Warum Billbee die ideale Ergänzung für dein E-Commerce Business ist

Wer ein E-Commerce Business betreibt, der muss für Bestellungen Rechnungen schreiben, Warenbestände im Blick behalten und Versandlabels erzeugen. Die cloudbasierte Software Billbee hilft, wichtige Prozesse nach dem Eingang der Bestellung abzuwickeln. Billbee bietet dafür umfangreiche Funktionen und Integrationen mit Shopsystemen und Banken, sehr flexible Regel-Möglichkeiten, und ein faires Preismodell, das mit dem Shop wächst. In diesem Artikel erfährst du, wie Billbee funktioniert und wie es Online-Händlern helfen kann.

Flexibel und sehr umfangreich!

Bilbee ist perfekt für kleine bis wachsende Händler. Ob nur wenige Bestellungen im Monat oder 20.000 - durch das flexible Preismodell eignet sich das Tool für alle. Sehr positiv sind die extrem vielen Integrationen und die große Flexibilität durch Regeln. Kleine Abzüge gibt es für die Einarbeitungszeit, Schwächen bei komplexerer Lagerverwaltung, fehlende Funktionen bei Auslands-Bestellungen und gelegentlichen Caching-Herausforderungen.

zu Billbee*

Was ist Billbee?

Billbee* ist eine Multichannel Software aus Twistetal in der Nähe von Kassel (Mitteldeutschland) und eine echte Erfolgsgeschichte! Das Unternehmen ist bis heute gebootstrappt (ohne Investoren gewachsen) und macht mittlerweile selbst mehr als 5 Mio € jährlichen Umsatz. Dabei arbeitet das Team komplett remote und nur 30-Stunden pro Woche - wie CEO David Pohlmann kürzlich in einem Podcast Interview berichtete.

Gleichzeitig ist Billbee eine sehr umfangreiche Lösung, die sich an nahezu alle Verkaufsplattformen, Marktplätze und Shopsysteme anbinden lässt, die für Unternehmen in Deutschland spannend sein könnten.

Ich selbst nutze Billbee seit 2015 und bin nach wie vor von der Lösung überzeugt - auch, wenn ich mir an ein paar Stellen Verbesserungen für mehr Automatisierung wünsche. In der öffentlichen Roadmap von Billbee* kann man aber gut nachvollziehen, was geplant und was in der Umsetzung ist. So viel Transparenz wünsche ich mir von allen Software Startups.

Billbee ist ein ERP (Enterprise Resource Planning), aber für kleine Unternehmen. Billbee selbst sagt, dass die Software für Händler bis rund 20.000 Bestellungen im Monat gut geeignet ist. Eine Buchhaltungssoftware ist Billbee übrigens nicht. Es gibt z. B. keine Verwaltung von Ausgaben und kein klassische Kontierung - dafür aber Funktionen für die Versandabwicklung. Die Software fokussiert auf all die Dinge, die unmittelbar nach einer Bestellung erforderlich sind, wie

• Rechnungen erstellen und an die Kunden verschicken
• Zahlungen (bei Überweisungen) automatisch offenen Bestellungen zuordnen
• Bestände aktualisieren (Warenwirtschaft)
• Paketlabels & Lieferscheine erstellen (z. B. für DHL)

So funktioniert Billbee

Um mit Billbee zu arbeiten, sind folgende Schritte erforderlich:

1. Anbindung an Shopsystem
2. Anlegen oder Import von Produkten
3. Rechnungslayout definieren
4. Versandeinstellungen definieren

1. Shops & Marktplätze anbinden

Egal, wo du deine Produkte (im deutschsprachigen Bereich) verkaufen willst, die Chance ist groß, dass Billbee diesen Shop bereits angebunden hat. Angebunden bedeutet, dass Billbee sich die Bestelldaten automatisch zieht, sobald eine neue Bestellung im Shop oder auf dem Marktplatz eingegangen ist. Dank des im Frühjahr 2021 eingeführten All Inclusive Pricings gibt es jetzt keine Einschränkung mehr und du kannst von Anfang an so viele Shops anbinden, wie du möchtest. Darunter sind z.B. eBay, Amazon, Etsy, Shopify, WooCommerce, Jimdo, Wix, Squarespace und viele, viele weitere. Je nach Shop werden die erforderlichen Daten für die Anbindung abgefragt und Konfigurationsmöglichkeiten angeboten:

2. Produkte anlegen & Bestände synchronisieren

Sobald die Integration mit einem Shop erledigt ist und die erste Synchronisation lief, werden die Produkte in Billbee sichtbar. Dort sollte jedes Produkt (jede EAN) am Ende einmal vorhanden sein, egal auf wievielen Plattformen und Shops es verkauft wird.

