Wie du trotz 25 Mitarbeitern im mobilen Büro arbeitest

Wie du trotz 25 Mitarbeitern im mobilen Büro arbeitest

2 Wochen als digitaler Nomade im bürolosen Büro

Wer will das nicht: In der Welt herumkommen, andere Kulturen erleben und dabei trotzdem produktiv den Arbeitsalltag meistern. Genau das habe ich im Juni gemacht. Zwei Wochen im bürolosen Büro. In diesem Beitrag schreibe ich über meine Erkenntnisse aus dieser Zeit und zeige, warum es eigentlich gar nicht so kompliziert ist. Aber, diese Art von Arbeiten muss durchdacht und gut organisiert sein. Aber eines nach dem anderen. So habe ich die letzten Wochen erlebt:

Woche 1: Work & Surf in Galizien, Spanien

Von Galizien aus habe ich mit meinem FastBill Co-Founder René, gesurft, gearbeitet und wichtige Entscheidungen getroffen. Damit die Situation greifbarer wird, hier ein kurzer Ausschnitt zum Background: FastBill hat 3 Standorte mit mittlerweile über 20 Mitarbeitern. René sitzt in Frankfurt und ich in Hamburg. Außerdem arbeite ich in anderen Projekten mit derzeit 4 Freelancern zusammen, die allerdings zum Großteil verstreut sind, von Berlin bis Texas.

Die Surf-Woche war eigentlich schon längst überfällig. Aber jetzt erst waren die Rahmenbedingungen gegeben, andernfalls wäre es „nur“ Urlaub gewesen.

Arbeiten und Surfen - Ein Erlebnisbericht
René und ich am Spot „Pantin“ in Galizien

Woche 2: Airbnb Office in Thessaliniki, Griechenland

Der Impuls für diese Anschluss-Woche war ein privater. Mein Vater hatte Geburtstag und ich wollte meine Eltern unbedingt besuchen. Da sie in Griechenland Urlaub machten, wollte ich am Wochenende dazu stoßen. Um unnötigen Reisestress zu vermeiden habe ich mich deshalb kurzfristig entschlossen direkt von Spanien nach Griechenland zu fliegen und die Zeit bis zum Wochenende einfach in einer Wohnung mit WLan zu arbeiten, die ich mir über Airbnb besorgt hab. Die Planung war schnell gemacht, zentral sollte es sein. Abends zog ich dann mit meinem Bruder, der ebenfalls bereits vor Ort war, durch die Stadt und erlebte das pure, unverfälschte Griechenland…nicht als Tourist, sondern als jemand, der dort arbeitet.

Genau so habe ich es mir immer vorgestellt. Tagsüber ganz normal arbeiten und Abends in einer neuen, aufregenden Umgebung die Welt erleben.

 

5 Voraussetzungen, die du vor der Arbeit im bürolosen Büro erfüllen solltest

 

Warum hab ich das nicht schon früher gemacht? Ganz einfach, es müssen die Voraussetzungen gegeben sein, und das war erst jetzt der Fall.

1. Befähige deine Mitarbeiter das zu tun, was Sie tun müssen

Klingt logisch, ist auch so. Du kannst dich nur dann physisch aus deinem Arbeitsalltag lösen, wenn jeder Mitarbeiter die Verantwortung trägt, die er für die Ausübung des Jobs braucht. Wenn du selbst häufig ein Bottleneck bist, dann mach dich frei und weite die Verantwortung deines Mitarbeiters aus. Deshalb ist es wichtig das Team und den Lebenspartner (meine Freundin) bereits im Voraus mit in die Planung einzubeziehen. Besonders neue Mitarbeiter müssen auch ohne eine tägliche Anlaufmöglichkeit klar kommen. Vorher sollten unbedingt die Arbeitsvoraussetzungen für jeden einzelnen Mitarbeiter geprüft werden:

  • Was braucht der Mitarbeiter noch von mir?
  • Sind alle Aufgaben/Ziele klar?
  • Gibt es offene Fragen?
  • Wie und wann stehen wir in Kontakt?
  • Was steht Wichtiges an während deiner Abwesenheit?

Der Key ist, den Arbeitsalltag trotz physischer Abwesenheit so normal wie möglich zu gestalten. Außerdem solltest du reflektieren. Wenn einer deiner Team-Member ohne dich nicht arbeiten kann, ist es meist ratsam, ihm ein höheres Maß an Verantwortung zu übertragen.

Eine gute Möglichkeit um immer auf dem Laufenden zu bleiben sind tägliche Updates der Mitarbeiter. Beispielsweise als Mail, in der wichtige Passagen, die möglicherweise eine Reaktion erfordern farblich hervorgehoben sind (Achtung: Farben funktionieren auf dem IPhone nicht, lieber fett markieren).

Wichtige Entscheidungen, die nicht auf der Liste für den Auslandsaufenthalt stehen, sollten bereits vorher abgeklärt werden.

