Buchhaltung Grundlagen: Stressfrei durch den Papierkram

Buchhaltung Grundlagen: Stressfrei durch den Papierkram

Gemeinsam mit meinem Team habe ich vor einigen Jahren angefangen FastBill zu entwickeln, ein Tool, um Buchhaltung Grundlagen verständlich und Buchhaltungsaufgaben im Arbeitsalltag kleiner Unternehmen einfacher und zeitsparender zu machen. Aber warum Buchhaltung? Ganz einfach: „Papierkram“ gehört in jedem Unternehmen dazu, egal ob jemand Schuhe verkauft und Webdesigner ist, ob man digitaler Nomade, Blogger, oder Freelancer mit festen Office ist. Was alle gemeinsam haben ist die Notwendigkeit die Buchhaltung Grundlagen zu verstehen und Aufgaben wie Rechnungen schreiben zu erledigen. Kein Selbständiger hat Lust sich neben dem Kerngeschäft auf gesetzliche Grundlagen der Buchführung zu konzentrieren. Deshalb soll FastBill ein Tool sein, was mitdenkt und genau solche Sorgen nimmt. Mit FastBill kannst du Rechnungen schreiben, Belege sammeln, deine Finanzen überblicken und einfach mit deinem Steuerberater zusammenarbeiten.


Tipp: Du kannst FastBill kostenlos und völlig unverbindlich einfach mal 30 Tage ausprobieren. Hier kannst du dich anmelden


Zeit und Mobilität: Der Mehrwert steht im Vordergrund

Papierkram nebenbei erledigen spart bis zu 8 Arbeitsstunden am Monatsende
Eine übersichtliche, papierlose Buchhaltung ist der Traum vieler Selbständiger und Unternehmen. Wer die Grundlagen der Buchhaltung beherrscht, dem steht seinem Ziel von beruflicher Unabhängigkeit kaum noch etwas im Wege. Tatsächlich kann die Buchhaltung heute größtenteils papierlos erledigt werden, sowohl per Gesetz, aber auch aus den Gewohnheiten im Umgang mit Kunden heraus. Lediglich z.B. der Jahresabschluss und die Bilanz müssen nach wie vor in Papierform vorgehalten werden. Es gibt also praktisch keinen keinen Grund heute noch im 1.0-Papiermodus zu arbeiten, auch wenn viele Unternehmen aus älteren Generationen meinen, dass dies noch zu den Buchhaltung Grundlagen gehört. Und selbst Papierfreunde kommen um die nervigen Aufgaben nicht herum: Belege archivieren, Ordnung halten, Scannen, Finanzen überblicken, Rechnungnen schreiben, und alles am Monatsende dem Steuerberater übergeben.

Wer bereits papierlos arbeitet, hat schon den ersten richtigen Schritt gemacht. Doch auch Papierkram beinhaltet Prozesse, die den Arbeitsalltag ausbremsen.

Buchhaltung in der Praxis: Ich steige morgens in die Bahn und kaufe mir per Smartphone-App ein Ticket. Die Quittung erhalte ich per E-Mail und leite diese sofort an meine Inbox E-Mailadresse bei FastBill weiter. Dort wird Sie von einem Mitarbeiter erfasst und ist somit für den Steuerberater bereits archiviert. Und das alles 5 Minuten nach ich in den Zug eingestiegen bin. Die alte Welt würde hier deutlich länger brauchen, vor allem in einer dezentralen Organisation wie bei uns.

Ein anderes Beispiel: Ich bin auf Reisen und erhalte die Anfrage eines Kunden, eine letzte Rechnung bitte per Post zuzustellen. Über mein iPad öffne ich FastBill, erstelle die Rechnung mit wenigen Klicks und versende sie per Knopfdruck (für 90 Cent) per Post. Gedruckt, kuvertiert und versendet wird durch einen Dienstleister. Das sieht nicht nur professioneller aus, sondern geht auch günstiger und bequemer als zuvor.

