Buchhaltungssoftware Vergleich:
Meine Testsieger

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Für diesen Vergleich habe ich verschiedene moderne Buchhaltungsprogramme für Online Unternehmer angeschaut und für unterschiedliche Anwendungsfälle verglichen. Diese Buchhaltungssoftware hat mich in der Praxis überzeugt.
 Sehr gut

FastBill

  • Assistenz-Funktionen
  • Schönes Design & viel Automatisierung
  • Steuerberater Integration oder Umsatzsteuer-Voranmeldung integriert
 Sehr gut

Billbee (für Händler)

  • Über 34 Shop- und Plattform-Integrationen
  • hohe Flexibilität
  • Workflows mit IFTTT-ähnlichen Regeln gestalten
  • bestes Preismodell

Buchhaltungssoftware im Vergleich: Welche ist für wen richtig?

Wer Unternehmer ist, der braucht eine Buchhaltungssoftware. Zumindest aber muss die Buchhaltung erledigt werden. Was früher nervig war, geht heute zum Glück schon viel einfacher und zum Teil schon sehr automatisiert. Es hat sich viel getan auf dem Markt der Buchhaltungsprogramme. 

Warum dieser Beitrag über Buchhaltungssoftware?

Wenn ich bei Google nach Buchhaltungssoftware suche, dann finde ich leider immer nur diese wertlosen Tabellen-Vergleiche und Empfehlungen von 90er Jahre Software-Lösungen von WISO, Collmex, DATEV oder Lexware. Es ist ein Bisschen wie SAP: Jede dieser Softwarelösungen kann vermutlich ALLES. Die Einarbeitung kommt aber eine Fachstudium gleich und mal abgesehen davon glaube ich auch schon lange nicht mehr an Software, die auf CDs gekauft werden muss. Die Gegenwart heisst Cloud Software und darf gerne auch sexy sein. 

Ich denke, dass diese old-school Buchhaltungsprogramme auch die Bedürfnisse der Zielgruppe "online Unternehmer" verfehlen. Die Zielgruppe sind Menschen wie ich, die in dynamischen Arbeits- und Kundenstrukturen leben und Produkte und Leistungen vor allem über das Internet verkaufen. 

All das sind Gründe, warum ich beschlossen habe, Buchhaltungssoftware von einer anderen Perspektive zu beleuchten und mit diesem Beitrag aufzuzeigen, wie die Gegenwart in der Software-Welt aussieht. Denn ich glaube, dass - abhängig vom Geschäftsmodell - die richtige Buchhaltungssoftware tatsächlich viel Arbeit abnehmen kann und Aufgaben dort automatisiert, wo es Sinn macht. Zudem ist mittlerweile weder eine tiefe Fachkenntnis mehr erforderlich, noch große Investitionen. Das Setup ist mit wenigen Klicks erledigt. Das habe ich selbst mehrfach schon in der Praxis erfolgreich erprobt..

Die Buchhaltungssoftware muss zum Geschäftsmodell passen

Ich selbst bin Unternehmer und betreibe Projekte mit verschiedensten Geschäftsmodellen. Ich verkaufe z.B. Produkte online, bin Dienstleister und z.B. auch Affiliate Marketer im In- und Ausland. Ich lebe als Digitaler Nomade in der ganzen Welt und habe meinen Steuerberater noch nie persönlich getroffen (oder zählt Skype?). Zuvor war ich aber auch schon Geschäftsführer eines Unternehmens mit (damals) 35 Mitarbeitern. Unterm Strich habe ich viele Herausforderungen rund um Buchhaltungssoftware kennengelernt und in der Praxis dafür Lösungen gefunden.

In diesem Artikel möchte ich daher die grundlegenden Eigenschaften einer Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Unternehmer (Dienstleister und Händler) beleuchten und bei der Entscheidung für das richtige Tool helfen. Ich stelle meine ausgewählten Buchhaltungsprogramme vor und bewerte diese anhand von Eignung für bestimmte Anwendungsfälle (und auch "Sexyness"). 

Was du hier nicht findest ist ein Pauschal-Vergleich von Buchhaltungssoftware in Tabellenform, bei denen am Ende eine Software gewinnt, weil sie 70 Cent billiger ist als die andere. Daraus bin ich noch nie irgendwo schlau geworden und das hilft auch niemandem. Nach dem Beitrag wirst du auch hoffentlich nachvollziehen können, warum ein solcher pauschaler Buchhaltungssoftware Vergleich wenig Sinn ergibt.

Was muss eine Buchhaltungssoftware können und was nicht?

