Warum Airtable viel mehr ist als ein besseres Excel

Airtable* ist ein webbasiertes Datenbank-Tool, was deutlich mehr kann als nur bunte Tabellen erstellen. Zu den Kernfunktionen gehören:

• Übersichtliche Tabellenstrukturen (also Datenbanken) erstellen
• Automatisierungen erstellen (z. B. Wenn-Dann-Regeln anwenden, E-Mails verschicken)
• Ansichten erstellen und teilen (z. B. Kalender, Gantt, Timeline, usw.)
• Interfaces erstellen
• Drittanbieter-Apps aus dem Airtable Marketplace verknüpfen

Was auf den ersten Blick wie ein einfaches Tabellen-Tool aussieht, ist eigentlich ein NoCode-Allround-Talent. In diesem Artikel zeige ich, was mit Airtable möglich ist, welche Tools sich damit vielleicht ersetzen lassen, und welche eigenen Erfahrungen mit Airtable gemacht habe.

Was sind die Airtable Alternativen?

Ein große Alternative für Airtable im Ganzen zu finden, ist schwer. Aber würde man die einzelnen Funktionsbereiche separat bewerten, würde ich es so machen:

Der Tabellen-Teil bei Airtable ist tatsächlich nur einer der vier Hauptbereiche. Ja, dieser könnte zu einem gewissen Teil mit Google Spreadsheet oder Excel konkurrieren. Bei den Automatisierungen und Skripten hört der Vergleich aber dann schon wieder auf.

Solche Automatisierungen ließen sich alternativ mit Make*, Pipedream, n8n oder Zapier umsetzen. Dann gibt es aber auch Anwendungsfälle wie z. B. den E-Mailversand, mit denen du automatisiert E-Mails verschicken kannst, wie du es mit Outreach Tools wie du es SuperSend* machen könntest.

Was das Projektmanagement angeht, lägen wir im Vergleich eher bei Tools wie Monday.com oder Notion*, die sich ebenfalls dadurch auszeichnen, besonders flexibel zu sein und sich damit als Wissensdatenbanken für kleine und große Projekte eigenen.

Und dann gibt es noch die Möglichkeit, Interfaces zu bauen, also Oberflächen für Anwender. Mit Airtable kannst du also eigene SaaS-Apps bauen. Die Konkurrenz für NoCode Entwickler hieße in dem Fall eher Bubble, Webflow oder Editor X (von Wix).

Die Airtable API macht das Tool zudem flexibel genug, um die Daten auch außerhalb von Airtable zu nutzen und zu verarbeiten. Umsetzen ließe sich das z. B. mit Make.com, wenn du kein Entwickler bist.

Ein direkter Vergleich mit einem einzigen Tool würde Airtable also nicht gerecht werden. Aber schauen wir mal genauer in die Funktionen.

Airtable Funktionen im Detail

Airtable bietet aus meiner Sicht vier wichtige Hauptfunktionsbereiche, die das Tool in der Praxis so flexibel machen.

Tabellen erstellen

Ich nutze Airtable z. B. um ein einfaches Tracking von Bestellungen aus meinem Online-Shop zu machen. Dafür habe ich unterschiedliche Spalten mit unterschiedlichen Funktionen erzeugt, in denen für meinen Anwendungsfall (verzögerter Versand von Bestellungen) wichtige Daten gesammelt werden.

Die Spalte mit dem Status nutzt dafür z. B. eine Statusfunktion von Airtable, die ich einmal festlegen und farblich kennzeichnen kann.

In einer weiteren Spalte erfasse ich die Bestellnummer mit dem gewünschten Versanddatum der Bestellung.

Das Ganze Pflege ich übrigens nicht selbst, sondern passiert automatisch über die Integration mit meinem Shopsystem und die Airtable Integration über Make.com*.

Die Tabellenfelder sind flexibel und können z. B.

• Text
• Zahlen
• Währungen
• Prozent

sein, aber auch validierte Inhalte, wie z. B.

• Telefonnummern
• URLs
• E-Mails
• usw.

Automatisierungen

Automatisierungen können basierend auf Tabellendaten angewandt werden. Beispiele für die flexiblen Wenn-Dann-Regeln sind:

• Ändere ein Status-Feld, wenn Tag x erreicht ist
• Verschicke eine E-Mail, wenn ein To-do Termin überschritten wurde
• Wenn X, dann suche einen Datensatz
• Wenn Y, dann führe ein Skript aus
• Wenn Z, dann mache etwas in Slack, Teams, Gmail, Facebook Seiten, Twilio (z.B. SMS Versand).

