die Versteuerung im Bestimmungsland (also im Land des Kunden) vornehmen.

Wie in diesem Artikel schön erklärt ist, ist diese Versandhandelsregelung dafür da, um Steuerdumping zu verhindern. Ohne diese Regelung würden sich die Händler einfach nur in den EU-Mitgliedsstaaten anmelden, in denen die günstigsten Steuern vorliegen.

Lieferschwelle liegt derzeit bei 100.000 Euro oder weniger. Ab 2020 nur noch bei 10.000€ pro Jahr!

Die Lieferschwellen liegen derzeit grundsätzlich bei 100.000€ pro Jahr, dürfen aber von den Ländern aus wirtschaftspolitischen Gründen auch auf bis zu 35.000€ herabgesetzt werden (was die meisten Staaten auch gemacht haben). 

Ab 2020 wird es eine EU-weite Gesetzesänderung geben, die die Lieferschwellen auf 10.000€ verringern wird. Umso wichtiger ist es, jetzt schon das richtige Setup dafür zu finden. 

Hier ist eine aktuelle Übersicht der Lieferschwellen:

lieferschwellen liste

Auszug 16.9.2017 von Taxdoo. Die vollständige Liste gibt´s hier

Die Tabelle zeigt, dass die meisten Lieferschwellen deutlich unter 100.000€ Netto-Jahresumsatz liegen. Die Zahlen mögen zwar hoch aussehen, als FBA Seller sind diese aber schnell erreicht. Zur Erinnerung: Die Lieferschwellen werden in Netto-Jahresumsätzen angegeben.

Nur Verkäufe an Endkunden werden berücksichtigt

Um das Erreichen der Lieferschwelle richtig zu ermitteln, sind nur Netto-Umsätze inkl. Verpackungskosten and Endverbraucher zu berücksichtigen (B2C). Lieferungen an Unternehmen (B2B) ins EU-Ausland werden nicht berücksichtigt.

Was passiert, wenn die Lieferschwelle überschritten wird?

Sobald die Lieferschwelle überschritten wird muss der Umsatz ab diesem Zeitpunkt im Bestimmungsland (also dem Land des Kunden) versteuert werden.

Ein Beispiel: In Deutschland fallen auf Kaffee 7% MwSt. an. Verkaufe ich jetzt mehr als 37.300 Euro Kaffee im Jahr nach Polen (160.000 PLN), muss ich alle Umsätze in Polen ab dem 37.301 Euro zum polnischen lokalen Kaffee-Steuersatz von 23% versteuern. Ich zahle also plötzlich mehr als drei mal so viele Umsatzsteuern, wie bisher in Deutschland (habe dafür aber auch das Recht auf Rückforderung der Kaffeesteuer, aber das soll hier nicht Gegenstand des Beitrags sein).

Wer Lieferschwellen nicht beachtet, steuert sich vielleicht schnell in die Insolvenz

Wer trotz Lieferschwellenüberschreitung weiterhin die deutsche MwSt. auf die Rechnung schreibt und an das heimische Finanzamt abführt, der schuldet dem ausländischen Finanzamt die ausländische MwSt. trotzdem. Eine Rückforderung von den deutschen Behörden ist meines Wissens nicht möglich. Man zahlt also doppelt. Dazu kommt, dass die Steuernachzahlung im Ausland auf einmal kommt, was bei geringer Liquidität schnell das unternehmerische Genick brechen kann. 

Ein Beispiel zeigt, wie sehr ein falscher Steuerausweis nach hinten losgehen kann: 

  • 100.000€ Netto-Umsatz in Polen (Lieferschwelle überschritten)
  • (fälschlicherweise gezahlte) MwSt. in Deutschland: 19% = 19.000€
  • (geschuldete) MwSt. in Polen: 23% = 23.000€
  • Gesamtsteuerlast bei 100.000€ Nettoumsatz = 42.000€

Oder anders formuliert: Wem das nicht auffällt oder wer sich das aufgrund einer zu geringen Marge nicht leisten kann, der steuert sein Unternehmen mit jedem Verkauft aktiv in die Insolvenz! Wer das dann - trotz Kenntnis - nicht kurzfristig meldet, der begeht sogar eine Straftat