Um zu bewerten, was eine Buchhaltungssoftware können muss, ist es zunächst wichtig die Basics der Buchhaltung verstanden und verinnerlicht zu haben. Erst dann lässt sich ableiten, welche Aufgaben ein Unternehmer selbst erledigen kann und will, und welche z.B. an den Steuerberater abgegeben werden sollen. Wenn Buchhaltung für dich noch ein Buch mit sieben Siegeln ist, empfehle ich zunächst diese beiden Artikel zu lesen:

Danach ist es vermutlich einfacher einen Buchhaltungssoftware Vergleich aufzustellen und pro Aufgabe zu bewerten, ob und in welchem Umfang einzelnen Funktionen in deinem Buchhaltungsprogramm der Wahl erforderlich sind. Denn je komplexer die Buchhaltungssoftware wird, desto schwieriger wird in der Regel auch die Bedienung. Das Ziel sollte also "der für deinen Anwendungsfall richtige Umfang" an Funktionen sein, nicht "möglichst alles". Die eierlegende Wollmilchsau-Buchhaltungssoftware gibt es nach meinem Vergleich eher nicht. 

Eine gute Richtlinie zum Start für die Auswahl ist es, sich den an Aufgaben in der Buchhaltung entlang zu hangeln:

  • Tägliche Aufgaben
    • Rechnungen erstellen (Debitorenbuchhaltung)
    • Belege sammeln (Kreditorenbuchhaltung)
    • Zahlungen kontrollieren und zu Rechnungen & Belegen zuordnen
    • Liquidität im Blick behalten, damit du weisst, was du dir leisten kannst.
  • Monatliche Aufgaben
    • Kontierung (s. weiter unten)
    • Gehaltszahlungen
    • Beleglose Transaktionen ermitteln (z.B. Kontoführungsgebühren & Mietzahlungen)
    • Umsatzsteuervoranmeldung
    • Rentabilität im Blick behalten, damit du weisst, ob dein Unternehmen "gesund" arbeitet.
  • Jährliche Aufgaben
    • Jahresabschluss erstellen und an das Finanzamt übermitteln
    • Einkommenssteuererklärung  

Dieser Überblick zeigt bereits, dass ein Unternehmer nur selten alle Aufgaben komplett alleine erledigt. Üblicherweise ist die Aufteilung bei Selbstständigen und Gründern zwischen "selbst machen" und "auslagern" wie folgt:

Tägliche Aufgaben

Selbst machen! Natürlich kann man auch einen Buchhalter oder eine virtuelle Assistenz für diese Aufgabe anstellen, das potential Kosten einzusparen ist hier aber am größten. Vor allem mit der passenden Buchhaltungssoftware lassen sich die täglichen Aufgaben einfach und ziemlich automatisiert erledigen.

Monatliche Aufgaben

Hier ist die Entscheidung nicht mehr ganz so einfach. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass vor allem Selbstständige mit einer Personengesellschaft, die eine einfache EÜR erstellen, diesen Teil noch gerne selbst erledigen. Ich selbst betreibe eine Kapitalgesellschaft und habe die Aufgaben mittlerweile teilweise an den Steuerberater ausgelagert (z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung und die Lohnabrechnung). Ein Unternehmer (egal welche Unternehmensform das Business hat) sollte aber in jedem Fall seine Zahlen kennen. Wie rentabel ist das Geschäft? Wie steht es um die Liquidität? Auch hierbei kann die Buchhaltungssoftware helfen.

Jährliche Aufgaben

Spätestens diese Aufgaben geben Unternehmer meist an einen Steuerberater ab. Es macht Sinn, einen Experten einen Blick auf die Steuermeldungen werfen zu lassen. Denn das Finanzamt macht Steuerprüfungen nicht nur, wenn ein Verdacht entsteht, sondern lost regelmäßig auch zu prüfende Unternehmen aus. Mit anderen Worten: Es kann jeden jederzeit treffen.

Fällt hier etwas auf, muss der Unternehmer bei "Pi mal Daumen" Meldungen im schlechtesten Fall mit Straf- und Nachzahlungen rechnen, die auf Schätzungen basieren. Deshalb empfehle ich jedem Unternehmer sich eine Buchhaltungssoftware ab Tag 1 zuzulegen und - sobald es die Finanzen zulassen - lieber früher als später einen Steuerberater zu suchen. Gerne empfehle ich auch einen. Schreib mir einfach.

Kenne deine Anwendungsfälle für den Buchhaltungssoftware Vergleich

Verkaufst du Produkte bei Amazon, eBay oder im eigenen Shop? Oder bist du Dienstleister und rechnest Stunden an deine Kunden ab? Sitzen deine Kunden im In- oder Ausland? Hast du einen Mitarbeiter für die vorbereitende Buchhaltung?

Ein Buchhaltungssoftware Vergleich macht nur dann Sinn, wenn man weiss, was verglichen werden soll. In der Praxis gibt es große Unterschiede bei den Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware. Die folgende Betrachtung zwischen Dienstleister und Händler macht es klarer. Der Einfachheit halber vergleiche ich hier auch nur Online-Anwendungsfälle (kein Ladengeschäft) und keine spezifischen Branchen (z.B. Handwerker).