Produkte können mit unterschiedlichen Daten angereichert werden, die z.B. später beim Versand oder der Rechnungsstellung wichtig sind. Das könnten beispielsweise Herstellungsland, Zollnummer, Steuersatz, Gewicht und Volumen sein - aber natürlich auch ein Bild und eine Beschreibung, die man auf der Rechnung verwenden könnte, oder Anhänge, die nach dem Kauf per E-Mail mitgeschickt werden sollen.

Die Zuordnung des Produkts zu verschiedenen Shops funktioniert über Quellen. Ein Produkt kann mehreren Quellen zugeordnet sein. Wird also dasselbe Produkt einmal über Shopify und einmal über Amazon verkauft, würden beide Bestellungen in Billbee dieses verwenden und hier den Bestand reduzieren und entsprechende Daten auf der Rechnung verwenden.

Auch andersherum funktioniert das: Billbee spielt den aktuellen Bestand auf Wunsch auch immer zurück an die Shopsysteme. Verkaufe ich also ein Produkt auf Shopify, reduziert sich z.B. automatisch auch der Bestand von diesem Produkt auf Amazon. Wenn neue Ware im Lager eintrifft, muss der Bestand auch nur in Billbee aktualisiert werden - der wiederum alle angebunden Systeme füttert. Wirklich praktisch!

3. Rechnungslayout definieren

Billbee erstellt schöne Rechnungen in eigenem Design. Auch lassen sich E-Mail Vorlagen anpassen und Texte mit Bausteinen und Platzhaltern individualisieren.

Dafür stellt Billbee einen Editor bereit, mit dem sich zumindest die wesentlichen Eigenschaften einer Rechnung oder anderer Dokumente anpassen lassen. Nichts für anspruchsvolle Designer, die ihren Feinfliff bis ins letzte Detail anwenden wollen, aber durchaus solide

Nicht nur das Design, auch z.B. Nummernkreise, Verpackungstypen, Sprache und Umsatzsteuern lassen sich jeweils individuell definieren und zuordnen in Billbee. Wenn du z. B. Kunden im Ausland hast, kannst du die Rechnungssprache per Automatisierung auswählen und zuordnen. Einstellungen z. B. zu Rechnungen / Layout, Nummernkreise und auch Versandprofile können pro Shop festgelegt werden. Eine Konfiguration könnte also sein:

• Produkte, die über Amazon verkauft werden, sollen nur per DPD verschickt werden und die Rechnungen ein besonderes Logo erhalten.
• Produkte, die über Shopify verkauft werden, sollen z. B. nur per DHL verschickt werden.

4. Versandeinstellungen

Die Versandfunktion ist nicht auf den ersten Blick in Billbee sichtbar - aber essenziell. Wer in seinem Shop etwas verkauft, der muss schließlich auch Pakete verschicken. Die dafür benötigten Versandlabels können direkt in Billbee entweder

• direkt beim Dienstleister erstellt werden (z.B. DHL Business Portal),
• bei einem Dienst wie Sendcloud, Shipcloud, Shippo, etc. gekauft werden (über deren Verträge), oder
• mit Billbee erstellt werden, wenn ein eigener Vertrag vorhanden ist.

Ich selbst habe lange Zeit die dritte Option verwendet. Mittlerweile nutzen die Kollegen im Lager zusätzlich die Software Pakaneo, die Scanner-basiert arbeitet. Unsere Labels werden dafür mittlerweile entweder direkt über DHL über ParcelOne via Shipcloud (für internationale) Sendungen erstellt.

Zum Start ist aber Billbee eine perfekte Lösung. Wer keine Scanner-basierte Lagerlogistik, Chargen oder MHD-Verwaltung benötigt, für den dürften die integrierteren Funktionen in Billbee ausreichen. Hier können Verträge von DHL, DPD, Hermes, UPS und anderen hinterlegt werden.

