Buchhaltung für Unternehmer: Ein Guide für Nicht-Experten (inkl. Kosten und Tooltipps)

Buchhaltung für Unternehmer: Ein Guide für Nicht-Experten (inkl. Kosten und Tooltipps)

Buchhaltung ist ein gefürchtetes Wort bei Selbstständigen und Unternehmern. Kein Wunder, denn Buchhaltung kostet Zeit und Nerven und verdient kein Geld. Im Gegenteil, es kostet Geld. Daher möchte ich dir in diesem Artikel eine Übersicht über die wichtigsten Grundlagen der Buchhaltung für Unternehmer (in Deutschland) geben. Lerne, wie alles funktioniert, was Buchhaltung kostet und welche Tools dir dabei helfen können. Darüber hinaus möchte ich dir zusätzlich diese Lesetipps passend zum Thema Buchhaltung empfehlen:

Buchhaltung Grundlagen: Ein Guide ohne Fachwörter

Wer nach Buchhaltung googelt, der findet jede Menge Artikel mit teilweise sehr ausführlichen Beschreibungen von Fachbegriffen, bei denen man irgendwann nicht mehr hinterher kommt. Ja, Buchhaltung ist ein trockenes und formelles Thema. Aber es auch ein Thema, um das wir als Unternehmer nicht herum kommen.

Ich habe mich daher dagegen entschieden hier einen Blumenstrauß von Fachbegriffen aufzulisten, sondern versuche stattdessen Buchhaltung lieber anhand von täglichen Abläufen zu erläutern, und zwar ohne Anspruch auf Vollständigkeit, dafür mit mehr Relevanz für uns Unternehmer im Alltag. Ich selbst habe seit fast 10 Jahren eine UG und habe seitdem verschiedenste Online Businesses aufgebaut und dabei gelernt, worauf es typischen Online Unternehmern wir mir (und dir) ankommt.

Buchhaltung setzt viel Grundwissen woraus. Wer sich gerade erst selbstständig macht, der hat so viele Dinge und Ideen im Kopf, die eigentlich keinen Platz für lästige Buchhaltungsaufgaben lassen. Vor allem stehen am Anfange ein paar essentielle Fragen wie: 

  • Brauche ich einen Steuerberater? 
  • Was kann ich selbst machen? 
  • Was kostet die Buchhaltung? 
  • Welche Tools brauche ich? 

Dieser Beitrag mein Versuch dir dieses Thema nahezubringen. Wenn er dir gefällt, teile ihn gerne, damit auch andere davon lernen könne. Wenn du danach noch offene Fragen hast, helfen wir dir in unserer Community

Buchhaltung im Überblick: von B wie Buchführung bis S wie Steuerberater

Bei Wikipedia steht, dass Buchhaltung eine Organisationseinheit (also eine Abteilung) ist, die die Buchführung (also das Führen der Bücher) macht, und zwar rund um die Finanzen. Für uns Unternehmer hat sich "Buchhaltung" im allgemeinen Sprachgebrauch als das etabliert, was eigentlich die Finanzbuchführung ist.

Ok, aber was genau ist das jetzt? Und brauche ich einen Steuerberater?

Kommt drauf an! Am besten machst du es dir bequem und liest die nächsten Absätze einfach mal von oben nach unten durch. Danach sind deine Fragen vermutlich weitestgehend beantwortet.

Buchhaltung für Selbstständige & Unternehmen: Was ist wann zu tun?

Wer als Unternehmer davon spricht die Buchhaltung zu machen, der meint in der Regel folgenden Aufgaben.

Hinweis: Hier werden v.a. die aus meiner Sicht relevanten Aufgaben für kleine Unternehmen erwähnt. Es gibt auch Unterschiede abhängig von der Rechtsform (s.u.)

Tägliche Aufgaben in der Buchhaltung

  • Rechnungen erstellen (Debitorenbuchhaltung)
  • Belege sammeln (Kreditorenbuchhaltung)
  • Zahlungen kontrollieren und zu Rechnungen & Belegen zuordnen
  • Liquidität im Blick behalten, damit du weisst, was du dir leisten kannst.