2. Sorge für mobile  Tools & Infrastruktur

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber nicht in der Pampa. Gerade die ruhigeren Ecken auf diesem Planeten haben nicht immer stabiles WLan. Mein Airbnb Host in Griechenland hat sogar extra für meine Anreise eine DSL Leitung gelegt. Die Alternative wär ein UMTS Stick gewesen. Was deine Tools und Apps angeht: Alles muss auch im Ausland funktionieren. Sorge ggf. für VPN Tunnel, z.B. Tunnelbear (nutze ich für iOS) oder das Berliner VPN Tool Zenmate (nutze ich als Chrome Extension), damit deine Zugänge uneingeschränkt funktionieren. Hier findest du weitere Tools und Apps für den mobilen Alltag.

Ich habe beide Wochen unterschiedlich geplant. Für Galizien haben wir im Vorfeld eine To-Do-Liste – hauptsächlich mit strategischen Punkten – erstellt. Dinge, über die man abseits des operativen Alltagsgeschäfts sprechen sollte. Damit wir flexibel bleiben und schneller zum Surfspot gelangen, haben wir uns ausserdem einen Mietwagen im vier Stunden entfernten Porto genommen (in Portugal ist das recht günstig, ca. 15-20€€ / Tag), mit dem wir dann in Spanien unterwegs waren. Die Surfausrüstung haben wir ebenfalls vor Ort geliehen.

Unser Gepäck war beschränkt, mir hat mein kompakter und wirklich toller Minaal-Rucksack gereicht.  Für den mobilen Internetzugang im Auto buchten wir Datenpässe der Telekom (2,50€ für 10 Mal Mails abrufen), denn auch die Fahrt zum Ziel (ca. 4 Stunden) waren bereits Arbeitszeit. Zum Mailchecking reicht das. Die zwei anfallenden Konferenz-Calls habe ich per skype geführt. Lediglich einen musste ich aufgrund Zeitmangels verschieben.

 

Mein ständiger Arbeitsbegleiter unterwegs: IPad Mini mit Logitec Ultrathin Tastatur
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3. Plane Meetings und wichtige Treffen auf andere Wochen

Ich bin kein Freund von Meetings, war ich noch nie. Meine paar Jahre im Konzern haben mich hier nachhaltig geschädigt. Trotzdem macht es manchmal Sinn ein formelles Treffen zu organisieren, sei es mit einem Kunden, einem Partner oder den Kollegen. Ich versuche ohnehin meinen Kalender so leer wie möglich zu halten. Falls du jemand bist, versuche dein Meeting-Verhalten am besten langfristig zu regulieren und nur auf das wirklich nötige zu beschränken.

4. Sei erreichbar

Um das „viel Spass im Urlaub“ von Kollegen zu vermeiden, sei erreichbar wie gewöhnlich. Da ich selbst ohnehin jeden Tag mit Kollegen am anderen Standort telefonieren, führe ich das auch aus meinem mobilen Büro fort. In Griechenland gab es eine Stunde Zeitverschiebung, die es zu berücksichtigen gab, aber eher zu meinen Gunsten. Auch per Telefon bin ich erreichbar. Die Mehrkosten habe ich eingeplant.

5.  Nimm´ungewöhnliche Arbeitszeiten in Kauf. 9 to 5 is nicht!

Wer surft, der ist auf den Rhythmus der Natur angewiesen. Stell´dich also auf ungewöhnlich Arbeitszeiten ein, wenn du keine gute Welle verpassen willst. Bei allem Spaß und Abenteuer sollte die Arbeit jedoch nicht auf der Strecke bleiben. In Spanien lebten wir ein besonders ungewöhnliches Arbeitszeit-Modell.

Ein typischer Tag sah in etwa so aus:

  • 8 Uhr – Aufstehen, fertig machen, Mails checken
    9 Uhr – Frühstück
    10 – 12 Uhr – 2 Stunden Arbeitszeit
    12 – 17 Uhr – Surfen (mit An- und Abfahrt)
    17 – 20 Uhr – 3 Stunden Arbeitszeit
    20 – 21 Uhr – Abendessen
    21 – 23 Uhr – 2 Stunden Arbeitszeit

In Summe macht das sieben hochproduktive Arbeitsstunden am Tag. Frei von alltagstypischer Ablenkung. So eine hohe Stundenanzahl an konzentriertem Arbeiten schaffe ich meist nichtmal im Büro. Besonders war dabei der Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge, die erledigt werden mussten. Dafür braucht es natürlich auch ein großes Stück Disziplin. Frei nach der Philosophie: Verzichtet möglichst auf Facebook und versackt nicht beim Essen.

Und wenn einmal mehr zu tun ist oder sich andere To-Dos ergeben, gilt es ungewöhnliche Arbeitszeiten zuzulassen und sich Zeit zu nehmen, die Dinge zu erledigen. Wir nutzten beispielsweise einen Regentag komplett nur zum Arbeiten. In Thessaloniki wichen meine Arbeitszeiten nicht von denen in Deutschland ab. Hier begann ich gegen 9 Uhr und um ca. 18 Uhr ging es meist raus auf die Straßen Griechenlands.