Das funktioniert übrigens auch mit externen Fulfillment Dienstleistern wie Amazon FBA. So könnten beispielsweise Bestellungen über einen Shopify Shop aus dem Amazon Lager verschickt werden, wenn man denn möchte.

Falls kein eigener Vertrag vorhanden ist und dieser auch nicht gewünscht ist, könnte man über die Shipcloud Integration bei Billbee auch dort Labels zu guten Preisen bekommen.

Automatisierungen, die das Leben einfacher machen

Die Flexibilität von Billbee ist super, aber die Bedienung dadurch nicht immer leicht und intuitiv. Ja, generell ist Billbee keines dieser super sexy SaaS Tools, dafür hat das Team hat sich aber voll und ganz auf Funktionen konzentriert. Lieber so als andersherum.

Wenn-Dann-Regeln

Ein Bereich, wo das besonders deutlich wird, sind die Automatisierungen. Mit einfachen Wenn-Dann-Regeln lassen sich die Handgriffe automatisieren, die sonst irgendwann garantiert nervig werden. Ob Rechnungen stellen, Nachrichten an Kunden verschicken oder Status-Änderungen - all das sind prima Kandidaten für eine Automatisierung bei Billbee. Ein Beispiel:

• WENN (Auslöser) eine Bestellung bezahlt wurde (Status wird automatisch vom Shopsystem übermittelt),
• PRÜFE (Bedingung), ob diese Bestellung alle Kriterien erfüllt, z.B. dass sie von meinem Amazon Shop kam,
• DANN (Aktion), erstelle ein Dokument "Rechnung" mit meiner hinterlegten Vorlage und schicke es per E-Mail an den Kunden, bzw. lade diese einfach bei Amazon hoch.

Wirklich cool! Diese Automatisierungen können auch genutzt werden, um z.B.

• Sprachen zu erkennen
• Nummernkreise zuzuweisen
• Dokumentenlayouts zuzuweisen
• Lieferscheine zu erstellen
• Bestellungen mit Tags zu versehen oder diese zu entfernen
• Einen Verpackungstyp auszuwählen
• Eine Nachricht an Kunden zu verschicken
• Eine externe URL aufzurufen
• uvm.

Automatischer Zahlungsabgleich

Auch ein automatischer Zahlungsabgleich mit dem Geschäftskonto ist möglich. Wer in seinem Shop Überweisung anbieten und erst verschicken will, sobald das Geld auf dem Konto gelandet ist, kann diesen Schritt mit Billbee automatisieren. E-Mail zur Zahlungsaufforderung könnten direkt aus Billbee verschickt werden. Sobald Zahlung eingegangen ist, setzt Billbee den Status auf "bezahlt" und stößte den Versandprozess an. Auf diesem Weg habe ich sogar die manuelle Zahlungsart "Überweisung" komplett automatisiert - auch ohne externen Zahlungsdienstleister. In den Einstellungen lässt sich hinterlegen, wann und wie oft auf dem Bankkonto nach neuen Zahlungen geprüft werden soll.

Produkte aus mehreren Lägern verschicken

Wer mehrere Läger hat, für den hat Billbee ebenfalls eine Lösung parat. Diese müssen aktuell noch vom Support angelegt werden und können anschließend jeweils einem Shop zugeordnet werden. Ein Verkauf aus Shop A kann automatisch den Bestand in Lager A reduzieren. Eine Bestellung aus Shop B kann dann über Lager B laufen, usw.

Wer komplexere Prozesse abbilden will, kommt auch hier aktuell allerdings wieder an die Grenze. Billbee kann aktuell nur einen Shop einem Lager zuordnen - aber nicht mit mehreren Lägern über einen Shop arbeiten. Um mit Funktionen wie Shopify Markets* mithalten zu können, wo mehrere Länder und Läger aus einem Shop bedient werden können sollen, reicht das derzeit noch nicht aus.