Monatliche Aufgaben in der Buchhaltung

  • Kontierung (s. weiter unten)
  • Gehaltszahlungen
  • Beleglose Transaktionen ermitteln (z.B. Kontoführungsgebühren & Mietzahlungen)
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Rentabilität im Blick behalten, damit du weisst, ob dein Unternehmen "gesund" arbeitet.

Jährliche Aufgaben in der Buchhaltung

  • Jahresabschluss erstellen und an das Finanzamt übermitteln
  • Einkommenssteuererklärung  

Besonderheiten abhängig von der Unternehmensform und -größe

1. Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa)

Für Kapitalgesellschaften (z.B. UG, GmbH) sind der Tag Umsatzes und der Tag der Zahlung relevant (Soll Versteuerung). Umsätze (Rechnungen) ohne Zahlungseingang müssen dennoch bei der UStVA berücksichtigt werden. Für kleine Einzelunternehmen ist nur der Tag der Zahlung relevant (Ist Versteuerung). Was nicht bezahlt wurde, muss nicht per UStVA an das Finanzamt gemeldet werden.

2. Gehaltszahlungen

Kapitalgesellschaften selbst können kein Gehalt verdienen. Wenn du also eine UG oder GmbH hast, musst du dich selbst anstellen und dir ein Gehalt zahlen, auch als Geschäftsführer. Das Gehalt ist i.d.R. immer gleich bis es angepasst wird. Ein Einzelunternehmer ist nicht angestellt, sondern hat am Monatsende die Einnahmen abzüglich der Ausgaben als "Gehalt" übrig. Für mehr Ordnung empfiehlt es sich ein separates Bankkonto zu führen.

3. Jahresabschluss

Kapitalgesellschaften und große Einzelunternehmen (ab 60.000€ Gewinn oder 600.000€ Umsatz) müssen zum Jahresabschluss eine Bilanz und eine GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) erstellen. Zum Start ist eine Eröffnungsbilanz erforderlich. Die Bilanz muss auch jedes Mal im Handelsregister veröffentlicht werden. Für kleine Einzelunternehmer reicht stattdessen eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) aus, in der lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenüber gestellt werden werden. Ein Einzelunternehmer muss auch eine Einkommenssteuererklärung machen, in der die Gewinne entsprechend versteuert werden. Der Angestellte (in einer UG/GmbH) macht die Einkommensteuererklärung hingegen nur privat.

Einnahmen verwalten (a.k.a. Debitorenbuchhaltung)

Mein Tipp: selber machen

Egal, ob du Rechnungen für deine geleisteten Stunden oder deine verkauften Produkte schreibst oder ob du z.B. als Affiliate eine Einnahme bekommst. All das sind Einnahmen, die dein Unternehmen am Leben erhalten und damit auch ein besonders wichtigster Teil deiner Buchhaltung. Ein Debitor ist jemand, der dir eine Zahlung für eine Leistung oder ein Produkt schuldet, die du erbracht hast. Das sind i.d.R. deine Kunden und Affiliate-Partner, mit denen du eine gute Beziehung pflegen solltest um auch künftig Aufträge/Verkäufe zu erhalten.

Deine Aufgabe ist es die Kunden und die dazu gehörigen Einnahmen im Blick zu behalten. Das beginnt mit dem ordentlichen Abspeichern aller Kundeninformationen und geht weiter über das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Auch Einnahmen, die du per Gutschrift bekommst, sind Einnahmen. Für die Buchhaltung sind beides gleichwertige Einnahmen.

Ein zweiter wichtiger Schritt ist die Kontrolle von Zahlungen. In der Buchhaltung sind die Rechnung (die Forderung gegenüber dem Kunden) und die Zahlung zwei verschiedene paar Schuhe. Die Buchung ist erst dann vollständig, wenn die Zahlung zur offenen Forderung auch eingegangen ist und entsprechend erfasst wurde.

Dabei ist nicht nur der Zahlungseingang wichtig, sondern auch wo du das Geld erhalten hast. Wurde es auf dein Bankkonto überwiesen, an dein Amazon Konto, per PayPal oder vielleicht sogar einfach in Bar gezahlt? Diese Information ist ebenso wichtig und für deine Buchhaltung relevant.

