Billbee: Rechnungen, WaWi & Versandlabels für E-Commerce Unternehmer

Seit einigen Jahren bin ich nun selbst nicht nur Blogger, sondern auch E-Commerce Unternehmer. Ich kenne daher die Herausforderungen kleiner Shops und möchte deshalb in diesem Artikel Billbee vorstellen, eine Lösung für Rechnungen, Bestandsplanung und Paketlabels (und mehr). Auch nach über 3 Jahren Erfahrungen mit Billbee bin ich nach wie vor von der Lösung überzeugt - und das auch noch, wenn mittlerweile die ersten Grenzen für mich in Sichtreichweite kommen. In diesem Artikel möchte ich vor allem Einsteigern zeigen, wie Billbee funktioniert und warum es eine tolle Lösung auch für die ist, die gerade erst anfangen.

Was ist Billbee?

Billbee ist eine webbasierte Software (SaaS) aus Deutschland, die sich an verschiedene Verkaufsplattformen und Shops anbinden lässt, um dort Bestellungen (Aufträge) abzurufen und diese dann zu verarbeiten. Verarbeiten bedeutet z.B. 

  • Rechnungen erstellen und an die Kunden verschicken
  • Bestände aktualisieren (Warenwirtschaft)
  • Paketlabels erstellen (z.B. für DHL)

Billbee selbst bezeichnet sich als Komplettlösung für Online Händler - und da ist tatsächlich einiges dran. Besonders diejenigen, die gerade mit einem Shop starten oder gestartet sind, die ersten Pakete vielleicht sogar noch verschicken und kein großes Budget haben, werden mit Billbee einige Kopfschmerzen weniger haben. Und so funktioniert´s:

Shops wie Shopify oder Amazon an Billbee anbinden

Egal, wo du deine Produkte (im deutschsprachigen Bereich) verkaufen willst, die Chance ist groß, dass Billbee diesen Shop bereits angebunden hat. Angebunden bedeutet, dass Billbee sich die Bestelldaten automatisch ziehen kann, sobald eine neue Bestellung eingegangen ist. Bis zu vier Shops können ohne weitere Zusatzkosten angebunden werden. Darunter sind z.B. eBay, Amazon, Shopify, WooCommerce, Jimdo, Wix, Squarespace und viele viele weitere. Je nach Shop werden die erforderlichen Daten für die Anbindung abgefragt und Konfigurationsmöglichkeiten angeboten:

billbee wix

Automatisierungen, die das Leben einfacher machen

Bereits bei der Einrichtung der Shops wird sichtbar, wie flexibel Billbee konfiguriert werden kann. Das ist auf der einen Seite zwar toll, weil das Tool sehr flexibel wird - auf der anderen Seite ist die Bedienung dadurch nicht immer sofort super intuitiv. Ja, generell ist Billbee keines dieser super sexy SaaS Tools (kann ja noch kommen). Dafür hat das Team hat sich offenbar voll und ganz auf Funktionen konzentriert. Lieber so als anders herum.

Ein Bereich, wo das besonders deutlich wird, sind die Automatisierungen. Mit einfachen Wenn-Dann-Regeln lassen sich die Handgriffe automatisieren, die sonst irgendwann garantiert nervig werden. Ob Rechnungen stellen, Nachrichten an Kunden verschicken oder Status-Änderungen - all das sind prima Kandidaten für eine Automatisierung bei Billbee. Ein Beispiel:

  • WENN (Auslöser) eine Bestellung bezahlt wurde (Status wird automatisch vom Shopsystem übermittelt), 
  • PRÜFE (Bedingung), ob diese Bestellung alle Kriterien erfüllt, z.B. dass sie von meinem Amazon Shop kam,
  • DANN (Aktion), erstelle ein Dokument "Rechnung" mit meiner hinterlegten Vorlage und schicke es per E-Mail an den Kunden. 
billbee automatisierung

Wirklich cool! Diese Automatisierungen können auch genutzt werden, um z.B.

  • Sprachen zu erkennen
  • Nummernkreise zuzuweisen
  • Dokumentenlayouts zuzuweisen
  • Lieferscheine zu erstellen
  • Bestellungen mit Tags zu versehen oder diese zu entfernen
  • Einen Verpackungstyp auszuwählen
  • Eine Nachricht an Kunden zu verschicken
  • Eine externe URL aufzurufen
  • uvm.