Der letzte Punkt zeigt, wie flexibel Airtable ist. Automatisierungen lassen sich auch gruppieren, sodass sie immer zusammen ausgeführt werden.

Ansichten

Ansichten sind super praktisch, besonders wenn es um bestimmte Anforderungen einer Datenansicht geht.

So könnte es sinnvoll sein, Termine in einer Kalender-View darzustellen oder eine Projekt-Timeline in einem Gantt-Chart. To-dos ließen sich vermutlich besser in einem Kanban Board à la Trello organisieren und Social Media Posts in einer Galerie.

Insgesamt stehen folgenden Standard-Ansichten zur Verfügung:

• Raster
• Liste
• Formular
• Kalender
• Galerie
• Kanban
• Zeitleiste
• Gantt

Die meisten Ansichten sind sogar in der kostenlosen Version nutzbar. Wenn du mit mehreren Ansichten arbeiten möchtest, kannst du diese auch in Bereichen organisieren.

In jeder Ansicht lassen sich Daten und Strukturen filtern, farblich verändern und so gestalten, wie es für dich passt.

Je nachdem, wann ein Datensatz z. B. in einer Ansicht dargestellt wird, könnte sogar als Automation genutzt werden.

Beispiel: Wenn ein Social Media Post geplant ist (ein Datum hat), soll er im Kalender erscheinen und z. B. eine Slack Nachricht ins Team schicken oder direkt auf dem entsprechenden Social-Media-Kanal gepostet werden.

Interfaces

Mit Interfaces kannst du innerhalb von Airtable eine Web-Anwendung bauen, die mit den Daten aus der Airtable Datenbank arbeitet und über eine Web-Oberfläche (ein Interface) bedient werden kann.

Im Editor kannst du Elemente beliebig anordnen, verknüpfen und mit Daten füllen. Für mehr Komplexität lassen sich mehrere Tabellen auch einfach miteinander verknüpfen und Zugriffsrechte eingrenzen. Auf diese Art könnte das Interface oder Teile davon für z. B. nur ein bestimmtes internes Team oder eine Gruppe von externen Menschen zugänglich gemacht werden. In einer Vorschau kannst du dir jederzeit anzeigen lassen, wie die Oberfläche für Nutzer / Kunden aussehen wird.

Ein Beispiel könnte sein, dass Mitarbeiter im Sales-Team auf diese Art neue Leads oder Kunden in einer schönen Oberfläche erfassen können, ohne auf der Tabellen-Ebene arbeiten zu müssen.

Zugegebenermaßen ist der Aufbau einer Anwendung mit etwas Zeit verbunden. Wer zum ersten Mal eine App baut, der wird sich daran gewöhnen müssen, dass Prozesses zunächst auf dem Papier klar und strukturiert sein sollten, bevor es am Display umgesetzt wird. Ich empfehle zum Prozessdesign Tools wie z. B. Miro oder einfach Papier & Stift zu nutzen.

Apps (Marketplace)

Wem der Umfang von Airtable selbst nicht ausreicht, der kann ihn mit Apps aus dem Airtable Marketplace erweitern.

Hier stehen etliche Erweiterungen zur Verfügung, z. B.

• zum Versand von E-Mails (wie Sendgrid)
• zu Umfrage-Tools (Typeform, involve.me, usw.)
• zu PDF Generatoren
• zu Visualisierungs-Apps
• zu QR Code-Erstellern
• zu ChatGPT Integrationen
• zu Time Trackern
• zu Scheduler (für z. B. Events, Räume, usw.)
• zu Auto-Fillern (vorausgefüllte Felder)

Ebenso kannst du Airtable auch mit Tools wie Make oder Zapier, mit nahezu unbegrenzten weiteren Tools, nach Lust und Bedarfsfall verknüpfen. Ich selbst nutze Make, um meinen Anwendungsfall mit verzögerten WooCommerce Bestellungen umzusetzen.

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LSWWChristian Häfner

Zu den Erweiterungen gehören übrigens auch Skripte, also Anwendungen innerhalb von Airtable Aufgaben ausführen können.

Airtable Anwendungsfälle

Die technische Basis zeigt, dass man mit Airtable sehr flexibel Dinge bauen kann, von der einfachen Tabelle bis hin zur Web-Anwendung.