Dienstleister

  • Geschäftsmodell: Zeit für Geld
  • Abgerechnete Leistung: Meist Stunden oder Tage
  • Weg der Leistungserbringung: Direkter Kontakt
  • Grad der Automatisierung: Sehr gering
  • Zahlungen: meist per Überweisung
  • Rechnungen/Kunden: Eher wenige, dafür meist höhere Beträge
  • Sonderanforderungen: z.B. Angebote schreiben

Händler

  • Geschäftsmodell: Produktverkauf
  • Abgerechnete Leistung: Produkteinheiten
  • Weg der Leistungserbringung: Per Shop oder Plattform (Amazon, eBay, etc.)
  • Grad der Automatisierung: Sehr hoch
  • Zahlung: meist über Online Zahlungsmethoden (PayPal, Kreditkarte, etc.)
  • Rechnungen/Kunden: Eher viele, dafür kleinere Beträge
  • Sonderanforderungen: z.B. Bestellungen für Produkteinkauf, Lieferscheine & Paketlabels erstellen. Die Automatisierung erfordert eine technische Integration in das Shop-System.

Die Betrachtung zeigt schon recht deutlich, wie unterschiedlich die Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware sein können. Allerdings haben Dienstleister und Händler auch einiges gemeinsam:

  • Ausgaben erfassen: Ob Wareneinkauf, Miete, Bewirtungsausgaben, Freelancer, oder Kontoführungsgebühren - Jedes Unternehmen hat irgendwelche Ausgaben
  • Kontieren: Jede Einnahme und jede Ausgabe müssen klar kategorisiert sein (z.B. Umsatz Inland 19%, Bewirtungskosten, usw.) Mehr dazu findest du auch hier.
  • Steuermeldungen machen: Zunächst die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung, später den Jahresabschluss. Um eine Steuererklärung kommt niemand herum.

Ausserdem ist nicht jedes Unternehmen immer klar nur Dienstleister oder Händler. Ich selbst z.B. verkaufe in meinem Unternehmen z.B. physische Produkte, habe Affiliate Einnahmen und schreibe auch mal eine Rechnung für eine einzelne Dienstleistung.

Mein Buchhaltungssoftware Setup

Ich habe für diesen Beitrag mehrere Buchhaltungsprogramme verglichen (s. weiter unten). Für die täglichen Aufgaben haben sich für mich daraus zwei Anbieter bewiesen, die ich selbst in der Praxis nutze:

  • für Dienstleistungen, Einnahmen, Ausgaben und Banking: FastBill
  • für Produktveräufe als Händler: Billbee

In meinem Setup lasse ich die Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss von meinem Steuerberater erledigen. Der nutzt dafür:

Die Daten dafür bekommt er direkt aus Billbee, bzw. aus FastBill per DATEV Connect Schnittstelle. Wie genau ich die Tools in der Praxis nutze, zeige in den folgenden Abschnitten (inkl. Videos). Darunter findest du die Alternativen an Buchhaltungssoftware, die ich ebenfalls im Vergleich mit drin hatte. 

FastBill - Meine Wahl für Einnahmen, Ausgaben, Banking, Kontierung und Übertragung zum Steuerberater

FastBill Buchhaltungssoftware

FastBill ist eine Cloud Software aus Frankfurt mit über 50 Mitarbeitern (Stand 2018). Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und die Testzeit beträgt 14 Tage. 

Aufgaben, die ich mit FastBill erledige, sind

Einnahmen erstellen und erfassen 

Ich erfasse mit FastBill sowohl meine Einnahmen, die ich per Gutschrift erhalte (meist Affiliate Gutschriften), schreibe aber auch selbst Rechnungen (z.B. für Leistungen wie Werbung). 

Ausgaben erfassen

FastBill ist der Ort, an dem ich alle meine unternehmerischen Ausgaben sammle, verwalte und auch archiviere. Für Papierbelege gibt es eine App. Rechnungen von Google, Facebook und Co. werden über den Belegimporter automatisch importiert und den Rest leite ich per E-Mail von unterwegs an meine Inbox-E-Mail Adresse weiter, über die die Belege in meinem FastBill Account landen. Eine Texterkennung mach die Erfassung einfach. Ich selbst nutze auch den FastBill Premium Service, der die Belegerfassung komplett für mich übernimmt. Für alle Formen der Belegerfassung muss ich nicht am Computer sitzen und auch nicht FastBill vor mir geöffnet haben.