Automatisierungen, die ich mir noch wünsche

Irgendwas fehlt immer. Auch Billbee schafft nicht meine Wunsch-100% an Funktionsumfang ;-) Mir fehlt z. B. eine Automatisierung für die richtige Zuordnung des MwSt.-Satzes basierend auf Produkt & Lieferland. Das Thema dürfte auch erst mit Einführung der zentralen Steuermeldung über den OSS (One stop Shop) für Endkunden-Bestellungen aus dem EU-Ausland im Sommer 2021 so richtig aktuell geworden sein. Solche Funktionen hat Billbee nicht immer ab Start verfügbar, zumindest nicht als Automatisierung. Aktuell muss ich dafür jede EU-Auslandsbestellung selbst prüfen und entsprechend anpassen. Geht, aber ist mit der Zeit doch etwas nervig.

Billbee überstützt grundsätzlich übrigens OSS Bestellungen, aber wendet nur eine simple Logik an, die in meinem speziellen Fall aber nicht reicht. Auf Kaffee wird in Deutschland z.B. der reduzierte MwSt-Satz von 7% angewendet. In Österreich ist Kaffee aber z.B. nicht "reduziert" und wird mit dem Standard-Satz von 20% besteuert. Billbees aktuelle Logik würde hier für AT ebenfalls den reduzierten Satz von 10% anwenden, was in meinem Fall aber falsch wäre. Deshalb muss ich jede Bestellung prüfen und anpassen, bevor ich die Rechnung erstellen und verschicken kann.

Auf der positiven Seite: Billbee hat eine öffentliche Roadmap* und lässt Kunden hier auch mit abstimmen, welche Funktionen wie priorisiert werden. Seit November 2022 wird immerhin ein OSS Export für Elster und DATEV bereitgestellt.

Buchhaltung und andere Einschränkungen

Wer einen Steuerberater hat, der DATEV nutzt, für den stellt Billbee einen DATEV Export zur Verfügung (keine Anbindung via DATEVconnect, aber ein guter Export). Laut meinem Steuerberater ist der Export ok, aber nicht ideal. Ich nutze selbst die Integration zu Taxdoo, wo der Export wird dann in meinem Fall vom Steuerberater gezogen und dort verwendet wird.

Wenn du deine Buchhaltung und deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machst, kannst du z.B. die Billbee Integration von Buchhaltungs-Tools wie

• FastBill* (zur Anleitung),
• SevDesk*,
• Lexoffice* oder anderen nutzen.

Die Automatisierung an dieser Stelle sollte auch die Steuerberater Kosten reduzieren.

Billbee ersetzt keine Buchaltungssoftware

Das ist auch nicht der Anspruch von Billbee und sollte er auch nicht sein aus meiner Sicht.

Als Händler geht es nicht ganz ohne Ausgaben. Wer Produkte verkauft, der kauft diese meistens auch vorher bei einem Lieferanten ein. Auch fallen Gebühren für Shopsysteme, Hosting, Amazon usw. an, die einfach dazu gehören. Diese Ausgaben müssen in der Buchhaltung gesammelt und bei der Umsatzsteuervoranmeldung und dem Jahresabschluss berücksichtigt werden. Um hier die Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten und auch Ordnung einzuhalten, empfehle ich eine separate Software dazu!

Keine Integration zu einer Marktplatz Software

Als ich mich mit der Marktplatz Software Sharetribe befasst habe, kamen nicht nur mir, sondern auch vielen Lesern gleich tolle Anwendungsideen. Ich persönlich finde, dass ein Marktplatz auch nur ein Shop ist, der etwas anders funktioniert. In Zeiten von Dropshipping vielleicht die erhoffte Lösung? Sharetribe ermöglicht zumindest, Zahlungen für seine Händler abzuwickeln und treuhänderisch über Stripe oder PayPal zu verwalten, und damit Verkäufe ohne eigenes Produkt abzuwickeln. In dem Zuge fände ich es mega spannend, wenn sich über Billbee auch eine Rechnungsautomatisierung mit abbilden ließe, so ähnlich wie Amazon das seinen Händlern auch schon anbietet. Bisher ist dieser Fall vermutlich noch zu sehr "Edge Case".