Falls ein Kunde übrigens mal nicht bezahlt, gehört auch das Erstellen von Mahnungen oder Zahlungserinnerungen zur Debitorenbuchhaltung mit dazu.

Die Debitorenbuchhaltung umfasst alle Leistungen von Personen oder Unternehmen, die dir für eine Leistung oder ein Produkt Geld bezahlen, die du erbracht hast. Dafür erstellst du eine Rechnung (oder erhältst eine Gutschrift) und erfasst dazu die entsprechende Zahlung, sobald sie eingegangen ist. Diese Aufgabe wird typischerweise von dir selbst, bzw. einem Mitarbeiter in deinem Unternehmen erledigt.

Ausgaben verwalten (a.k.a Kreditorenbuchhaltung)

Mein Tipp: selber machen

Kein Business funktioniert komplett ohne Ausgaben. Denn Ausgaben sind nicht nur große Einkäufe als Händler oder Anschaffungen für neue Technik, sondern auch z.B. Kontoführungsgebühren oder neuer Kaffee für´s Büro.

Kreditoren sind externe Lieferanten oder Dienstleister, von denen du etwas für dein Unternehmen einkaufst. 

Kleine Merkhilfe: Du bekommst beim Kreditor einen Kredit (in Form eines Produktes oder eine Leistung) und musst diesen irgendwann bezahlen.

Wenn du also deine Ausgaben für dein Business verwaltest, dann musst du ebenso wie bei den Einnahmen wissen, was wann gekauft wurde und wann du wie bezahlt hast. Genau wie bei den Einnahmen musst du auch hier unterscheiden zwischen dem Konto, von dem du bezahlt hast (z.B. Cash, PayPal, Bankkonto, etc.)

Hast du die Einnahmen und Ausgaben beisammen, dann weisst du auch automatisch wie es um dein Business steht. Wieviel hast du eingenommen, wie viel hast du ausgegeben und was ist noch zu bezahlen (an dich, bzw. von dir)? Die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben pro Monat z.B. zeigt dir die monatliche Rentabilität deines Unternehmens. Auch ohne BWL-Studium solltest du wissen, dass du am Ende mehr Einnahmen als Ausgaben haben solltest, damit dein Business auch langfristig bestehen kann. Für einen bestimmten Zeitraum kann das auch mal negativ sein (z.B. durch Investitionen). Langfristig nimmt ein gesundes Unternehmen aber mehr ein, als es ausgibt.

Unabhängig von der Rentabilität solltest du aber auch die Liquidität deines Unternehmens im Blick behalten. Wenn du z.B. zwar 20.000€ Umsatz gemacht hast, die aber erst in 3 Monaten bezahlt werden, dann kannst du die kurzfristig anfallenden Ausgaben (z.B. dein Gehalt, deine Miete, etc.) nicht bezahlen. Um solche Liquiditätsengpässe zu vermeiden solltest du vorausschauend planen und immer dafür sorgen, dass ausreichend liquide Mittel (Geld auf dem Konto) vorhanden sind.

Da Ausgaben jederzeit anfallen können, solltest du selbst für diese Aufgabe in der Buchhaltung verantwortlich sein alles beisammen zu halten. 

Zuordnung Quelle und Art der Einnahmen & Ausgaben (a.k.a. Kontierung)

Mein Tipp: selber machen und von Steuerberater kontrollieren lassen

In der Buchhaltung sind nicht nur Einnahmen und Ausgaben wichtig, sondern auch die Art der Einnahmen und Ausgaben, und wo die Zahlung dazu jeweils geflossen ist (von welchem Bank- oder Zahlungskonto).

