Billbee: Rechnungen, WaWi & Versandlabels für E-Commerce Unternehmer

Billbee: Rechnungen, WaWi & Versandlabels für E-Commerce Unternehmer

Christian Häfner
Christian Häfner
18.11.2021

Seit einigen Jahren bin ich nun selbst nicht nur Blogger, sondern auch E-Commerce Unternehmer. Ich kenne mittlerweile die Herausforderungen kleiner Shops ganz gut und habe mit Billbee eine ganz gute Lösung gefunden, mit der ich für Bestellungen in meinen Shopify Store (internationale) Rechnungen erstelle, meine Bestände plane, Zahlungen abgleiche und auch den Versand der Paket vorbereite. Auch nach über 4 Jahren Billbee Erfahrungen bin ich nach wie vor von der Lösung überzeugt - auch, wenn ich mir an ein paar Stellen Verbesserungen für mehr Automatisierung wünsche. In diesem Artikel möchte ich vor allem Einsteigern zeigen, wie Billbee funktioniert und warum es aus meiner Sicht die vermutlich beste ERP Lösung für kleine Shops ist, von ganz wenigen bis mehreren tausend Bestellungen im Monat.

Was ist Billbee?

Billbee ist eine Multichannel Cloud Software aus Deutschland, die sich an verschiedene Verkaufsplattformen und Shops anbinden lässt, um dort Bestellungen (Aufträge) abzurufen und diese zu verarbeiten. Verarbeiten bedeutet z.B. 

  • Rechnungen erstellen und an die Kunden verschicken
  • Bestände aktualisieren (Warenwirtschaft)
  • Paketlabels & Lieferscheine erstellen (z.B. für DHL)

Für Online Händler ist Billbee zwar ein wichtiger Baustein im Gesamt-Setup, aber Billbee ist mehr ERP und keine (vollständige) Buchhaltungssoftware. Zwar kann man mit Billbee auch per Hand und ohne Bestellung auch Rechnungen erstellen, die Ausgabenseite (z.B. Rechnungen von Lieferanten) werden aber überhaupt nicht abgebildet. Für diesen Anwendungsfall nutze ich selbst z.B. noch FastBill. Für diejenigen, die gerade mit einem Shop starten oder gestartet sind und die ihre ersten Pakete vielleicht sogar selbst verschicken und kein großes Budget haben, werden mit Billbee ebenso happy wie diejenigen, die bei mehreren tausend Bestellungen den Überblick behalten wollen. Und so funktioniert´s:

Shops wie Shopify, WooCommerce oder Amazon an Billbee anbinden

Egal, wo du deine Produkte (im deutschsprachigen Bereich) verkaufen willst, die Chance ist groß, dass Billbee diesen Shop bereits angebunden hat. Angebunden bedeutet, dass Billbee sich die Bestelldaten automatisch zieht, sobald eine neue Bestellung im Shop oder auf dem Marktplatz eingegangen ist. Dank des im Frühjahr 2021 eingeführten All Inclusive Pricing gibt es jetzt keine Einschränkung mehr und du kannst von Anfang an so viele Shops anbinden, wie du möchtest. Darunter sind z.B. eBay, Amazon, Etsy, Shopify, WooCommerce, Jimdo, Wix, Squarespace und viele viele weitere. Je nach Shop werden die erforderlichen Daten für die Anbindung abgefragt und Konfigurationsmöglichkeiten angeboten:

billbee wix

Automatisierungen, die das Leben einfacher machen

Bereits bei der Einrichtung der Shops wird sichtbar, wie flexibel Billbee konfiguriert werden kann. Das ist auf der einen Seite zwar toll, weil das Tool sehr flexibel wird - auf der anderen Seite ist die Bedienung dadurch nicht immer sofort super intuitiv. Ja, generell ist Billbee keines dieser super sexy SaaS Tools (kann ja noch kommen). Dafür hat das Team hat sich offenbar voll und ganz auf Funktionen konzentriert. Lieber so als anders herum.