Deshalb zeige ich dir im folgenden, mit welchem Setup ich meinen Kaffee-Handel Lieferschwellen-konform abwickle:

1. Amazon & Shopify Rechnungen erstellen mit Billbee

Billbee bietet eine umfangreiche Lösung, die für 

  • Rechnungserstellung
  • Warenwirtschaft (Bestandplanung)
  • Versandlabelerstellung

nutze. Besonders die Rechnungsstellung ist für diesen Anwendungsfall besonders spannend. Wer auf mehreren Kanälen verkauft, der kann alle seine Shops mit Billbee verknüpfen (derzeit über 34 Shops und Marktplätze) und so alle Bestellungen zentral überwachen.

billbee bestellungen

Ich habe Billbee so konfiguriert, dass eine Rechnung dann erstellt und verschickt werden soll, sobald die Bestellung verschickt wurde. Per Automatisierung wird das Dokument anhand meine erstellten Vorlage mit dem passenden Steuersatz je Produkt erstellt und an den Kunden per E-Mail verschickt (geht auch bei Amazon!)

rechnungslayout billbee

Wird eine Lieferschwelle überschritten, unterstützt Billbee auch eine Umsatzsteuerkonfiguration für Drittländer (Screenshot von Billbee).

billbee ustkonfig

2. Lieferschwellenüberwachung und Ust. Meldung im Ausland mit Taxdoo

Taxdoo ist eine Lösung, die seit kurzem über eine Schnittstelle zu Billbee verfügt und damit für alle Bestellungen, die in Billbee zusammenlaufen, die Lieferschwellen überwacht. Gleichzeitig bietet Taxdoo eine DATEV Integration, über die mein Steuerberater sämtliche Umsätze aus den Bestellungen erhält. 

taxdoo umsatzanzeige

Damit ausreichend Zeit zum Handeln bleibt, gibt Taxdoo jederzeit den Status der Lieferschwellenerreichung an. So sah bei mir z.B. im Jahr 2017 aus:

Bildschirmfoto 2017 09 15 um 14.34.43

Was, wenn die Lieferschwelle (bald) überschritten wird?

Zu wissen, wie weit man noch von der Lieferschwelle weg ist, ist schonmal gut. Sobald absehbar ist, dass diese tatsächlich bald überschritten wird, muss gehandelt werden.

Folgende Schritte sind in dem Fall zu tun:

1. Umsatzsteuer-ID im Ausland beantragen

Taxdoo übernimmt auf Wunsch die Registrierung einer VAT ID im Ausland sowie die Steuermeldungen im EU-Ausland selbst. Dafür arbeitet das Hamburger Unternehmen mit Partnern in den jeweiligen Ländern zusammen und bleibt für Händler der einzige Ansprechpartner. Sehr praktisch!

So kosten die Meldungen im Ausland nur noch pauschal 79 Euro pro Monat und pro Staat (bzw. 790 Euro pro Staat und Jahr). Die Beantragung einer USt.ID im Ausland kann 1-2 Monaten dauern. Das sollte daher rechtzeitig angegangen werden.

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Update 17. Januar 2019 (meine persönliche Amavat Erfahrungen): Nach rund 5 Monaten Nutzung von Amavat.eu im Jahr 2017 rate ich mittlerweile von dem Service ab und würde stattdessen Taxdoo direkt empfehlen. 