Was du konkret Tabellen und Automatisierungen machen kannst, zeigen die Templates, die Airtable selbst anbietet. Das in Kombination mit den genannten Funktionen und Erweiterungen lassen der Kreativität freien Lauf.

Spannende Anwendungsfälle sind beispielsweise:

• Content Calender inkl. Publishing Funktion (über eine Erweiterung)
• Projektmanagement inkl. Timeline, Priorisierung, Status, To-dos, usw.
• Erstellung und Tracking von Marketing Kampagnen
• Produktkatalog (PIM)
• Produktentwicklung
• Launch Kampagnen
• Video Produktionsplanung
• Umfragen
• Bewerbermanagement
• Redaktionsplan für den Blog
• CRM
• uvm.

Was kostet Airtable?

Airtable bietet eine kostenlose Version an, mit der man das Tool schon gut kennenlernen kann. Wenn du mit 1000 Datensätzen pro Base (pro Tabelle) und 100 Automatisierung-Operationen zurechtkommst, gibt es auch keinen Grund upzugraden. Selbst den Interface-Designer kannst du im kostenlosen Tarif nutzen.

Danach geht es mit dem Team-Tarif ab 20 USD / Monat im Jahrestarif weiter (24 USD / Monat) je Benutzer. Damit kannst du bis zu 25.000 Automatierungen pro Monat ausführen, bekommst deutlich mehr Datensätze pro Tabelle und kannst auf zusätzliche Ansichten (wie Gantt und Zeitleisten), sowie Farbe und Formatierungsoptionen für Kalender zugreifen.

Noch mehr gibt es im Business Tarif für 45 USD / Monat (im Jahresabo). Hier sind neben noch mehr Daten besonders spannend die Funktionen für eine Zwei-Wege-Synchronisation, Daten-Verifizierung, ein Admin-Panel und ein SAML-basiertes Single Sign-on. Alles Funktionen, die vermutlich hauptsächlich beim Bau einer SaaS-Anwendung Sinn ergeben und nach meinem Gefühl auf Nutzer der Interface-Funktion abzielen.

Gibt es Airtable auch auf Deutsch?

Die Anwendung ist auch auf Deutsch verfügbar. Die Übersetzungen sind total ok.

Was du an Werten innerhalb der Tabellen schreibst, ist ohnehin unabhängig von der Sprache. Wenn du möchtest, könntest du auch ein komplettes Interface auf Deutsch mit Airtable umsetzen.

Erfüllt Airtable die DSGVO Anforderungen?

Grundsätzlich sind die USA seit dem neuen TADPF (Nachfolger vom Privacy Shield) kein unsicheres Drittland mehr aus Sicht der Datenschützer.

Voraussetzung für eine Übertragung personenbezogener Daten ist allerdings, dass die teilnehmenden Unternehmen (die personenbezogene Daten verarbeiten) einen Selbstzertifizierungs-Prozess durchlaufen haben. Wer bereits alles dabei ist, kannst du unter dataprivacyframework.gov öffentlich einsehen.

Dafür gehst du am besten die Liste der Unterauftragnehmer von Airtable selbst mal durch und schaust, wer davon schon dabei ist.

Ob und wer personenbezogene Daten in welcher Form verarbeitet, kannst du im Airtable DPA nachlesen.

Fazit zu Airtable

Airtable ist ein sehr mächtiges Tool in der NoCode-Welt und kann helfen, individuelle Anforderungen (Lücken in den eigenen Prozessen) umzusetzen, an denen SaaS-Lösungen nicht weiterkommen. Besonders, wenn es um Lücken in den eigenen Prozessen geht, die du lösen möchtest.

Die Automatisierungen sind zwar bei Weitem nicht so flexibel wie das mit Make, Zapier und Co. umsetzbar wäre, aber sie sind ein hervorragender Anfang. Ich selbst nutze Airtable ausschließlich in Kombination mit Make. Dank der Automatisierungen in Make spare ich mir zudem wieder Operations (nach denen in Make abgerechnet wird). Das ist in Airtable besonders dann hilfreich, wenn es keine externen Trigger für eine Automatisierung gibt.

Beispiel: Wenn Datum x erreicht ist, dann stelle einen Status um. In Make müsste hierfür jeden Tag jeder Datensatz durchlaufen und geprüft werden. Das kostet viele Rechenoperationen, die ich mir mit Airtable sparen kann.

Das Tool macht auf jeden Fall Spaß und ist einen Test wert. Der kostenloser Tarif bietet bereits viel Umfang und dürfte sich schon für viele Anwendungsfälle eigenen.