Auch ein automatischer Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto ist möglich. Ich selbst habe mir z.B. in meinem Shopify Shop die manuelle Zahlungsart Vorabüberweisung angelegt. Sobald diese ausgewählt ist, erhält ein Kunde nach der Bestellung eine E-Mail mit den entsprechenden Zahlungsinformationen. Kommt diese Zahlung auf meinem Konto an, kann Billbee diese finden und den Status automatisch auf "bezahlt" setzen. Auf diesem Weg habe ich sogar die manuelle Zahlungart automatisiert. In den Einstellungen muss ich jetzt nur noch hinterlegen, wie oft und wann der Abgleich gemacht werden soll, damit idealerweise alle bezahlten Bestellungen noch am gleichen Tag verschickt werden.

billbee zahlungsabgleich

Individualisierung, die zum eigenen Design passt

Wie sieht es mit dem Rechnungslayout und den Texten in E-Mail Vorlagen aus? Geht auch!

Billbee hat einen Editor, mit dem sich zumindest die wesentliche Eigenschaften einer Rechnung oder anderer Dokumente anpassen lassen. Nichts für Designer, die ihre Handschliff bis ins letzte Detail anwenden wollen, aber durchaus solide und gut für ein Online Händler mit professionellem Anspruch. 

billbee rechnungslayout

Nicht nur das Design, auch z.B. Nummernkreise, Verpackungstypen, Sprache und Umsatzsteuern lassen sich jeweils individuell regeln und zuordnen in Billbee. Wenn du z.B. Kunden im Ausland hast und andere MwSt. berücksichtigen musst, ist das ebenfalls in Billbee machbar. Einstellungen z.B. zu Rechnungen / Layout, Nummernkreise und auch Versandprofile können pro Shop festgelegt werden. Eine Konfiguration könnte also sein:

  • Produkte, die über Amazon verkauft werden, sollen nur per DPD verschickt werden und die Rechnungen ein besonderen Logo erhalten.
  • Produkte, die über Wix oder Shopify verkauft werden, sollen z.B. nur per DHL verschickt werden.

Wie gesagt, das sind nur Beispiele, aber in der Praxis kann das durchaus hilfreich sein. So müssen Rechnungen, die automatisch an Amazon Kunden verschickt werden, ein [Wichtig] im E-Mail Betreff enthalten, damit sie auch beim Kunden ankommen. 

LesetippRechnungen schreiben: Ein Guide für Selbständige und Unternehmer

Mit Billbee Versandlabels erstellen

Das ist eine Funktion, die nicht sofort auf den ersten Blick sichtbar ist, aber bares Geld spart, wenn man sie einmal gefunden und eingerichtet hat. Wer in seinem Shop etwas verkauft, der muss schließlich auch Pakete verschicken. Die dafür benötigten Versandlabels können entweder 

  • direkt beim Dienstleister erstellt werden (z.B. DHL Business Portal),
  • bei einem Dienst wie Sendcloud, Shipcloud, Shippo, etc. gekauft werden (über deren Verträge), oder
  • mit Billbee erstellt werden, wenn ein eigener Vertrag vorhanden ist. 

Ich selbst nutze die dritte Option. Ob ich dafür einen Vertrag meines Fulfillment Dienstleisters nutze oder meinen eigenen, ist eigentlich egal. Bei Billbee können Verträge von DHL, DPD, Hermes, UPS und anderen hinterlegt werden. 

Wer seine Produkte über einen Fulfillment Dienstleister verschickt (z.B. Amazon FBA), der kann auch das nutzen. So könnten z.B. automatisch Bestellungen über einen Shopify Shop von Amazon verschickt werden, wenn man denn möchte. 

Falls kein eigener Vertrag vorhanden ist und dieser auch nicht gewünscht ist, könnte man über die Shipcloud Integration auch dort Labels zu guten Preisen bekommen. Billbee liefert auch dafür bereits eine passende Integration.

Lagerbestände verwalten und synchronisieren

Diese Funktion hat mir viele Stunden Arbeit erspart! Denn ich habe zwar ein Lager mit einem Bestand von Produkten, die ich aber über verschiedene Shops und Plattformen verkaufe, z.B. über meinen Shop bei Shopify, bei Amazon, ebay, Rakuten, usw.

Früher habe ich meinen Bestand zentral in Excel/Spreadsheet gepflegt, was aber irgendwann nervig und fehleranfällig wurde. Seitdem ich herausgefunden habe, dass Billbee hier eine viel bessere und automatisierte Lösung bietet, freu ich mich sehr über diese Entlastung. 