Die Art der Einnahmen werden über ein sogenanntes Sachkonto zugeordnet. Sachkonten sind nicht beschreibend, sondern mehrstellige Zahlen. Die DATEV (der Anbieter der Software, die am weitesten in Deutschland unter Steuerberatern verbreitet ist) hat dafür bestimmte Standards entwickelt. Die bekanntesten Standardkontenrahmen (SKR) sind 03 und 04 (also SKR03 und SKR04). Diese haben sich in der gängigen Praxis für kleine Unternehmen in Deutschland etabliert. Die wichtigsten Sachkonten im Buchhaltungs-Alltag für einen Durchschnitts-Onlineunternehmer wie mich sind im SKR03:

Einnahmen / Erlöse

  • Erlöse 19%: 8400
  • Erlöse 7%: 8300
  • Kleinunternehmererlöse: 8195
  • Privateinlage: 1890
  • Sonstige Erträge: 2700
  • Sonstige steuerfreie Umsätze (z. B. § 4 Nr. 2-7 UStG) (zB Drittland): 8150
  • Sonstiges: 1590
  • Steuerfreie Umsätze: 8100
  • Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG: 8125

Ausgaben / Aufwendungen

  • Bewirtungskosten: 4650
  • Büroeinrichtung: 420
  • Forderungen aus Lieferung und Leistung: 1400
  • Fremdleistungen und Fremdarbeiter: 4909
  • Gehälter: 4120
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter: 480
  • Geschenke abzugsfähig ohne § 37: 4630
  • Kontoführungsgebühren: 4970
  • Marketing Kosten: 4610
  • Material- und Stoffverbrauch: 4000
  • Miete: 4200
  • Privatentnahme: 1800
  • Reisekosten Arbeitnehmer: 4660
  • Reisekosten Unternehmer: 4670
  • Sonstige Raumkosten: 4280
  • Sonstiges: 1590
  • Sozialversicherungen: 4130
  • Telefon und Internet: 4920
  • Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung: 1600
  • Versicherungen: 4360
  • Wareneingang 19%: 3400
  • Wareneingang 7%: 3300

Den kompletten SKR03 findest du hier.

Die Kontierung umfasst die Zuordnung der Konten (s. oben) zu jedem einzelnen Belege und jeder einzelnen Rechnung. Auch Zahlungsbewegungen ohne Rechnung (z.B. Kontoführungsgebühren) muss kontiert werden. Das ist eine Fleissarbeit, die typischerweise von einem Buchhalter oder dem Steuerberater angeboten wird (und die Kosten in die Höhe treiben kann, s.u.). Ich selbst nutze den Kontierungsservice von FastBill. Für eine monatliche Pauschale wird das dort mit Hilfe von künstlicher Intelligenz teilweise automatisch gemacht und von menschlicher Hand korrigiert.

Gehaltszahlungen (a.k.a. Lohnabrechnung)

Mein Tipp: Von Buchhalter oder Steuerberater machen lassen

Die Lohnabrechnung ist eigentlich nur Kapitalgesellschaften relevant. Für Einzelunternehmer gibt es kein festes Gehalt im eigentlichen Sinne, sondern vielmehr ein Überschuss aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Es kann also mal gute und mal schlechte Monate geben, in denen mal mehr und mal weniger Überschuss da ist.

Die Lohnabrechnung kann mit entsprechenden Tools sehr einfach erledigt werden. Da dies ein Standardprozess für Steuerberater und das Fehlerpotential hoch ist, empfehle ich die Lohnabrechnung an einen Steuerberater auszulagern. Das kostet nicht mehr als ein paar Euro pro Mitarbeiter und Monat.

Der Lohnauszug ist das Dokument, was du auch als "normaler Angestellter" vielleicht vor deiner Selbstständigkeit bekommen hast. Es ist auch der Nachweis über Zahlungen von z.B. Krankenkassenbeiträgen, Rentenversicherung, Sozialversicherungsbeträgen, etc. Wer hier Fehler macht, dem drohen ggf. Nachzahlungen und der bekommt vielleicht sogar weniger Rente?! Für ca. 15€ pro Monat lagere ich diese Aufgabe gerne aus.