Banking (mit automatischem Abgleich)

Keine Rechnung und kein Beleg ohne Zahlung. Ich erhalte Zahlungen für mein Unternehmen auf drei verschiedene Konten: Eines bei einer deutschen Bank und zwei bei PayPal. Alle drei Konten habe ich über das FastBill Banking verknüpft, worüber ich Zahlungen einfach zu Rechnungen und Belegen zuordnen kann. Das passiert sogar automatisch. Ich muss den "Vorschlag" dann nur noch bestätigen.

Finanzübersicht

FastBill sagt mir, wie hoch meine Einnahmen und Ausgaben sind und auch, welche ausgehenden oder eingehenden Rechnungen noch bezahlt werden müssen (von Kunden oder von mir). Sollte ein Kunde mal zu spät Zahlen, kann ich mit FastBill auch Mahnungen erstellen.

Kontierung

Meine Rechnungen und Belege kontiere ich ebenfalls mit FastBill. Jeder Beleg kann einer Kategorie zugeordnet werden. Hinter jeder Kategorie liegt ein Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen von DATEV (SKR03). Wer nicht den SKR03 nutzen möchte, kann das natürlich ändern.

Steuerberater Übertragung per DATEV Connect Schnittstelle

Mein Steuerberater arbeitet mit DATEV. Einmal pro Monat schicke ich die erfassten Daten per DATEV Schnittstelle an meinen Steuerberater. 

Umsatzsteuer Voranmeldung

Wer die Umsatzsteuervoranmeldung selbst übertragen möchte und das nicht über den Steuerberater machen will, für den bietet FastBill auch eine Lösung. Mit wenigen Klicks überträgst du alle Infos direkt an das Finanzamt.

UstVA FastBill


Wie das alles in der Praxis funktioniert, siehst du im Video:


Vorteile FastBill Buchhaltungssoftware

 Für mich gibt es vor allem zwei Gründe, bei denen FastBill im Buchhaltungssoftware Vergleich vorne liegt: 

  1. Die Software hat den Anspruch ein Assistent zu sein. Es geht weniger darum die Software "zu bedienen", sondern vielmehr darum zu erleben, was eine Software für mich machen kann. Viele Dinge passieren im Hintergrund automatisch (z.B. Belegerfassung, Zahlungszuordnung, Kontierung) oder können einfach von unterwegs erledigt werden (z.B. die Belegerfassung per E-Mail oder App). FastBill setzt für dieses Erlebnis auf eine Mischung aus künstlicher Intelligenz (AI) und menschlicher Komponente (z.B. Assistenzservice und tief integrierter Steuerberater). 
  2. Die Software sieht nicht aus wie die anderen Buchhaltungsprogramme im Vergleich, sondern hat ein ganz individuelles, schönes Design, was Spass macht und sich nicht nach "Buchhaltung" anfühlt. Die Integrationen sind nicht "dran gebaut", sondern im Sinne eines Gesamterlebnisses tief integriert. So fühlen sich auch komplexe Funktionen sehr leichtfüssig an.

Im direkten Preisvergleich ist das Top-Modell mit FastBill Premium 99€ pro Monat zwar teuer. Da hier aber auch Leistungen enthalten sind, die sonst ein Mitarbeiter oder der Steuerberater erledigen müssten, ist die Gesamtlösung für mich sogar günstiger als vorher. Die Software selbst kann man aber auch schon ab 8,99€ pro Monat nutzen.

Billbee - Meine Wahl für Händler-Bestellungen über Amazon, Shopify und Co. 

billbee buchhaltungssoftware amazon shopify

Mit Billbee erstelle ich automatische Rechnungen für Produktverkäufe auf Amazon, EBay und in meinem Shop. Ich mache damit auch die zentrale Bestandsverwaltung und erstelle Paketlabels, und zwar jeweils für Bestellungen aus allen Shops und Marktplätzen, auf denen ich verkaufe.

Billbee ist ebenfalls aus Deutschland und mein Tool der Wahl für meine Aktivitäten als Händler. Ich verkaufe Produkte bei Amazon, bei eBay und im eigenen Shopify Shop. Die Aufgaben, die ich mit Billbee erledige sind:

Bestellübersicht über alle Shops

Für die Buchhaltung (und auch für eine eventuelle Betriebsprüfung & die Bio Kontrolle) ist es wichtig, dass alle Transaktionen über alle Verkaufskanäle nachvollziehbar sind. Den Kern dafür liefert Billbee mit Integrationen in "alle" Online Shops (derzeit 45 verschiedene), aus denen dann die Bestellungen zentral zusammen laufen.

Automatisierte Rechnungsstellung für Bestellungen

Die Abwicklung von E-Commerce Transaktionen ist ein Massengeschäft. Billbee erstellt automatisiert zu jeder Bestellung eine Rechnung in meinem Layout und schickt diese per E-Mail an den Kunden, egal ob der bei Amazon oder im Shop bestellt hat. Die Dokumente werden auch bei Billbee archiviert, sodass ich im Falle eine Steuerprüfung jederzeit alle Dokumente schnell finden und öffnen kann (wie es die GdPDU verlangen).