Meinen Bestand pflege ich seitdem pro Produkt in Billbee. Wenn ein Produkt verkauft wird (egal wo), zählt Billbee den Bestand herunter und aktualisiert diesen entsprechend in allen Shops. Wenn z.B. jemand bei Shopify ein Produkt kauft, wird auch der Bestand bei Amazon entsprechend aktualisiert. Genau so funktioniert das auch, wenn neuer Bestand im Lager ankommt: Einfach in Billbee anpassen und freuen, dass es überall automatisch angepasst wird. Diese und andere Funktionen von Billbee zeige ich auch in diesem Video:

Billbee und Buchhaltung

Billbee scheint bis hierhin super zu funktionieren für die Abwicklung von Bestellungen. Aber was passiert danach? Buchhaltung ist wichtig und auch hierfür liefert Billbee Lösungen.

Wer einen Steuerberater hat, der DATEV nutzt, für den stellt Billbee einen DATEV Export zur Verfügung (keine Anbindung via DATEVconnect). Laut meinem Steuerberater ist der Export ok, aber nicht ideal. Wir nutzen die Integration zu Taxdoo, wo der Export wird dann in meinem Fall vom Steuerberater gezogen und dort verwendet wird. Mehr zu meinem Setup kannst du auch hier nachlesen.

Wenn du deine Buchhaltung und deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machst, kannst du z.B. die Billbee Integration von FastBill nutzen. Ich habe FastBill seit 2011 als Mitgründer mit aufgebaut, daher freue ich mich, dass wir an der Stelle auch mit Billbee zusammen kommen. Wie die Integration funktioniert, kannst du hier nachlesen. Fairerweise sei auch hier erwähnt, dass Billbee noch weitere Integrationen zu alternativen Angeboten hat. Welche das sind, findest du sicher selbst heraus ;-)

Lesetipp: Was kostet ein Steuerberater in der Praxis?

Grenzen von Billbee

Bis hierhin bin ich ganz schön ins Schwärmen gekommen. Billbee und das Team rund um David Pohlmann hat in den letzten Jahren wirklich tolle Arbeit geleistet und die Welt für kleine Händler deutlich einfacher gemacht. Aber Billbee hat auch seine Grenzen.

Billbee ersetzt keine Buchhaltungssoftware

Das ist auch nicht der Anspruch von Billbee und sollte er auch nicht sein aus meiner Sicht, aber es wird manchmal glaube ich von Unternehmern verwechselt. 

Als Händler geht es ganz ohne Ausgaben nicht. Wer Produkte verkauft, der kauft diese meistens auch vorher irgendwo bei einem Lieferanten ein. Auch fallen z.B. Gebühren für Shop Software, Homepage Baukasten/Hosting, Amazon usw. an, die einfach dazu gehören. Diese Ausgaben müssen in der eigenen Buchhaltung gesammelt und bei der Umsatzsteuervoranmeldung und dem Jahresabschluss berücksichtig werden. Um hier die Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten und auch Ordnung einzuhalten, empfehle ich eine separate Software dazu! Meine persönliche Empfehlung ist natürlich FastBill. Natürlich, weil ich das Unternehmen selbst zwar mit aufgebaut habe, aber auch, weil ich es über Jahre so mit gestaltet habe, wie es für mich als kleines Unternehmen sinnvoll ist. Mehr zu FastBill und den Alternativen habe ich hier aufgeschrieben

Keine Integration zu einer Marktplatz Software

Als ich mich mit der Marktplatz Software Sharetribe befasst habe, kamen nicht nur mir, sondern auch vielen Lesern gleich tolle Anwendungsideen. Ich persönlich finde, dass ein Marktplatz auch nur ein Shop ist, der etwas anders funktioniert. In Zeiten von Dropshipping vielleicht die erhoffte Lösung? Veilleicht... Sharetribe ermöglicht zumindest, Zahlungen für seine Händler abzuwickeln und treuhänderisch über Stripe oder PayPal zu verwalten, und damit Verkäufe ohne eigenes Produkt abzuwickeln. In dem Zuge fände ich es mega spannend, wenn sich über Billbee auch eine Rechnungsautomatisierung mit abbilden ließe, so ähnlich wie Amazon das seinen Händlern auch schon anbietet. Bisher ist dieser Fall vermutlich noch zu sehr "Edge Case".