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) 

Mein Tipp: Vom Steuerberater machen lassen, wenn du keinen sehr einfachen Case hast.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Anmeldung deiner zu zahlenden Steuern an das Finanzamt. Diese werden dann ein paar Tage später entweder eingezogen oder müssen von dir überwiesen werden. Ziel der regelmäßigen Voranmeldung ist es, dich als Unternehmer davor zu bewahren, dass dir zum Jahresende eine sehr große Zahlung überraschend das unternehmerische Rückgrat bricht, weil du dann vielleicht nicht mehr über ausreichende Liquidität verfügst. Es macht daher durchaus Sinn die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben. Standardmäßig muss die UStVA immer bis zum 10. des Folgemonats abgegeben werden. Das konkrete Intervall hängt allerdings von der Steuerschuld des Vorjahres ab:

  • Über 7.500 Euro: jeden Monat
  • Unter 7.500 Euro: jedes Quartal
  • Unter 1.000 Euro: Befreiung möglich, sodass nur einmal im Jahr gezahlt werden muss

Die Meldung an das Finanzamt erfolgt elektronisch. Dafür kannst du entweder das Portal Elster.de verwenden oder eine Software, die damit bereits verbunden ist. Diese Aufgabe wird in der Praxis von vielen Unternehmen selbst erledigt, kann aber auch genau so gut vom Steuerberater gemacht werden (Ich lasse es vom Steuerberater machen). Da scheint es noch keinen klaren Standardweg zu geben. 

Die Herausforderung ist allerdings nicht die Meldung, sondern die richtige Ermittlung der zu zahlenden Vorsteuern. Ein Rechenbeispiel, wie die zu zahlende Vorsteuer berechnet wird:

Du machst in einem Monat einen Nettoumsatz von 100€ und kommst mit einer MwSt. von 19% auf einen Bruttobetrag von 119€, den dein Kunde an dein Bankkonto bezahlt. Den Einnahmen stehen Ausgaben in Höhe von 50€ netto (59,50€ Brutto) gegenüber, die ebenfalls auf dein Bankkonto bezahlt wurden. Bleibt es in diesem Monat dabei, hast du eine zu zahlende Steuerlast von 19€ - 9,50€ = 9,50€, die du an das Finanzamt zahlen musst.

So weit, so einfach. In meiner täglichen Praxis gibt es jedoch viele Sonderfälle, die die das Fehlerpotential erhöhen. Aus meinem eigenen Alltag sind das z.B.:

  • Rechnungen & Belege in unterschiedlichen Währungen (z.B. EUR & USD)
  • Belege ohne Steuern aus Drittländern (vor allem aus den USA)
  • Rechnungen von Unternehmen aus der EU ohne Ausweis von MwSt. (z.B. eBay, Amazon, Facebook, Google, etc.). Hier greift das Reverse Charge Verfahren, die die Steuerlast auf mich umdreht. Die Belege einfach mit 0% Steuern beim Finanzamt zu melden wär einfach falsch!
  • Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze (7% vs. 19%)
  • Zahlungseingänge an vielen verschiedenen Stellen (z.B. Amazon, Bankkonto, mehrere PayPal Konten, etc.). Letztlich muss jede Zahlung zu jeder Bestellung jedem Beleg nachvollziehbar sein. Eine Sammelüberweisung von Amazon zu erfassen, die auf das Konto gezahlt wird, ist nicht ausreichend.

Das sind nur einige Beispiele, die die Umsatzsteuervoranmeldung komplex werden lassen. Die Gefahr hier Fehler zu machen und damit eine ungeplante, große Nachzahlung zu bekommen, ist auf jeden Fall präsent. Ich habe mich daher auch dafür entschieden diese Aufgabe von meinem Steuerberater machen zu lassen.

Es gibt auch Sonderfälle, die von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind. Dazu zählen neben diversen Berufsgruppen (wie z.B. Ärzten und Versicherungsmaklern) vor allem Kleinunternehmer, die vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht haben und die im laufenden Kalenderjahr maximal 50.000 Euro Umsatz erwarten. Wer innerhalb dieser Grenze liegt, kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Jahresabschluss (Bilanz & GuV oder EÜR)

Mein Tipp: Vom Steuerberater machen lassen

Der Jahresabschluss. Ein großes Wort, was aber eigentlich ganz klein wird, wenn das ganze Jahr über ordentlich gearbeitet wurde. Der Jahresabschluss ist eine steuerliche Bestandsaufnahme zum Jahresende, in der die Umsätze, Salden und Gewinne ermittelt werden.