Eingeschränkte Multi-Lager-Verwaltung

Ich selbst bin kürzlich auch an die Herausforderung gestoßen, dass ich meine Amazon Bestellungen je nach Bestellland aus unterschiedlichen Lagern versenden lassen will. Ein Kunde aus Österreich soll z.B. ein Paket direkt aus meinem Lager in Österreich bekommen, der Kunde aus Deutschland soll aus Deutschland beliefert werden (in dem Beispiel nutze ich Fulfillment by Merchant über Amazon). Da kann Billbee das so leider aktuell nicht abbilden, weil es ein und dasselbe Produkt bei Amazon ist, das nach DE und AT verkauft wird. Mittlerweile gibt es zwar eine Multi-Lager-Verwaltung (s.o.), aber Logiken, die Bestellungen anhand von Bestellland zu splitten und unterschiedlichen Lagerbeständen zuzuordnen, kann Billbee nicht. Nach einer ersten Recherche müsste ich dazu auf z.B. die Angebote von JTL oder plentymarkets zurückgreifen.

Bedingt gut für alle, die selbst in größeren Mengen verpacken & verschicken

Billbee bietet zwar Versand & Picklisten für diejenigen an, die selbst durch das Lager laufen und Produkte zusammen suchen, ab einer gewissen Größe wird aber auch das nicht mehr reichen. Meine Erfahrung zeigt, dass man im Lager irgendwann um eine Scanner-basierte Lösung nicht mehr drum herum kommt. Soweit ich das gesehen habe, gibt es die noch nicht für Billbee. Wir nutzen dafür im Lager aktuell die Software Pakaneo, die sich an Billbee anknüpfen lassen.

Kein E-Mail Design-Editor

Billbee kann zwar E-Mails verschicken, die Gestaltungsmöglichkeiten sind aber sehr rudimentär. Ich selbst nutze auch meinen eigenen SMTP Server (von Sendinblue* - kostenlos bis 300 Mails pro Tag). Wer Billbee E-Mails in schönem Design verschicken möchte, der könnte die Billbee Webhooks nutzen, um E-Mails mit Klaviyo oder Alternativen verschicken. Einfacher könnte der Versand auch über Zapier oder Make* in den jeweiligen Tools angestoßen werden.

Was kostet Billbee?

Beim Preismodell macht es sich Billbee besonders einfach. Im Frühjahr 2021 wurde das All Inclusive Preismodell eingeführt, was nach Bestellungen abrechnet und keine weiteren Funktionseinschränkungen beinhaltet. Jeder kann also alles benutzen! Je mehr Bestellungen in Billbee verarbeitet werden, desto teurer wird es. Ein paar Beispiele:

• 99 Bestellungen im Monat kosten 24€ (ca. 0,24 € pro Auftrag)
• 999 Bestellungen im Monat kosten 79€ (ca. 0,08 € pro Auftrag)
• 9.999 Bestellungen im Monat kosten 187€ (ca. 0,019 € pro Auftrag)

Es wird also günstiger je Bestellung, je mehr Bestellungen über Billbee abgewickelt werden. Um Billbee kennenzulernen, kannst du aber auch erstmal alle Funktionen 30 Tage lang kostenlos testen.

Update im Januar 2024: Der Mindestbetrag pro Monat beträgt nun 9 €, und ab 5.000 Bestellungen wird jeder Auftrag pauschal mit 0,04 € abgerechnet.

Mein Fazit zu Billbee

Billbee ist für kleine Händler eine ideale Lösung. Man darf es allerdings nicht mit Buchhaltungssoftware angeboten wie FastBill, Lexoffice und co vergleichen. Billbee schwimmt eher in dem Teich, in dem auch plentymarkets, JTL, Actindo und Xentral schwimmen. Und im Vergleich zu diesen Angeboten liegt Billbee für kleine und mittlere E-Commerce Unternehmen durchaus weit vorn, vor allem wegen der preislichen niedrigen Einstiegshürde und dem dafür sehr großen Funktionsumfang.

Das Tool ist zwar nicht immer ganz intuitiv bedienbar, aber dafür recht umfangreich und perfekt für alle, die noch keine großen Lager mit tausenden Produkten verwalten. Der Support ist aber umso besser und hilft auch gerne bei Fragen während der Einrichtung weiter. Mittlerweile gibt es sogar eine Facebook Gruppe, wo sich Nutzer untereinander helfen. Was will man mehr?

Besonders für kleine Unternehmen und die, die gerade erst starten, wirkt Billbee sehr gut auf mich. Das Preismodell könnte für Einsteiger kaum besser sein.