Ein Bereich, wo das besonders deutlich wird, sind die Automatisierungen. Mit einfachen Wenn-Dann-Regeln lassen sich die Handgriffe automatisieren, die sonst irgendwann garantiert nervig werden. Ob Rechnungen stellen, Nachrichten an Kunden verschicken oder Status-Änderungen - all das sind prima Kandidaten für eine Automatisierung bei Billbee. Ein Beispiel:

  • WENN (Auslöser) eine Bestellung bezahlt wurde (Status wird automatisch vom Shopsystem übermittelt), 
  • PRÜFE (Bedingung), ob diese Bestellung alle Kriterien erfüllt, z.B. dass sie von meinem Amazon Shop kam,
  • DANN (Aktion), erstelle ein Dokument "Rechnung" mit meiner hinterlegten Vorlage und schicke es per E-Mail an den Kunden, bzw. lade diese einfach bei Amazon hoch. 
billbee automatisierung

Wirklich cool! Diese Automatisierungen können auch genutzt werden, um z.B.

  • Sprachen zu erkennen
  • Nummernkreise zuzuweisen
  • Dokumentenlayouts zuzuweisen
  • Lieferscheine zu erstellen
  • Bestellungen mit Tags zu versehen oder diese zu entfernen
  • Einen Verpackungstyp auszuwählen
  • Eine Nachricht an Kunden zu verschicken
  • Eine externe URL aufzurufen
  • uvm.

Automatischer Zahlungsabgleich

Auch ein automatischer Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto ist möglich. Ich selbst habe mir z.B. in meinem Shopify Shop die manuelle Zahlungsart Vorabüberweisung angelegt. Sobald diese ausgewählt ist, erhält ein Kunde nach der Bestellung eine E-Mail (über meinen Klaviyo Account) mit den entsprechenden Zahlungsinformationen. Kommt diese Zahlung auf meinem Konto an, kann Billbee diese finden und den Status automatisch auf "bezahlt" setzen. Auf diesem Weg habe ich sogar die manuelle Zahlungart "Überweisung" automatisiert und spare mir sogar Zahlungsgebühren. In den Einstellungen muss ich jetzt nur noch hinterlegen, wie oft und wann der Abgleich gemacht werden soll, damit idealerweise alle bezahlten Bestellungen noch am gleichen Tag verschickt werden.

billbee zahlungsabgleich

Automatisierungen, die ich mir noch wünsche

Irgendwas fehlt immer. Auch Billbee schafft nicht meine Wunsch-100% an Funktionsumfang ;-) Mir fehlt z.B. eine Automatisierung für die richtige Zuordnung des MwSt.-Satzes basierend auf Produkt & Lieferland. Das Thema dürfte auch erst mit Einführung der zentralen Steuermeldung über den OSS (One stop Shop) für Endkunden-Bestellungen aus dem EU-Ausland im Sommer 2021 so richtig aktuell geworden sein. Solche Funktionen hat Billbee nicht immer ab Start verfügbar, zumindest nicht als Automatisierung. Aktuell muss ich dafür jede EU-Auslandsbestellung selbst prüfen und entsprechend anpassen. Geht, aber ist mit der Zeit doch etwas nervig.

Billbee überstützt grundsätzlich übrigens OSS Bestellungen, aber wendet nur eine simple Logik an, die in meinem speziellen Fall aber nicht reicht. Auf Kaffee wird in Deutschland z.B. der reduzierte MwSt-Satz von 7% angewendet. In Österreich ist Kaffee aber z.B. nicht "reduziert" und wird mit dem Standard-Satz von 20% besteuert. Billbees aktuelle Logik würde hier für AT ebenfalls den reduzierten Satz von 10% anwenden, was in meinem Fall aber falsch wäre. Deshalb muss ich jede Bestellung prüfen und anpassen, bevor ich die Rechnung erstellen und verschicken kann.

Auf der positiven Seite: Billbee hat eine öffentliche Roadmap und lässt Kunden hier auch mit abstimmen, welche Funktionen wie priorisiert werden.

Rechnungslayout & Design 

Billbee erstellt schöne Rechnungen in eigenem Design. Auch lassen sich E-Mail Vorlagen anpassen und Texte mit Bausteinen und Platzhaltern individualisieren.