Zentrale Bestandsverwaltung & Bestandsabgleich 

Ein sehr schönes Feature in Billbee sind die zentrale Bestandsverwaltung und der Bestandsabgleich. Da ich meine Produkte in verschiedenen Kanälen und teilweise mit unterschiedlichen Bezeichnungen verkaufe, war es in der Vergangenheit sehr aufwändig, manuell einen zentralen Bestand zu pflegen. Das geht mit Billbee deutlich einfacher und ist mitterlweile komplett automatisiert (inkl. Warnungen bei zu niedrigem Bestand!)

Erstellung von Paketlabels

Jede Bestellung wird bei uns per DHL Paket an den Kunden verschickt. Dazu kann man in Billbee seinen eigenen DHL Vertrag (oder den eines anderen Versanddienstleisters) hinterlegen und per Sammelbefehl die Paketlabels aus dem Drucker werfen lassen. In meinem Fall kommen die Labels nicht bei mir zu Hause, sondern direkt im Lager an, wo die Pakete auch gepackt und abgeholt werden.

(Nicht in Billbee, sondern in FastBill): Bestellungen, Belege & Lieferscheine

Die Produkte, die ich verkaufe, kaufe ich vorher bei einem Lieferanten ein. Die Bestelldokumente für meinen Lieferanten erstelle ich mit FastBill, die Rechnungen von diesen (Ausgaben für mein Unternehmen) dafür verwalte ich ebenfalls dort. Auch Lieferscheine (falls das mal erforderlich ist), erstelle ich mit FastBill.

So nutze ich Billbee in der Praxis:


plus1

 Billbee gewinnt sicher keinen Schönheitspreis, aber die Software hat mich durch 

  • umfangreiche Integrationen (Shops), 
  • Flexibilität (IFTTT-ähnliche Regeln) und ein 
  • faires Pricing (keine feste Monatsgebühr und Kostenairbag) überzeugt. 

Der Support ist - wie auch bei FastBill - schnell, sympathisch und wirklich gut. Die Software läuft in meinem Fall auch mit tausenden Bestellungen noch schnell und rund.

Was kostet die Buchhaltungssoftware FastBill und Billbee?

FastBill Tarife (netto)

  • Starter: 8,99€ pro Monat 
    • Unbegrenzt Dokumente in eigenem Layout
    • Scan-App
    • Banking
    • Keine DATEV Schnittstelle
    • Keine Automatisierungen (Belegimporter, E-Mail Inbox)
  • Pro: 26,99€ pro Monat
    • 5 Benutzer 
    • 5 Bankkonten
    • DATEV Schnittstelle
    • E-Mail Inbox
    • Belegimporter (zubuchbar)
  • Premium: 99€ pro Monat (meine Wahl! - alles mit drin)
    • Automatische Belegerfassung (auch für Rechnungen per Post)
    • Automatischer Zahlungsabgleich 
    • Vorkontierung der Belege
    • Monatliche Statusreports

Kostenlose Testphase: 14 Tage, keine Zahlungsdaten erforderlich. Hier kannst du FastBill ausprobieren.

Billbee Tarife (netto)

  • Kein fester Monatspreis
  • 0,07€ pro Auftragsabwicklung (also z.B. um eine Rechnung zu erstellen und/oder ein Paketlabel zu erzeugen) / max 39€ pro Monat
  • 0,01€ pro Bestandsableich / max 19€ pro Monat
  • Bei mehr als 2 Versendern (DHL & Co.): 10€ pro Monat und Versender
  • Bei mehr als 4 Kanälen (eBay & Co.): 10€ pro Monat und Kanal
  • Jeder Mitarbeiter neben dem Accountinhaber kostet 10€ / Monat und Mitarbeiter

Kostenlose Testphase: 30 Tage, keine Zahlungsdaten erforderlich. Hier kannst du Billbee ausprobieren.

DATEV Unternehmen Online habe ich in diesem Vergleich bewusst in der Detailbetrachtung weggelassen, da es keine Software ist, die typischerweise eine der oben genannten Tools ersetzt und eher von Steuerberatern genutzt wird. Ich selbst schaue hier nur ab und zu mal rein, um die Meldungen meines Steuerberaters an das Finanzamt nachzuvollziehen. Die Kosten dafür liegen bei 9€ / Monat und werden üblicherweise (gemeinsam mit anderen Leistungen) vom Steuerberater verrechnet, der den Zugang für seinen Mandanten direkt bei DATEV kauft. Mehr zu Steuerberater Kostenstrukturen kannst du hier nachlesen.

datev screenshot

Blick in DATEV Unternehmen online: Alles andere als modern und sexy.