Wie es ist im mobilen Büro zu arbeiten

Oft wurde ich nach dem „warum“ gefragt, dabei ist die Antwort eigentlich einfach: Weil ich es kann. Ich liebe es unterwegs zu sein und neue Länder zu entdecken. Allein der Gedanke an die Ferne macht mich frei im Kopf. Frei für neue, bestehende und wichtige Dinge. Auch, wenn es daheim und in der gewohnten Umgebung schön ist, es ist manchmal gut und wichtig raus zu kommen. Raus aus dem Alltag, raus aus seinen vielleicht festgefahrenen Gedanken und raus aus unklaren Situationen.

Gekostet hat das ganze übrigens nicht so viel, wie du wahrscheinlich denkst. Vergleicht man die Kosten für Essen und Abendprogramm mit denen in Deutschland, und rechnet man die Woche Surfen inkl. und die Wohnung mit dazu, dann ist es vermutlich immer noch günstiger als einen herkömmlichen Seminarraum eines Business-Hotels (der schnell mal im vierstelligen Preissegment liegt) zu mieten. Für mich ein guter Deal!

Reisezeit ist Arbeitszeit

Ein iPad reicht nicht! Die meisten Texte schreibe ich unterwegs mit meinem iPad mini und einer Mini Tastatur. Dieser Text hier ist beispielsweise zum Großteil über Italien im Flugzeug entstanden. Dafür ist es auch in Ordnung, aber zum ordentlichen Arbeiten reicht es aber nicht. Zum Einen ist es eine Umstellung, nicht in der gewohnten Arbeitsumgebung (dem Laptop) zu arbeiten. Und zum Anderen funktionieren viele Dinge auch nicht.

Mein Fazit: es geht!

Eines steht für mich fest: Das Arbeiten als digitaler Nomade ist möglich. Selbst dann, wenn du in einem größeren Team arbeitest ist es kurzfristig und ohne Wochenlange Planung umsetzbar. Wenn du darauf achtest, das alles organisiert und vorbereitet ist, sollte dem bürolosen Büro nichts mehr im Wege stehen. Bei FastBill leben wir diese Ansicht. Ich pendle beispielsweise regelmäßig für eine Woche nach Frankfurt in unser Headquarter. Dein Team sollte jedoch komplett hinter dem Gedanken stehen und es auch selbst erstrebenswert finden, so zu arbeiten.

Es gibt nur einen Haken: Zwei Wochen ohne meine Freundin unterwegs zu sein war der größte Kompromiss. Dieses Schicksal teilen sich die meisten digitalen Nomaden. Aber das ist ein anderes Thema…

6 Kommentare

  • […] spielt Arbeiten und Reisen miteinander zu verbinden, sollte seine eigenen Erfahrungen machen. Wer ortsunabhängig arbeiten kann sollte es mal für einen Monat ausprobieren. Dafür muss der Schritt gar nicht so radikal […]
  • Unterwegs arbeiten ist super! Wenn man dann noch Internet hat, ist alles perfekt. Das letzte Mal, habe ich auf 8h Busfahrt meiner Webseite ein Facellift verpasst.

    Sonst kann man in der Zeit ja eh nichts machen. Kurze Pendelwege nutze ich häufig für "Weiterbildung". Die Literatur ist meisten nicht super anstrengend sachlich. Sondern eher locker leicht geschrieben. Ich bevorzuge immer noch das gedruckte Buch, aber langsam bekomme ich Vertaugen in die Akkulaufzeit meines Handys. ;-)

    Kurze Fußwege nutze ich auch gerne mal für Telefonate.

    Das einzige was ich immer noch im Büro (auf dem Sofa ;-) ) mache, ist Anfragen per Mail zu beantworten.
  • Hallo Christian,

    klasse beschrieben, wie das Konzept mit dem bürolosen Büro auch im Unternehmen funktionieren kann.

    Wir von vetalio haben im vergangenen Jahr das Arbeiten als digitale Nomaden als Gruppenevent genutzt. Wir waren zum einen eine Woche auf Mallorca und hatten uns eine Finca gemietet, zum anderen waren wir knapp 2 Wochen auf Gran Canaria im Surf Office. Die Kombination aus Co-Working Space und Surfen ist dort sehr zu empfehlen.

    Viele Grüße,

    Jan
  • Toller Artikel! Ich scheitere schon daran in Rendsburg (bei Kiel) für eine Woche ein Büro zu finden, in dem ich arbeiten kann. Bei airbnb gibt's in Rendsburg nicht ein Angebot, Co-Working findet man da auch nicht ... Von daher finde ich es schon sehr bewundernswert, wie manche das sogar alles im Ausland hinkriegen, was nicht mal in Deutschland ohne Weiteres möglich ist. Auf jeden Fall inspirierend es selbst mal zu probieren. LG, Katharina
  • Solltest du! Bleib dran und berichte dann hier gerne mal über deine Erfahrungen, Katharina.

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