Dafür stellt Billbee einen Editor bereit, mit dem sich zumindest die wesentliche Eigenschaften einer Rechnung oder anderer Dokumente anpassen lassen. Nichts für anspruchsvolle Designer, die ihre Handschliff bis ins letzte Detail anwenden wollen, aber durchaus solide (und aus meiner Sicht ansprechend) und gut für ein Online Händler mit professionellem Anspruch. 

billbee rechnungslayout

Nicht nur das Design, auch z.B. Nummernkreise, Verpackungstypen, Sprache und Umsatzsteuern lassen sich jeweils individuell regeln und zuordnen in Billbee. Wenn du z.B. Kunden im Ausland hast, kannst du z.B. die Rechnungssprache per Automatisierung auswählen und zuordnen. Einstellungen z.B. zu Rechnungen / Layout, Nummernkreise und auch Versandprofile können pro Shop festgelegt werden. Eine Konfiguration könnte also sein:

  • Produkte, die über Amazon verkauft werden, sollen nur per DPD verschickt werden und die Rechnungen ein besonderen Logo erhalten.
  • Produkte, die über Wix oder Shopify verkauft werden, sollen z.B. nur per DHL verschickt werden.

Produkte aus mehreren Lägern verschicken

Wer mehrere Läger hat, für den hat Billbee ebenfalls eine Lösung parat. Diese müssen aktuell noch vom Support angelegt werden und können anschließend jeweils einem Shop zugeordnet werden. Ein Verkauf aus Shop A kann automatisch den Bestand in Lager A reduzieren. Eine Bestellung aus Shop B kann dann über Lager B laufen, usw.

Wer komplexere Prozesse abbilden will, kommt auch hier aktuell allerdings wieder an die Grenze. Billbee kann aktuell z.B. nur einen Shop einem Lager zuordnen - aber nicht z.B. mit mehreren Lägern über einen Shop arbeiten. Ich hoffe ebenfalls, dass das früher oder später noch kommt, um z.B. mit Shopify Markets mithalten zu können, wo mehrere Länder (und Läger) aus einem Shop bedient werden können sollen. 

Mit Billbee Versandlabels erstellen

Das ist eine Funktion, die nicht sofort auf den ersten Blick sichtbar ist, aber bares Geld spart, wenn man sie einmal gefunden und eingerichtet hat. Wer in seinem Shop etwas verkauft, der muss schließlich auch Pakete verschicken. Die dafür benötigten Versandlabels können entweder 

  • direkt beim Dienstleister erstellt werden (z.B. DHL Business Portal),
  • bei einem Dienst wie Sendcloud, Shipcloud, Shippo, etc. gekauft werden (über deren Verträge), oder
  • mit Billbee erstellt werden, wenn ein eigener Vertrag vorhanden ist. 

Ich selbst habe lange Zeit die dritte Option verwendet. Mittlerweile nutzen die Kollegen im Lager zusätzlich die Software Pakaneo, die Scanner-basiert arbeitet. Unsere Labels werden dafür mittlerweile über Shipcloud erstellt, weil Shipcloud auch ParcelOne (für internationale) Sendungen unterstützt.

Gerade zu Beginn (mit weniger Sendungen) gab es weder Bedarf für Scanner-basiertes Arbeiten, noch für internationale Sendungen. Für den Fall hat Billbee völlig ausgereicht. Bei Billbee können Verträge von DHL, DPD, Hermes, UPS und anderen hinterlegt werden. 

Wer seine Produkte über einen Fulfillment Dienstleister verschickt (z.B. Amazon FBA), der kann auch das nutzen. So könnten z.B. automatisch Bestellungen über einen Shopify Shop von Amazon verschickt werden, wenn man denn möchte. 

Falls kein eigener Vertrag vorhanden ist und dieser auch nicht gewünscht ist, könnte man über die Shipcloud Integration bei Billbee auch dort Labels zu guten Preisen bekommen. 

Lagerbestände verwalten und synchronisieren

Diese Funktion hat mir viele Stunden Arbeit erspart! Denn ich habe zwar ein Lager mit einem Bestand von Produkten, die ich aber über verschiedene Shops und Plattformen verkaufe, z.B. über meinen Shop bei Shopify, bei Amazon, ebay, Etsy, usw.