Update 25. Februar 2019: Meine schlechten Erfahrungen bezogen sich vor allem auf die sehr schlechte Kommunikation mit mir als Kunden. Mir wurden nach über einem Jahr nach meiner Kündigung bei Amavat noch Leistungen in Höhe mehrerer tausend Euro in Rechnung gestellt, die ich weder beauftragt hatte und die auch nicht umgesetzt wurden. Nachdem mehrere Versuche der Klärung auch nach 3 Monaten zu keinem Ergebnis führten, hatte ich diese Bewertung hier in dem Beitrag (Update 17.1.2019) verfasst. Glücklicherweise reagierte darauf der Amavat CEO persönlich - wenn auch mit einem scharfen Vorwurf - und nicht kooperativ oder problemlösend. Nachdem ich (zum x-ten Mal) den Sachverhalt schilderte, konnten wir mittlerweile die Punkte auf der Rechnung klären. Offenbar wurden mir Leistungen eines anderen Kunden in Rechnung gestellt (das hätte man auch innerhalb von 5 Minuten klären können müssen). Unterm Strich bleibt für mich der Eindruck einer sehr langsamen Unternehmensstruktur mit (ehemaligen) Dritt-Kanzleien bei Amavat und einem CEO, der im Erstkontakt scharfe Behauptungen ausspricht. Kundenfreundlichkeit fühlt sich für mich anders an.

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2. Ermittlung der Steuerschuld pro Land

Was wurde wohin verkauft? Was wurde wann von welchem Land in welches andere Land geliefert? Fast unmöglich, diese Warenbewegungen im Blick zu behalten. Und genau hier kommt der Mehrwert von Taxdoo zum Vorschein. Taxdoo bietet einen monatlichen Report,   in dem alle Bestellungen nach dem "Country of Taxation" aufgeschlüsselte sind.

Die Summen lassen sich zudem einfach im Taxdoo Dashboard auslesen und z.B. einfach in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernehmen.

3. Bezahlen der Steuern

Die zu bezahlenden Steuern im Ausland legt die Partnerkanzlei letztlich fest und schickt eine Zahlungsaufforderung zur Begleichung der Steuern auf Basis der Taxdoo Daten. 

Die Steuern im Ausland müssen in der jeweiligen Landeswährung gezahlt werden. Wer also eine Bank in Deutschland verwendet, die keine Auslandzahlungen ermöglicht, der kann Services wie Transferwise oder Azimo nutzen. 

Da Transferwise z.B. Steuerzahlungen nach Polen ablehnt, nutze ich für diesen speziellen Fall Azimo 

Tipp: Gutschein-Code CHRISTIANH88 bekommst du 10€ Guthaben bei einer Anmeldung bei Azimo

4. ZM = Zusammenfassende Meldung

Sind die Umsatzsteuern im In- und Ausland über die deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung angemeldet und bezahlt, ist der letzte Schritt die sog. Zusammenfassende Meldung. Diese muss monatlich und bis zum 25. des Folgemonats über www.elsteronline.de erfolgen. 

Die Zusammenfassende Meldung ist für Verbringungen ins Ausland zu machen, damit jedes Land auch unabhängig der Steuerzahlungen weiss, was wann wohin exportiert wurde. Für eventuelle Steuerprüfungen solltest du dafür eine Pro-Forma Rechnung erstellen (um die Lieferung an sich selbst zu belegen). Liegen die zu meldenden Verbringungen unter 50.000€ im Quartal, reicht auch eine Meldung pro Quartal aus.

Die Zahlen für die ZM bekomme ich ebenfalls direkt aus dem Taxdoo Dashboard geliefert. In diesem Blogpost findest du auch nochmal eine Erläuterung, wie das mit der ZM genau funktioniert.

3. FastBill für Lieferantenrechnungen & andere Ausgaben und Einnahmen

FastBill ist eine online Buchhaltungssoftware zur Verwaltung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben und für den Abgleich von Zahlungen auf dem Bankkonto mit den eingehenden Dokumenten. Wer als Händler Produkte einkauft, der bekommt dafür i.d.R. auch eine Rechnung, die buchhalterisch erfasst werden muss. Im Gegensatz zu Billbee ist FastBill also eine Lösung, mit der sämtliche Ein- und Ausgaben erfasst und verwaltet werden können, die keine Shop/Amazon-Bestellungen sind. Shop- und Amazon-Bestellungen hingegen laufen über Billbee. 

Neben Lieferantenrechnungen sind typische Ausgaben z.B. 

  • Ausgaben für Werbung (Facebook, Google, und Co.)
  • Infrastruktur (für die o.g. Tools z.B. oder ein Telefon)
  • Büromiete
  • etc

Einnahmen können - neben den Amazon und Shopify Umsätzen - z.B. 