Alternative Buchhaltungssoftware im Vergleich

Nur, weil ich mich für FastBill und Billbee entschieden habe, musst du das selbst nicht auch tun. Ich habe mir für diesen Vergleich auch folgende weitere Buchhaltungssoftware Tools angeschaut und verglichen. Im folgenden erfährst du, warum ich mich für die beiden genannten Buchhaltungsprogramme entschieden habe.

Alternativen zu FastBill für Einnahmen, Ausgaben, Banking und Steuerberater-Export

Debitoor 

Debitoor ist ein Dänisches Unternehmen, was aber auch ein kleines Office in Deutschland hat. Die Daten werden bei Amazon in Irland gehostet. Die Testphase beträgt 7 Tage.

Vorteile Debitoor Buchhaltungsprogramm

 Debitoor ist aufgeräumt und das Design angenehm schlank. Das Buchhaltungsprogramm bietet wesentliche Funktionen für die Ausgaben- und Einnahmen-Verwaltung. Es gibt diverse Integrationen z.B. zu WooCommerce, Facebook Shops und auch Billbee. Sehr schön sind auch Reports für GuV & Bilanz. Eine Besonderheit sind auch Zahlungsintegrationen, über die Zahlungen z.B. auch in Ladengeschäften entgegen genommen werden können (z.B. SumUp und iZettle).

Nachteile Debitoor Buchhaltungssoftware

 Die Preisstruktur lockt mit niedrigen Einstiegspreisen (ab 4€ / Monat), die allerdings auf eine Anzahl von 100 Dokumenten pro Jahr  limitiert sind (Rechnungen, Angebote, Belege, etc. sind hiermit gemeint). So richtig nutzbar wird die Buchhaltungssoftware daher erst in der Version für 30€ monatlich. Den Bankabgleich gibt im Tarif für 15€ / Monat. Der DATEV Export ist auch nur ein Export. Eine Integration über die DATEV Connect Schnittstelle gibt es nicht.  

debitoor Buchhaltungssoftware


SevDesk

SevDesk ist aus der deutschen Angentur SevenIT in Offenburg entstanden. In den Datenschutz-Hinweisen sind für das Hosting zwei Rechenzentren in Berlin und Leipzig genannt. Die Testzeit beträgt 14 Tage.

Vorteile SevDesk Buchhaltungssoftware

 Auf den ersten Blick ist SevDesk schon deutlich umfangreicher und komplexer als z.B. Debitoor. Es gibt Funktionen für Rechnungsstellung, Gutschriften, Belege, Zahlungen und Auswertungen. Eine Besonderheit sind der Bereich für Dokumentenverwaltung (ein Bisschen wie Dropbox), eine Aufgabenverwaltung (eine ToDo-Liste) und eine Inventarverwaltung. Das lässt erahnen, dass Händler bei SevDesk im Fokus stehen. Pluspunkte gibt es für die vielen Integrationen, z.B. zu Elster (für die UstVA) und auch Shopify. 

minus1

 Bei meinem Test kam ich zunächst garnicht so weit, wie ich wollte. Selbst im Testzeitraum muss die E-Mail Adresse bestätigt werden, bevor ich z.B. einen Kunden anlegen konnte. In meinem Fall kam die aber erst mit deutlicher Verzögerung an. Ausserdem wurde in der Registierungs-E-Mail ein Passwort lesbar und unverschlüsselt mitgeschickt. Aus Sicherheits-Perspektive nicht optimal. Mein Hauptkritikpunkt ist aber das Look & Feel. Jede Aktion (z.B. eine Rechnung erstellen, s. Screenshot) ist eine Sammlung von Formularfeldern, die gefüllt werden müssen. Das wirkt nicht schlank und lässt eine einfache Aufgabe (wie eine Rechnung zu erstellen) schnell komplex wirken. Besser finde ich eine Software, bei der ich das Gefühl habe, dass sie etwas für mich tut, nicht anders herum.

Preislich liegt SevDesk im grünen Bereich. Wer nur Rechnungen erstellen will, der bekommt einen Monatstarif schon für 7,90€. Wer auch seine Belege (Ausgaben) bei SevDesk verwalten möchte und Reports nutzen will, muss 15,90€ pro Monat einplanen. Das komplette Paket inkl. Lagerverwaltung & Bestandsbuchungen gibt es für 45€ pro Monat. Extra Kosten entstehen dann noch für z.B. die Nutzung aller Mahnstufen & weitere Benutzer & Briefpapiere (je 4,90€ / Monat) und die Inventar-Funktion mit Bestandspflege für 19,90€ im Monat. Je nach Anforderung summiert sich auch hier schnell einiges auf.

sevdesk buchhaltungsprogramm

Lexoffice

Lexoffice kommt aus dem Hause Haufe Lexware. Die Daten werden laut FAQ in Deutschland gespeichert und die Testphase ist 30 Tage lang.