Früher habe ich meinen Bestand zentral in Excel/Spreadsheet gepflegt, was aber irgendwann nervig und fehleranfällig wurde. Seitdem ich herausgefunden habe, dass Billbee hier eine viel bessere und automatisierte Lösung bietet, freu ich mich sehr über diese Entlastung. 

Meinen Bestand pflege ich seitdem pro Produkt in Billbee. Wenn ein Produkt verkauft wird (egal wo), zählt Billbee den Bestand herunter und aktualisiert diesen entsprechend in allen Shops. Wenn z.B. jemand bei Shopify ein Produkt kauft, wird auch der Bestand bei Amazon entsprechend aktualisiert. Genau so funktioniert das auch, wenn neuer Bestand im Lager ankommt: Einfach in Billbee anpassen und freuen, dass es überall automatisch angepasst wird. Diese und andere Funktionen von Billbee zeige ich auch in diesem Video:

Billbee und Buchhaltung

Billbee scheint bis hierhin super zu funktionieren für die Abwicklung von Bestellungen. Aber was passiert danach? Buchhaltung ist wichtig und auch hierfür liefert Billbee Lösungen.

Wer einen Steuerberater hat, der DATEV nutzt, für den stellt Billbee einen DATEV Export zur Verfügung (keine Anbindung via DATEVconnect, aber ein guter Export). Laut meinem Steuerberater ist der Export ok, aber nicht ideal. Ich nutze die Integration zu Taxdoo, wo der Export wird dann in meinem Fall vom Steuerberater gezogen und dort verwendet wird. Mehr zu meinem Setup kannst du auch hier nachlesen.

Wenn du deine Buchhaltung und deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machst, kannst du z.B. die Billbee Integration von FastBill nutzen. 

Disclaimer: Ich habe FastBill seit 2011 als Mitgründer mit aufgebaut, daher freue ich mich, dass wir an der Stelle auch mit Billbee zusammen kommen. 2021 habe alle meine Anteile verkauft, nutze aber FastBill gerne weiter ;-) 

Wie die Integration funktioniert, kannst du hier nachlesen. Fairerweise sei auch hier erwähnt, dass Billbee noch weitere Integrationen zu alternativen Angeboten hat. 

Lesetipp: Was kostet ein Steuerberater in der Praxis?

Grenzen von Billbee

Bis hierhin bin ich ganz schön ins Schwärmen gekommen. Billbee und das Team rund um David Pohlmann hat in den letzten Jahren wirklich tolle Arbeit geleistet und die Welt für kleine Händler deutlich einfacher gemacht. Aber Billbee hat auch seine Grenzen, wie teilweise oben schon erwähnt.

Billbee ersetzt keine Buchhaltungssoftware

Das ist auch nicht der Anspruch von Billbee und sollte er auch nicht sein aus meiner Sicht, aber es wird manchmal glaube ich von Unternehmern verwechselt. 

Als Händler geht es nicht ganz ohne Ausgaben. Wer Produkte verkauft, der kauft diese meistens auch vorher bei einem Lieferanten ein. Auch fallen z.B. Gebühren für Shop Software, Homepage Baukasten/Hosting, Amazon usw. an, die einfach dazu gehören. Diese Ausgaben müssen in der Buchhaltung gesammelt und bei der Umsatzsteuervoranmeldung und dem Jahresabschluss berücksichtig werden. Um hier die Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten und auch Ordnung einzuhalten, empfehle ich eine separate Software dazu! Meine persönliche Empfehlung ist natürlich FastBill. Mehr zu FastBill und den Alternativen habe ich hier aufgeschrieben

Keine Integration zu einer Marktplatz Software

Als ich mich mit der Marktplatz Software Sharetribe befasst habe, kamen nicht nur mir, sondern auch vielen Lesern gleich tolle Anwendungsideen. Ich persönlich finde, dass ein Marktplatz auch nur ein Shop ist, der etwas anders funktioniert. In Zeiten von Dropshipping vielleicht die erhoffte Lösung? Veilleicht... Sharetribe ermöglicht zumindest, Zahlungen für seine Händler abzuwickeln und treuhänderisch über Stripe oder PayPal zu verwalten, und damit Verkäufe ohne eigenes Produkt abzuwickeln. In dem Zuge fände ich es mega spannend, wenn sich über Billbee auch eine Rechnungsautomatisierung mit abbilden ließe, so ähnlich wie Amazon das seinen Händlern auch schon anbietet. Bisher ist dieser Fall vermutlich noch zu sehr "Edge Case".