Die Form des Jahresabschlusses hängt von deiner Unternehmensform und der Umsatz- und Gewinngröße ab:

Für große Einzelunternehmer & Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, etc.)

Kapitalgesellschaften müssen zum Jahresabschluss eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) sowie eine Bilanz erstellen. Das betrifft ebenso Einzelunternehmer mit einem jährlichen Umsatz über 600.000 Euro oder einem Gewinn über 60.000 Euro.

Für kleine Einzelunternehmer

Für Einzelunternehmer ist eine Bilanz ist nur bei großen Umsätzen oder Gewinnen erforderlich (s.o.). Im Durchschnittsfall reicht aber eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) aus. Freiberufler sind übrigens nicht an irgendeine Grenze gebunden. Hier reicht immer eine EÜR aus. Noch eine Ausnahme sind Kleinstunternehmen mit weniger als 17.500€ Jahresumsatz. Hier reicht auch eine formlose Gewinnermittlung für die Steuer aus. Wie genau die EÜR funktioniert, kannst du hier nachlesen.

Kann ich den Jahresabschluss auch selbst machen?

Als Geschäftsführer kannst du deine Bilanz und die GuV auch selbst erstellen und abgeben, denn du trägst als Geschäftsführer dafür am Ende auch die Verantwortung (selbst, wenn dein Steuerberater mithilft). Daher ist es auch so wichtig, dass die Buchhaltung auch unterjährig schon ordentlich funktioniert.

Die EÜR kann ebenfalls selbst erstellt werden und erfordert keine Zuarbeit vom Steuerberater. Abgesehen davon, dass viele Dinge auch falsch gemacht werden können, ist die Erstellung eines Jahresabschlusses auch ein zeitlicher Aufwand, der dich vom Tagesgeschäft abhält.

Zusätzlich müssen mit dem Jahresaschluss auch Steuererklärungen für das Finanzamt erstellt werden:

  • Umsatzsteuerjahreserklärung (hier wird dann berücksichtigt, was du jeden Monat bereits gezahlt hast)
  • persönliche Steuererklärungen des Unternehmers bei Einzelunternehmern oder Personengesellschaften
  • Gewerbesteuererklärung bei gewerblichen Unternehmen (z.B. UG, GmbH)
  • die Körperschaftssteuererklärung bei Kapitalgesellschaften.
Für ganz einfache Fälle mit wenig Umsatz, keiner komplexen Umsatz- oder Ausgabenstruktur, ohne Auslandsgeschäfte und einer Einzelunternehmerform würde ich auch sagen, dass man eine EÜR / den Jahresabschluss durchaus zu vertretbarem Aufwand auch selbst erstellen kann. Für alle anderen empfehle ich unbedingt einen Steuerberater einzuplanen.

Was kostet die Buchhaltung?

Hier findest du grobe Werte aus dem Feedback in unserer Community. Dies sind keine verbindlichen Preise! Kosten für z.B. Jahresabschlüsse werden nach gesetzlicher Steuerberater-Gebührenverordnung (StBVV) und damit auf Basis eines Gegenstandswertes deiner Unternehmens berechnet. 

Hier findest du eine ausführlichere Erläuterung zu Steuerberater Kosten. Je nach Unternehmensform (z.B. UG oder Einzelunternehmer) sind unterschiedliche Dokumente erforderlich (z.B. EÜR oder Bilanz/GuV), die unterschiedlich aufwändig sind und unterschiedlich kosten. Eine Pauschale ist daher leider nirgends zu erwarten. 

Der Vorteil ist aber: Egal, welchen Steuerberater du hast, die Gebühren sind immer ungefähr gleich. Ungefähr, denn es gibt einen Rahmen, in dem sich die Preise bewegen dürfen. Hier findest du einen Gebührenrechner nach StBVV und hier ein paar Rechenbeispiele mit Durchschnittswerten nach StBVV:

Beispiel 1: Amazon Händler (UG) mit 20.000€ Umsatz im Monat

  • Durchschnittliche Kosten im Monat für die UStVA: 56€
  • Durchschnittliche Kosten im Jahr für den Jahresabschluss: 2.582€