Lexoffice Buchhaltungssoftware

 Man merkt, dass die Macher von Lexoffice vom Buchhaltungs-Fach sind. Die Buchhaltungssoftware trumpft mit vielen Buchhaltungsfunktionen und Reports (GuV, EÜR, Bilanz, usw.) auf. Neben den gängigen Funktionen wie Rechnungen, Belege (mit automatischer Erkennung) und Banking bietet Lexoffice auch Funktionen für ein Kassenbuch, Ust. Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung, eine GuV- und EÜR-Funktion.

minus1

 Der Einstieg ist noch schwieriger als bei SevDesk, da ich garnicht erst in das Tool rein kam, ohne die Email zu bestätigen. Auch hier dauerte die Zustellung fast 20 Minuten. Die Funktionen sind zwar umfangreich, aber die Bedienung ist irgendwie komplex. Es wirkt, als hätte man beim Design der Anwendung versucht möglichst viele Formularfelder auf dem Bildschirm unterzubringen. Die Preisstruktur erfordert auch zwei Blicke, denn die Preise summieren sich auf. In der Top-Ausstattung kostet Lexoffice 7,90€ + 13,90€ + 16,90€ = 38,70€ pro Monat zzgl. MwSt.

lexoffice buchhaltungssoftware 1

Alternative Buchhaltungssoftware zu Billbee für Händler

Easybill 

Easybill ist ein deutsches Unternehmen, was ursprünglich aus einer Steuerkanzlei entstanden ist. Die Daten werden in Deutschland gehostet und es gibt eine 30-Tage-Geld zurück Garantie.

plus1

 Easybill bietet - ähnlich wie Billbee - viele Integrationen zu Shopsystemen und Verkaufsplattformen an (derzeit 24, bei Billbee sind es 45). Auch bei den Versanddienstleistern sind die wesentlichen Anbieter integriert. 

minus1

 Schön ist anders. Das Design ist eher funktional. Der Import Manager, in dem man die Shops und z.B. E-Mail Regeln festlegt, ist leider erstens, nicht ganz so flexibel wie bei Billbee und zweitens, in einem separaten Tool innerhalb von Easybill untergebracht. Von der Benutzerführung ist nicht ganz optimal und man hat das Gefühl immer hin und her zu springen. 

Einmal eingerichtet funktioniert Easybill allerdings ganz solide. Ich hatte es auch mal eine Weile vor Billbee genutzt. Preislich muss man jedoch gut kalkulieren. Wo Billbee mit einem 39€ Kostenairbag für Auftragsabwicklungen überzeugt, wird bei Easybill in den Tarifen limitiert. 500 Bestellungen im Monat kosten 19,00€, 5000 Bestellungen kosten 39,00€. Wer da drüber kommt, muss Zusatzpakete kaufen, z.B. 49€ für weitere 10.000 Bestellungen. 

easybill test buchhaltungssoftware

Billomat

Billomat wurde bereits 2008 gegründet (etwa zu selben Zeit wie FastBill und Easybill) und dann vor ein paar Jahren von Gründern aus dem Rocket Internet Umfeld übernommen. Die Daten liegen in Deutschland und die Testphase ist 60 Tage lang.

plus1 Billomat bietet neben vielen Funktionen für Händler auch schöne Reports und Exporte an (z.B. EÜR, UStVA und DATEV Export / aber keine DATEV Connect Schnittstelle). Neben einer Amazon, Shopify und WooCommerce Schnittstelle gibt es auch weitere Integrationen zu Diensten für Cloud Speicher, Zeiterfassung und E-Post und Google Cloud Print. Ob man das jetzt wirklich alles braucht, muss jeder selbst entscheiden.

minus1 Schwieriger Einstieg, da ich auch hier auf die Registrierungsmail 15 Minuten warten musste. Nachdem sie angekommen war, musste ich bereits meine Firmendaten angeben, bevor ich überhaupt zum ersten Mal einen Blick in das Buchhaltungsprogramm werfen konnte. Endlich angekommen, finde ich eine lange Liste mit ToDos. Das motiviert irgendwie nicht, genau so wenig wie z.B. das Rechnungsformular. Viele Felder, viel zu lesen, viel zu klicken. Insgesamt wirkt Billomat irgendwie zusammengewürfelt. An allen Ecken wurde mal was hinzugebaut. Statt tiefer Integrationen, die ein Erlebnis aus einem Guß vermitteln, gibt es viele Formularfelder und API Tokens, die ich hinterlegen kann. Ähnlich ist es auch mit den Shop/Marktplatz Integrationen: In der Buchhaltungssoftware selbst habe ich nur den Amazon Marketplace gefunden. Shopify, WooCommerce und andere Integrationen musste ich mir ergoogeln (es gibt auch scheinbar nur Integrationen für diese 3 Plattformen). Die Einrichtung erfolgt dann auch nicht innerhalb von Billomat, noch muss über separate Landingpages / Plugin Pages vorgenommen werden.


billomat buchhaltungssoftware


Alternativen zu DATEV Unternehmen Online 

Na ja, das wird ohnehin dein Steuerberater vorgeben. Und ich zähle DATEV auch nicht zu Buchhhaltungssoftware für Unternehmer, sondern eher zu Steuerberater-Software. Dort werden gerne auch mal Alternative Lösungen von z.B. Addison, Simba oder Lexware verwendet.