Eingeschränkte Multi-Lager-Verwaltung

Ich selbst bin kürzlich auch an die Herausforderung gestoßen, dass ich meine Amazon Bestellungen je nach Bestellland aus unterschiedlichen Lagern versenden lassen will. Ein Kunde aus Österreich soll z.B. ein Paket direkt aus meinem Lager in Österreich bekommen, der Kunde aus Deutschland soll aus Deutschland beliefert werden (in dem Beispiel nutze ich Fulfillment by Merchant über Amazon). Da kann Billbee das so leider aktuell nicht abbilden, weil es ein und dasselbe Produkt bei Amazon ist, das nach DE und AT verkauft wird. Mittlerweile gibt es zwar eine Multi-Lager-Verwaltung (s.o.), aber Logiken, die Bestellungen anhand von Bestellland zu splitten und unterschiedlichen Lagerbeständen zuzuordnen, kann Billbee nicht. Nach einer ersten Recherche müsste ich dazu auf z.B. die Angebote von JTL oder plentymarkets zurückgreifen.

Bedingt gut für alle, die selbst in größeren Mengen verpacken & verschicken

Billbee bietet zwar Versand & Picklisten für diejenigen an, die selbst durch das Lager laufen und Produkte zusammen suchen, ab einer gewissen Größe wird aber auch das nicht mehr reichen. Meine Erfahrung zeigt, dass man im Lager irgendwann um eine Scanner-basierte Lösung nicht mehr drum herum kommt. Soweit ich das gesehen habe, gibt es die noch nicht für Billbee. Wir nutzen dafür im Lager aktuell die Software Pakaneo, die sich an Billbee anknüpfen lassen.

Was kostet Billbee?

Beim Preismodell macht es sich Billbee besonders einfach. Im Frühjahr wurde das All Incluse Preismodell eingeführt, was nach Bestellungen abrechnet und keine weiteren Funktionseinschränkungen beinhaltet. Jeder kann also alles benutzen! Je mehr Bestellungen in Billbee verarbeitet werden, desto teurer wird es. Hier kannst du errechnen, was Billbee für deine Bestellmenge kostet.

Mein Fazit zu Billbee

Billbee ist für mich und andere kleine Händler eine ideale Lösung. Man darf es allerdings nicht mit FastBill, Lexoffice und Co und einen Top werfen, nur weil alle Rechnungen schreiben können. Billbee schwimmt eher in dem Teich, in dem auch plentymarkets, JTL, Actindo und Xentral schwimmen. Und im Vergleich zu diesen Angeboten liegt Billbee für kleine und mittlere E-Commerce Unternehmen durchaus weit vorn zu liegen, vor allem wegen der preislichen niedrigen Einstieghürde und dem dafür sehr großen Funktionsumfang.

Das Tool ist zwar nicht immer ganz intuitiv bedienbar, aber dafür recht umfangreich und perfekt für alle, die noch keine großen Lager mit tausenden Produkten verwalten. Der Support ist aber umso besser und hilft auch gerne bei Fragen während der Einrichtung weiter. Mittlerweile gibt es sogar eine Facebook Gruppe, wo sich Nutzer untereinander helfen. Was will man mehr? 

Besonders für kleine Unternehmen und die, die gerade erst starten, wirkt das Bild sehr rund auf mich. Das Preismodell könnte für Einsteiger kaum besser sein. Ich selbst bin mittlerweile Heavy-User mit ein paar tausend Bestellungen im Monat. 

Wenn du Billbee ausprobieren möchtest, dann kannst du dich hier anmelden.