Beispiel 2: Dienstleister (Einzelunternehmer) mit 4.000€ Umsatz im Monat

  • Durchschnittliche Kosten im Monat für die UStVA: 23€
  • Durchschnittliche Kosten im Jahr für den Jahresabschluss (inkl. Steuererkl.): 955€

Kosten für die UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung)

Beispiel 1:

  • 14€ - 84€ pro Monat
  • + 72€ - 576€ für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Beispiel 2:

  • 7€ - 40€ pro Monat
  • + 43 - 346€ für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Kosten für Bilanz & GuV

Beispiel 1:

  • 516€ - 2064€ pro Jahr

Beispiel 2:

  • nicht erforderlich

Kosten für EÜR & Steuererklärungen

Beispiel 1:

  • 80€ - 477€ Gewerbesteuererklärung (bei 30.000 EUR Gewerbeetrag)
  • 119€ - 475€ für die Körperschaftssteuererklärung (bei unterster Mindestgrenze)

Beispiel 2:

  • 250€ - 350€ für die EÜR
  • 110€ - 659€ für die Einkommensteuererklärung

Zu den genannten Kosten für den Steuerberater und die Abschlüsse entstehen je nach Unternehmens-Setup und Geschäftsmodell noch Kosten für Softwaretools.

Meine Tools für die Buchhaltung

Mein Tipp: So viel automatisieren, wie möglich

Die Rechenbeispiele zeigen, dass unabhängig von der Unternehmensform Kosten für die Buchhaltung und den Jahresabschluss anfallen, besonders wenn du dies mit einem Steuerberater machst. Die Entscheidung für oder gegen einen Steuerberater fällst du letztlich selbst. Aus vielen Jahren als Unternehmer habe ich jedoch gelernt, dass es schön ist, gewisse Dinge nicht auf dem Schreibtisch zu haben. Ich weiss aber auch, dass man - gerade am Anfang - spart, wo es nur geht. Rechne die Kosten für die monatlichen Aufwände einfach in deine Marge mit ein, dann hast du diese Sorge weniger. Je früher du dir einen Steuerberater leisten kannst, desto besser.

Wenn deine Umsätze oder Gewinne einfach nicht hoch genug sind, dann empfehle ich dir lieber an der Umsatzschraube versuchen zu drehen, als bei den Kosten in der Buchhaltung versuchen etwas einzusparen (Ich weiss, das sagt sich einfacher als es ist). Vielleicht findest du ja hier ein paar Ideen, die dir helfen den Umsatz zu erhöhen.

Ein weiterer Weg den Zeitaufwand und die Kosten für den Steuerberater zu reduzieren sind Tools, die sämtliche Daten so aufbereiten, dass ein Steuerberater kaum noch Arbeit hat. Was Maschinen automatisiert machen, müssen Menschen nicht mehr tun. Das trifft auch in die Buchhaltung zu und belohnt die, die sich für eine vollständige Digitalisierung ihrer Buchhaltung entscheiden (sowohl Unternehmer, als auch Steuerberater). Heute kann viel automatisiert werden, auch wenn leider noch nicht alle Steuerberater da mitziehen. 

Ich selbst setze auf folgendes Setup, um sämtliche Prozesse in meiner Buchhaltung effizient und kostengünstig abzudecken:

FastBill

Aufgaben, die ich mit FastBill erledige:

  • Rechnungen erstellen und Gutschriften erfassen (und ggf. mal eine Mahnung)
  • Belege sammeln
  • Angebote, Bestellungen und Lieferscheine erstellen (v.a. für meinen Kaffeehandel)
  • Zahlungen zuordnen (per Bankkontoanbindung)
  • Kontierung 
  • Überblick über ausstehende Zahlungen
  • Überblick über Einnahmen & Ausgaben
  • Monatliche Übermittlung an meinen Steuerberater (per DATEV)

Kosten für FastBill

Wer alles händisch machen will, der kann bereits mit dem Tarif für monatlich 8,99€ unbegrenzt Rechnungen erstellen und Belege erfassen. Diverse Automatisierungsfunktionen (und mehr Benutzer) gibt es in der Pro Version. Ich selbst nutze mittlerweile den Premium Tarif, wo die Kontierung und die Erfassung der Belege (inkl. Reports zwischendurch) von FastBill erledigt wird. Das reduziert meinen eigenen Zeitaufwand für die Buchhaltung auf ca. 1 Stunde pro Monat. Hier kannst du alle Preise im Überblick anschauen.