Preisfrage: Warum die Buchhaltungssoftware nicht kostenlos sein sollte

Wer denkt, dass Buchhaltungssoftware kostenlos sein sollte, der spart am falschen Ende. Ich bin eher der Meinung:

Was nichts kostet das ist auch nichts.

Zumindest für Buchhaltungssoftware trifft das zu. Wer ein Unternehmen betreiben und Umsätze damit erzielen möchte, für den sollten ein paar Euro pro Monat drin sein. Denn du bezahlst nicht nur für eine ausgereifte Software, sondern auch für einen tollen Service (Support und z.B. Kontierungs-/Assistenzservice). Solltest du bei der Einrichtung oder bei der Nutzung mal eine Frage haben, helfen dir die Teams jeweils schnell weiter (bei FastBill und bei Billbee). Die Antwort kommt in beiden Fällen innerhalb weniger Stunden, oder noch schneller.

Neben dem deutschen Support gibt es aber auch ein Service Level. Denn ich gehe mit dem jeweiligen Anbieter der Buchhaltungssoftware einen Vertrag ein. D.h. nicht nur ich verpflichte mich als Kunde zu etwas, sondern auch das Unternehmen sichert mir per Vertrag (AGB) zu, dass die Software zu Verfügung steht. Gerade bei Buchhaltungssoftware sind die Themen Verfügbarkeit und Archivierung essentiell. Denn gilt im Allgemeinen eine Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Dokumente (z.B. Rechnungen und Belege) von 10 Jahren. Auch, wenn ich mein Business zwischendurch aufgeben würde, ist die Aufbewahrung weiterhin Pflicht!

Sowohl Billbee, als auch FastBill, ermöglichen das ohne laufende Kosten! Beide Tools bieten auch sehr faire Einstiegspreise und sind nach oben gedeckelt. Ausserdem können beide Buchhaltungsprogramme kostenlos ausprobiert werden.

Die Einstiegsdroge: So kannst du dich kostenlos eine Rechnung erstellen 

Wenn du wirklich nur mal schnell eine erste Rechnung erstellen willst, kannst du das mit der kostenlosen Rechnungsvorlage von FastBill machen. Spätestens ab der zweiten Rechnung empfehle ich aber einen Account zu erstellen, um Ordnung, Archivierung und die Arbeitserleichterung nutzen zu können.

Fazit: Buchhaltungssoftware kann auch sexy auch automatisiert sein

Es sieht so aus, als dürfte sich unsere Generation wieder mehr um den Aufbau des Unternehmens kümmern, als um die Buchhaltung. So schnell, wie man heute ein Unternehmen gründen kann, so gut und einfach funktioniert auch die passende Buchhaltungssoftware. Viele Schritte lassen sich automatisieren. Den Steuerberater ersetzen kann aber keine der genannten Lösungen, zumindest nicht für kleine Unternehmen.

Wichtig ist, bei dem eigenen Buchhaltungssoftware Vergleich die eigenen Anforderungen zu kennen. Ansonsten empfehle ich jedem einfach mal alle Tools auszuprobieren und sich einen Überblick zu verschaffen.

Wer noch auf der Suche nach einem passenden Steuerberater ist, kann mich gerne kontaktieren und ich empfehle gerne jemanden weiter.

2 Kommentare

  • Man könnte vielleicht noch Bexio in den Vergleich aufnehmen. Das ist in der Schweiz sehr bekannt und wie ich gesehen habe, gibt es auch eine Version für Deutschland.

    Ich selbst setze es nicht ein, aber laut Bekannten ist es sehr vielseitig einsetzbar. Bestellungen aus dem Shop werden importiert und Zahlungseingänge mit der Bank abgeglichen. Wenn ein Kunde einen zu grossen Betrag offen hat, wird sein Shop-Konto auf "nur noch Vorauszahlung" gesetzt.
  • Hey Meinrad,

    danke für den Hinweis. Ich kenne Bexio, habe es aber wegen des Schweiz-Fokus aus meiner engeren Auswahl weggelassen.

Was denkst du?

 Sehr gut 
14 Tage kostenlos. Tarife starten ab 8,99€ / Monat
 Sehr gut für Händler
30 Tage kostenlos. Tarife ohne monatliche Fix-Gebühr
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