Christian Häfner
Christian Häfner
Christian ist Gründer von LetsSeeWhatWorks und schreibt hier regelmäßig über seine Erfahrungen aus der eigenen Praxis als Unternehmer aus seinen Gründungen wie FastBill, Happy Coffee, meerdavon, oder eben auch LetsSeeWhatWorks. Mehr über Christian findest du hier.

7 Kommentare

Birgit Wostratzky
Birgit Wostratzky
Hallo, danke für die tollen Tipps. Meine Frage: wenn ich mich neu bei Billbee anmelde kann ich dann auch aus vergangenen Monaten Rechnungen erstellen und diese speichern?
Liebe Grüße
Biba
Christian Häfner
Christian Häfner
Hey Birgit,

ich glaube das geht, muss aber vom Billbee Support angestoßen werden. Einfach mal dahin schreiben und nachhaken.
Philipp
Philipp
Eventuell könntest du die Multilager Verwaltung über die API und z.B. Integromat abbilden.
In der API gibt es das Feld "DistributionCenter". Sollte dass das korrekte Feld sein, so könntest du folgendes tun:

1.) Eine Billbee Regel, die nur getriggert wird, wenn die Bestellung z.B. nach Österreich adressiert ist. Diese Regel sollte den Bestellstatus ändern, damit das Lager die Bestellung nicht zieht. Anschließend muss ein Webhook Aufruf erfolgen (URL Aufrufen mit Billbee, Parameter wie Order-ID lassen sich anhängen)
2.) Webhook in Integromat liest die Bestellung ein und ändert das entsprechende Feld "DistributionCenter" sowie den Bestellstatus zurück

Sollte das so nicht klappen, kannst du vielleicht zwei verschiedene SKUs in Billbee anlegen und dann ebenfalls über Integromat die Produkte austauschen. So sollte sich eine Multi-Lager Verwaltung ebenfalls automatisieren lassen.

Am besten mal mit dem Support sprechen, ob sich das irgendwie per API automatisieren lässt.


Ansonsten gebe ich dir auf jeden Fall vollkommen Recht zu deinen Aussagen oben. Billbee ist cool und dank API und verschiedener Tools drum herum auch sehr gut nutzbar, auch wenn das Geschäft etwas komplexer wird. Wenn man dazu noch etwas programmieren kann oder mit Tools wie Integromat zurechtkommt, kann man mit Billbee quasi jeden Prozess automatisieren (zumindest wenn es die API zulässt :-))
Christian Häfner
Christian Häfner
Hey Philipp,

guter Hinweis. Danke dir!
Simon
Simon
Cool Christian, egal, was ich suche, ich lande immer wieder bei deinen Tipps.
Vielleicht hast du oder jemand hier in der Community eine Idee, denn ich komme bei einer Billbee-Sache nicht weiter:
Ich betreibe für einen kleinen Nischen-Shop Self-Fulfillment, brauche aber ein paar weitere Nischenprodukte, die nicht in mein Lager passen und aufwändig zu verpacken und zu versenden sind. Sie werden nicht häufig gekauft, sind aber wichtig, Margen- und Umsatzstark. Die Hersteller haben sich schon bereit erklärt, diese direkt an meine Kunden zu versenden. Ich würde nun gern eine Regel bei Billbee einrichten, dass nur die Versandadresse automatisch an den Hersteller geschickt wird und dieser dann das Produkt an den Kunden schickt. Hat da jemand Erfahrung mit? Die Hersteller sind auch nur winzige Unternehmen, die nicht in irgendwelchen Dropshipping-Portalen gelistet sind. Vielleicht kennt sich da jemand mit aus?
Christian Häfner
Christian Häfner
Hey Simon,

ich glaube solche Regeln lassen sich einrichten. Das wär aber eine Frage am besten direkt für Billbee.
Bibiana
Bibiana
Hallo Christan,

danke für die nützlichen Praxistips. Werde mir das für Shops einiger Kunde ebenso mal anschauen. Wer für Shopify keine ganze WaWi sucht sondern schnell und einfach Versandlabels, Rechnungen und Lieferscheine erstellen möchte für den bietet sich easyDHL an https://apps.shopify.com/easydhl?locale=de

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