Eingeschränkte Multi-Lager-Verwaltung

Ich selbst bin kürzlich auch an die Herausforderung gestoßen, dass ich meine Amazon Bestellungen je nach Bestellland aus unterschiedlichen Lagern versenden lassen will. Ein Kunde aus Österreich soll z.B. ein Paket direkt aus meinem Lager in Österreich bekommen, der Kunde aus Deutschland soll aus Deutschland beliefert werden (in dem Beispiel nutze ich Fulfillment by Merchant über Amazon). Das kann Billbee so leider nicht abbilden, weil es ein und dasselbe Produkt bei Amazon ist, das nach DE und AT verkauft wird. Mittlerweile gibt es zwar eine Multi-Lager-Verwaltung (wird auf Anfrage freigeschaltet), aber Logiken, die Bestellungen anhand von Bestellland zu splitten und unterschiedlichen Lagerbeständen zuzuordnen, kann Billbee nicht. Nach einer ersten Recherche müsste ich dazu auf z.B. die Angebote von JTL oder plentymarkets zurückgreifen.

Bedingt gut für alle, die selbst in größeren Mengen verpacken & verschicken

Billbee bietet zwar Versand & Picklisten für diejenigen an, die selbst durch das Lager laufen und Produkte zusammen suchen, ab einer gewissen Größe wird aber auch das nicht mehr reichen. Meine Erfahrung zeigt, dass man im Lager irgendwann um eine Scanner-basierte Lösung nicht mehr drum herum kommt. Soweit ich das gesehen habe, gibt es die noch nicht für Billbee.

Was kostet Billbee?

Auch beim Preismodell macht es Billbee besonders auch für kleine Unternehmen einfach. Statt einer Pauschale erheben die Detmolder Kosten pro Auftragsabwicklung (z.B. eine Rechnung für eine Bestellung erzeugen kostet 7 Cent). Für den Bestandsabgleich fallen 0,01€ pro Auftrag an. Wenn du also wirklich nur 10 Bestellungen im Monat hast und dafür auch den Bestandsabgleich nutzt, kostet dich Billbee ganze 80 Cent ;-) Das ist selbst für die vertretbar, die gerade erst starten. 

Zweiter Vorteil: Dieses Modell ist nach oben durch einen Kostenairbag gedeckelt. Für Aufträge fallen nie mehr als 39€ / Monat für den Bestandsabgleich nie mehr als 19€ an. Weitere Kosten können aber für zusätzliche Funktionen entstehen, wie z.B. die Nutzung der API, Anbindung von mehr als 4 Shops, usw. Wie hoch deine Kosten sein werden, kannst du hier errechnen lassen.

billbee kosten

Mein Fazit zu Billbee

Billbee ist für mich und andere kleine Händler eine ideale Lösung. Man darf es allerdings nicht mit FastBill, Lexoffice und Co und einen Top werfen, nur weil alle Rechnungen schreiben können. Billbee schwimmt eher in dem Teich, in dem auch plentymarkets, JTL, Actindo und Xentral schwimmen. Und im Vergleich zu diesen Angeboten scheint Billbee für kleine und mittlere E-Commerce Unternehmen durchaus weit vorn zu liegen.

Das Tool ist zwar nicht immer ganz intuitiv bedienbar, aber dafür recht umfangreich und perfekt für alle, die noch keine großen Lager mit tausenden Produkten verwalten. Der Support ist aber umso besser und hilft auch gerne bei Fragen während der Einrichtung weiter. Mittlerweile gibt es sogar eine Facebook Gruppe, wo sich Nutzer untereinander helfen. Was will man mehr? 

Besonders für kleine Unternehmen und die, die gerade erst starten, wirkt das Bild sehr rund auf mich. Das Preismodell könnte für Einsteiger kaum besser sein. Ich selbst bin mittlerweile Heavy-User mit ein paar tausend Bestellungen im Monat, API Nutzung, mehreren Shops und Usern, um lande dennoch mit meiner Rechnung nur bei knapp unter 100€ monatlich (netto). 

Wenn du Billbee ausprobieren möchtest, dann kannst du dich hier anmelden.

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1 Kommentar

  • Hallo Christan,

    danke für die nützlichen Praxistips. Werde mir das für Shops einiger Kunde ebenso mal anschauen. Wer für Shopify keine ganze WaWi sucht sondern schnell und einfach Versandlabels, Rechnungen und Lieferscheine erstellen möchte für den bietet sich easyDHL an https://apps.shopify.com/easydhl?locale=de

Was denkst du?