  • Affiliate Gutschriften,
  • einfache Dienstleistungsrechnungen,
  • oder andere Gutschriften sein.

Weitere spannende Funktionen in FastBill sind das Erstellen von Angeboten, Lieferscheinen und auch von Bestellungen an meinen Lieferanten, die ich darüber erstelle.

fastbill einausgaben

Automatische Vorkontierung und Steuerberater Export per DATEV Connect Schnittstelle

Rechnungen erstellen und Belege erfassen können andere Tools auch. Was FastBill aber besonders macht, sind die Assistenz- und Automatisierungsfunktionen.

Damit können z.B. Rechnungen von Google, Facebook und 500 anderen Diensten automatisch von FastBill erfasst werden (anstatt diese jeden Monat selbst immer wieder per Login zu holen). Über die Bankkontointegration lassen sich die Zahlunge  einfach zu den Dokumenten zuordnen (geht auch mit PayPal).

Wer auch das automatisieren möchte, der kann das von seinem persönlichen FastBill Assistenten machen lassen, der im Premium Tarif mit dabei ist. Dieser erfasst die Belege, kontiert sie direkt in FastBill und ordnet die richtige Zahlung zu. Zwei mal monatlich bekommt man als Nutzer einen Report, in dem z.B. auf fehlende Belege zu Zahlungen hingewiesen werden. 

Lese-Tipp für alle, die neu im Thema sind: Buchhaltung Grundlagen für Unternehmer

Nachdem alle Einnahmen und Ausgaben ordentlich jeden Monat erfasst wurden, werden sämtliche Daten monatlich per DATEV Connect Schnittstelle an den Steuerberater übermittelt. Statt USB Stick geht die Authentifizierung mittlerweile auch per App. So gelangen - neben den Umsätzen als Händler aus Billbee - auch alle andere Einnahmen und Ausgaben im Unternehmen zum Steuerberater.

datev fastbill

Umsatzsteuervoranmeldung mit FastBill

Wer lieber selbst die Umsatzsteuervoranmeldung machen möchte, der kann das auch direkt mit FastBill erledigen. Der Steuerberater benötigt die Daten am Ende aber vermutlich dennoch, um den Jahresabschluss machen zu können. 

umsatzsteuervoranmeldung

4. Der digitale Steuerberater

Trotz der vielen Tools muss es jemanden geben, der die Meldungen an das Finanzamt übernimmt. Natürlich kann man das grundsätzlich auch selbst machen, aber ich würde immer zu einem Steuerberater raten. Diese Kosten für einen Steuerberater sollte jeder Händler und Online Unternehmer mit in seine Marge einkalkulieren. Vor allem als (internationaler) Händler, besonders wenn die Unternehmensform eine Kapitalgesellschaft ist.

Wichtig ist, dass der Steuerberater grundsätzlich ein Verständnis für digitale Geschäftsmodelle hat und auch bei Umsätzen und Rechnungen aus dem Ausland weiss, was zu tun ist (z.B. auch, was Themen wie Reverse Charge angeht).

Steuerberater Empfehlung

Falls du dich in dem Setup hier wieder erkennst und noch auf der Suche nach einem passenden Steuerberater bist, ich empfehle dir gerne einen fähigen Steuerberater, der keine unnötigen Aufschläge verlangt, dafür aber viel Wert auf Digitalisierung und Automatisierung legt. Schreib mir einfach kurz über diesen Weg.

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8 Kommentare

  • Hallo Christian,

    vielen Dank für deinen sehr hilfreichen & gelungenen Beitrag!

    Was mir aber noch unklar ist: Viele Onlinehändler vertreiben Ihre Produkte nicht nur im eigenen Onlineshop sondern auch auf anderen Plattformen wie z.B. Rakuten, Manomano, Avocadostore, Amazon etc. Auf diesen Plattformen besteht meist keine Möglichkeit verschiedene Steuersätze für die Kunden aus den verschiedenen Empfängerländern einzustellen.