Diese Art von „nebenbei“ und mobil Arbeiten ist genau die Art Buchhaltung Grundlagen zu beherrschen, wie wir sie uns bei FastBill vorstellen. FastBill macht effizient und mobil und schafft so Freiraum am Monatsende, wo viele erst anfangen ihre Belege zusammen zu sammeln und zu ordnen.

ein Schweizer Taschenmesser für kleine Unternehmen

Als Unternehmer hinterfrage ich täglich mein Handeln. Ich überlege mir regelmäßig, wie ich meine Zeit effizient und gewinnbringend nutzen kann. Für mich bedeutet FastBill zu benutzen nicht einfach nur Aufgaben zu erledigen, sondern schneller und effizienter zu sein als ich es sonst wäre. Nur so kann ich rechtfertigen, Geld für ein Werkzeug zu bezahlen. Es muss also einen spürbaren Mehrwert liefern. Es ist ein Werkzeug, mit dem die Arbeit einfacher funktioniert.

Wie umfangreich muss ein Werkzeug für Buchhaltung sein?

Keine einfache Frage. Die Zielgruppe muss genau studiert werden um den Bedarf abzuklopfen. Angefangen haben wir 2007 bei FastBill mit der Kernfunktion „Rechnung schreiben“. Hinzu kamen schnell Zeiterfassung und später die Beleg- und Ausgabenarchivierung. Heute ist FastBill eine gute Lösung, um auch dem Steuerberater all das zu übermitteln, was er braucht, und mit der alle Buchhaltung Grundlagen erledigt werden können. Ein Überblick:

1. Rechnungen erstellen und via Email oder per Post versenden

Das wichtigste zuerst: Rechnungen schreiben, und zwar mit individueller Rechnungsvorlage. Schritte wie z.B. die richtige Rechnungsnummer zu nutzen mit korrekter Rechnungsnummer und allen nötigen Informationen, online zu erstellen. Was früher relativ aufwendig in Excel und Word gelöst werden musste, ist hier mit einfachen Vorlagen und mit wenigen Klicks erledigt. Der Mehrwert ergibt sich aus Schnelligkeit, Professionalität und Mobilität. Fehler wie falsche Rechnungsnummern oder doppelt abgerechnete Arbeitszeiten werden zudem vermieden.

Neben Rechnungen lassen sich mit FastBill auch Angebote und Mahnungen erstellen, ebenfalls mit wenigen Klicks. Statt nach entsprechenden Vorlagen zu googlen, soll alles automatisch einfach richtig sein. Ein gute Gefühl.

2. Belege erfassen und online archivieren

Zu den Buchhaltung Grundlagen gehören nicht nur eingehende Rechnungen, sondern auch Belege zu erfassen. Ebenfalls einfach machbar mit FastBill. Dafür gibt´s sowohl eine geeignete Smartphone App, als auch eine sog. Inbox E-Mailadresse, an die ich Belege auch von unterwegs einfach schicken kann. Hier zeige ich in einem Video, wie das mit der Scan-App genau funktioniert:

Mehr zur App gibt´s übrigens auch im FastBill Blog. Wie man Belege von unterwegs per E-Mail erfasst steht hier.

3. Finanzen im Blick behalten

FastBill macht es einfach, die Übersicht über die Finanzen und Kunden zu behalten. Mit wenigen Klicks bekommt man die gewünschten Informationen, wie etwa Zahlungen, die noch nicht beglichen wurden, Kundendaten und eingehende Rechnungen angezeigt. Projektbezogene Arbeit lässt per integrierter Zeiterfassung minutengenau abzurechnen.

4. Export-Funktion für den Steuerberater

Um ihn kommen nur die wenigsten herum: den Buchhalter oder Steuerberater. Selbst, wer Buchhaltung Grundlage beherrscht, sollte einen Steuerberater hinzuziehen. Deshalb legen wir viel Wert darauf, dass nicht nur der Alltag mit FastBill einfacher wird, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater reibungslos funktioniert. Per Online Monatsreport lassen sich gesammelte Einnahmen und Ausgaben pro Monat übermitteln, sodass weder ein Schuhkarton, noch ein Papierordner nötig ist.

8 Stunden Zeit und unendliche Nerven sparen – für 5€ im Monat

Natürlich soll niemand die Katze im Sack kaufen. Wer möchte kann FastBill gerne kostenlos und unverbindlich für einen vollen Monat ausprobieren. Einfach anmelden und los geht´s. Bei Fragen helfe ich gerne. Danach kannst du das Tool bereits für gerade mal 5€ im Monat nutzen.

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