Hier kannst du FastBill selbst 14 Tage kostenlos und unverbindlich ausprobieren.

FastBill Preise

Billbee

Ein Teil meiner Geschäftsmodelle ist der Handel mit Produkten auf Amazon und über einen Shopify Shop. Aufgaben, die ich bei diesen Modellen mit Billbee erledige:

  • Automatisiert Rechnungen für die Bestellungen erstellen und verschicken
  • Bestandsüberachung (Warenwirtschaft)
  • Erstellung von DHL Versandlabels

Kosten für Billbee

Billbee erhebt Kosten pro Auftragsabwicklung (z.B. eine Rechnung für eine Bestellung erzeugen kostet 7 Cent) und Funktion (Anbindung von mehr als 4 Shops kosten extra). Für die Anzahl an Aufträgen gibt es einen Kostenairbag von 39€ / Monat. Wie hoch deine Kosten sein werden, kannst du hier errechnen lassen.

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Mein Steuerberater

Seit Anfang an nutze ich einen Steuerberater. Da sich mit den Jahren auch die Anforderungen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Steuerberatern stark verbessert haben, habe ich seit 2018 einen neuen Steuerberater gefunden, der Weg der Digitalisierung komplett mitgeht. 

Aufgaben, die mein Steuerberater erledigt:

  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Lohnabrechnung
  • Jahresabschluss

Wie schon oben beschrieben, sind die Kosten abhängig von deinem Unternehmensumsatz und deiner Unternehmensform. Ich selbst zahle für die monatliche Betreuung weniger als 300€, aber der Wert hilft niemanden, da der eigenen Umsatz zu Grunde gelegt werden muss. Hier findest du einen Beitrag zur Kostenstruktur von Steuerberatern in Deutschland.

Gerne stelle ich dir meinen Steuerberater vor. Ich empfehle dir einfach ein unverbindliches Gespräch zu führen und dann zu bewerten, ob es passen könnte. Wenn du einen Kontakt zu meinem Steuerberater möchtest, schreib mir gerne hier eine Nachricht mit ein paar Infos zu dir und deinem Business. ich helfe gerne weiter. 

2 Kommentare

  • Hey Christian,

    vielen Dank für den sehr ausführlichen Überblick.

    Was muss ich bei Rechnungen, die ich ins Ausland stelle, beachten?

    In unserem Beispiel geht es um Rechnungen, die wir nach Ungarn stellen.

  • Hey Hanno,

    bei Rechnungen in Ausland sind folgende Dinge zu beachten:
    1. Bei B2B Rechnungen kannst du die Steuerlast auf den Kunden umdrehen (Reverse Charge), sofern du seine USt.ID auf der Rechnung angibst. Dann stellst du deine Rechnungen mit einem entsprechenden Hinweis ohne USt. aus. Mehr dazu findest du hier: https://blog.fastbill.com/reverse-charge/

    2. Wenn du digitale Güter an Privatkunden abrechnest, musst du die jeweilige MwSt. den Käufer-Landes anwenden (in Ungarn 27%). Falls du FastBill nutzt, kannst du das so einstellen: https://support.fastbill.com/hc/de/articles/360000027594-Digitale-Produkte-MOSS-

    3. Bei größeren Umsätzen musst du auf jeden Fall auch die Lieferschwellen im Blick behalten. In Ungarn liegt die 35.000€ / Jahr. Wenn du da drüber bist, musst du deine Umsatzsteuern für Verkäufe nach Ungarn auch dort abführen (nicht in Deutschland). Mehr dazu findest du hier: https://blog.taxdoo.com/umsatzsteuer-und-lieferschwellen/

    Am besten sprichst du zu allen Themen mit einem Steuerberater. Wenn du einen suchst, helfe ich gerne mit einer Empfehlung weiter.
    Viel Erfolg!
    Christian

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