    Das würde bedeuten, dass sämtliche Dokumente/Kommunikation (Z.B. Bestellbestätigungsmail oder Bestellungsdetails) vom Marktplatz herkommend, mit dem Standard-MwSt.-Satz durchgeführt wird und die Lieferschwelle auf der Plattform nicht berücksichtigt wird. In der eigenen WaWi können diese Bestellungen von den Marktplätzen aber unter der Berückschtigung der Lieferschwelle korrekt erstellt werden.

    Wäre es abgesehen von der Verwirrung der Kunden (unterschiedliche Auszeichnng der MwSt-Sätze zwischen Plattform und Rechnung vom Händler) so trotzdem korrekt?

    Vielen Dank.

    Viele Grüße
  • Hey Duy,

    ich glaube Billbee hat die Lösung, nach der du suchst: https://bit.ly/2KEcTjn Dort kannst du pro Produkt die Steuersätze festlegen und auch Einstellungen für Auslandsumsätze berücksichtigen. Die Produkte von allen Plattformen kannst du dann über den Bestandsabgleich synchronisieren, sodass du überall einheitliche Steuersätze hast. Schau mal hier: https://support.billbee.io/support/solutions/articles/5000733479-l%C3%A4ndereinstellungen . Frag ansonsten mal direkt bei Billbee im Support nach, wenn das noch zu unklar ist.

    Für die Lieferschwellenüberwachung würde ich aktuell noch Taxdoo.de dazu empfehlen. Da gibt es eine Integration mit Billbee. Wenn du drüber kommst, kannst du darüber auch direkt die Steueranmeldung im Ausland abwickeln. Ich hoffe das hilft.
    VG, Christian
  • Hallo Christian,
    super Artikel. Danke hierfür. Meine Frage geht in die Richtung von Duys Frage.

    Was passiert nach Überschreitung der Lieferschwelle beim Verkauf an den österreichischen Kunden. Bei der Bestellbestätigung im deutschen Shopify-Shop wird die deutsche MwSt angezeigt. Auf der Rechnung durch Billbee wird durch deine erstellte Regel dann aber eine Rechnung mit österreichischer MwSt versendet. Der Shopify Shop weiß ja gar nicht, dass die Lieferschwelle überschritten wurde und zeigt dementsprechend nur die deutsche MwSt an. Könnte das ebenfalls bereits problematisch sein?

    Wäre es weiterhin möglich, dass du deine erstellte Regel für die automatische Übernahme der österreichischen MwSt in Billbee im Artikel teilst? Ich stehe hier grad auf dem Schlauch und sehe die entsprechenden Einstellmöglichkeiten bei Billbee nicht.
    Danke und dir ein schönes Wochenende
  • Hey Paul,

    gute Frage! An der Stelle empfehle ich mal mit Billbee direkt und einem Steuerberater zu sprechen. Der kann dir dann hoffentlich auch sagen, wie es mit der Pflicht zur richtigen Darstellung aussieht. Ich bin an der Stelle leider überfragt (und darf auch keine steuerliche Beratung hier abgeben).
  • Endlich jemand der es auf den Punkt bringt. Amazon FBA mit PAN-EU war für mich ein Buchhaltungshorror. Ich kann dir nicht genug für deinen Artikel danke.
  • Hallo Christian,

    ich bin auf deinen interessanten Artikel gestoßen. Finde ihn sehr hilfreich. Vor allem aber deine Erläuterungen diesem effektiven FBA Setup für Amazon, finde ich mehr als gelungen und sehr empfehlenswert. Danke dafür. Genau danach hatte ich gesucht.

    Liebe Grüße
    Timea
  • Hallo Christian,

    finde deinen Artikel sehr interessant und informativ zusammengestellt. Die Zusammenhänge zwischen Amazon FBA, Fast Bill, Taxdoo und Amavat werden anschaulich dargestellt und erklärt. Die eingefügten Bilder verdeutlichen dies nochmal. Denke der Artikel ist nicht nur für mich als Händler wissenswert.

    Viele Grüße und weiter so
  • Hey Christoph,

    Danke für dein Feedback!
    Gruss
    Christian

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